ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EDMS): এটি কি, বৈশিষ্ট্য এবং সুপারিশ। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করে ব্যবসায়িক প্রসেস অপ্টিমাইজ করার উপায় হিসেবে

ডকুমেন্টেশনের সাথে কাজ করা যে কোনও সংস্থার সময় এবং সংস্থানের সিংহের অংশ নেয়, কারণ কাগজপত্রগুলি উদ্যোক্তা কার্যকলাপের সমস্ত স্তরের সাথে থাকে। ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রসেসগুলির স্ট্রিমলাইনিং অবিলম্বে নাটকীয়ভাবে পরিচালনা এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের দক্ষতা বাড়ায়, নথি সঞ্চালন সিস্টেমের ত্রুটিগুলি ব্যবসার জন্য অনেক সমস্যা তৈরি করে।

অটোমেশন উদ্যোক্তাদের এই দিকটিকেও প্রভাবিত করেছে।

• এন্টারপ্রাইজে একটি একক সাংগঠনিক ব্যবস্থা তৈরি এবং কার্যকারিতার বৈশিষ্ট্যগুলি বিবেচনা করুন, যা ইলেকট্রনিক আকারে নথিগুলির চলাচল নিশ্চিত করে,
• কিভাবে সবচেয়ে উপযুক্ত সিস্টেম নির্বাচন করতে হয় আলোচনা,
• আসুন সবচেয়ে জনপ্রিয় SED এর সাথে পরিচিত হই।

EDMS সিস্টেমের সারাংশ

নথি প্রবাহ- একটি শব্দ যা একটি এন্টারপ্রাইজের সমস্ত প্রক্রিয়াকে ডকুমেন্টেশন আকারে বিভিন্ন আইনের স্থিরকরণের সাথে সম্পর্কিত করে:

• প্রাথমিক লেখা বা রসিদ;
• নিবন্ধন
• নথির অধীনে প্রাসঙ্গিক কর্ম সম্পাদন নিশ্চিত করা;
• মৃত্যুদন্ড নিয়ন্ত্রণ;
• অ্যাকাউন্টিং
• সংরক্ষণাগার;
• স্টোরেজ;
• পুনরায় ব্যবহার
• অনুসন্ধান;
• মেইলিং

রেফারেন্স!নথি ব্যবস্থাপনাও উপরোক্ত সমস্ত কার্যক্রম সংগঠিত করার প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করে। ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং অফিসের কাজের মধ্যে পার্থক্য করা গুরুত্বপূর্ণ: পরবর্তী ধারণাটি আরও বিস্তৃত, এটি ডকুমেন্টেশনের সাথে যুক্ত সমগ্র ব্যবসায়িক শিল্পকে বোঝায় এবং পূর্বেরটি অন্তর্ভুক্ত করে।

দীর্ঘ সময়ের জন্য, কার্যপ্রবাহ প্রক্রিয়াটি একচেটিয়াভাবে কাগজের আকারে সম্পাদিত হয়েছিল, তবে আধুনিক প্রযুক্তিগুলি এই সিস্টেমটিকে স্বয়ংক্রিয় করা এবং সম্পূর্ণ কাগজবিহীন সংস্করণে স্যুইচ করা বা কাগজে ডকুমেন্টেশনের প্রবাহকে উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করা সম্ভব করে তোলে।

এই ধরনের একটি স্বয়ংক্রিয় ইলেকট্রনিক ডকুমেন্টেশন সিস্টেমের নামকরণের জন্য বিভিন্ন বিকল্প রয়েছে:

• EDMS - ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম;
• EDDD - ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা এবং অফিসের কাজের সিস্টেম;
• CAD - অফিস অটোমেশন সিস্টেম;
• SEDO - ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম;
• SADO একটি নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম।

সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয় সংক্ষিপ্ত নাম SED।

SED এর একটি বাধ্যতামূলক উপাদান হল এর ব্যবহার ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর- একটি ইলেকট্রনিক নথির একটি শনাক্তকারী যা এর সত্যতা নিশ্চিত করে (কাগজের নথিতে ব্যক্তিগত ভিসা হিসাবে কাজ করে)।

একটি EDMS বাস্তবায়নের সুবিধা

একটি এন্টারপ্রাইজে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবহার করার সবচেয়ে সুস্পষ্ট সুবিধা হল অফিসের কাজের ঐতিহ্যগত কাগজের ফর্মের সাথে প্রায় অনিবার্য অনেক সমস্যা সুখের সাথে এড়ানোর ক্ষমতা। এর মধ্যে রয়েছে:

• মানুষের কারণের কারণে ত্রুটি;
• প্রয়োজনীয় নথির ক্ষতি;
• প্রয়োজনীয় কাগজ খুঁজতে সময় ব্যয়;
• ডকুমেন্টেশন প্রেরণ, বিতরণ এবং গ্রহণে সমস্যা;
• প্রয়োজনে ডুপ্লিকেট তৈরিতে অসুবিধা;
• সঞ্চিত কাগজপত্র সংরক্ষণ, সংরক্ষণাগার এবং ধ্বংস সংক্রান্ত অতিরিক্ত কর্ম;
• অফিস সরবরাহ খরচ;
• নকল এবং সম্ভাব্য ক্ষতি, ইত্যাদি থেকে নিম্ন স্তরের সুরক্ষা।

EDMS-এর ইতিবাচক গুণাবলী, যা নাটকীয়ভাবে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির দক্ষতাকে প্রভাবিত করে, এই সিস্টেমটি ব্যবহারের নীতিগুলি অনুসরণ করে।

1. স্বতন্ত্র পরিচয়- বৈদ্যুতিন আকারে, একটি নথি একবার নিবন্ধিত হয়, তারপরে এটি সহজেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে সনাক্ত করা যায়।
2. সমান্তরাল অপারেশন- বৈদ্যুতিন আকারে, আপনি প্রায় একই সাথে বেশ কয়েকটি নথির সাথে যোগাযোগ করতে পারেন, যা দক্ষতা বাড়ায় এবং সময় ব্যয় হ্রাস করে।
3. প্রামাণ্য ভিত্তির ঐক্য- সমস্ত নথি একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ সিস্টেমে একত্রিত করা হয়, যার ফলস্বরূপ সেগুলি নকল বা হারিয়ে যায় না।
4. সহজ অনুসন্ধান- স্বয়ংক্রিয় শনাক্তকরণ সিস্টেম আপনাকে ন্যূনতম প্রাথমিক ডেটা সহ পছন্দসই নথিটি দ্রুত খুঁজে পেতে দেয়।
5. সংযুক্তির সম্ভাবনা- এক বা একাধিক ফাইল ইলেকট্রনিক আকারে যেকোনো নথির সাথে সংযুক্ত করা যেতে পারে, যা আপনাকে প্রয়োজনীয় সংযুক্তি এবং গুণাবলী প্রদান করতে দেয়।
6. উন্নত রিপোর্টিং- ইলেকট্রনিক ফর্ম আপনাকে প্রয়োজনীয় ভিত্তি অনুসারে নথিগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করতে দেয়, যা আপনাকে ডকুমেন্টেশনের গতিবিধির সমস্ত স্তর নিয়ন্ত্রণ করতে এবং প্রয়োজনীয় কারণগুলির জন্য সম্পূর্ণ এবং নির্ভরযোগ্য অ্যাকাউন্টিং প্রদান করতে দেয়।
7. নমনীয় অভিযোজন- ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট যেকোন উৎপাদন প্রয়োজনের সাথে দ্রুত মানিয়ে নেওয়া সহজ।

বিঃদ্রঃ! EDMS-এর সমস্ত উল্লেখযোগ্য সুবিধা প্রদানের জন্য, ডকুমেন্টেশনের সাথে কাজ করা কর্মীদের পুনরায় প্রশিক্ষণ এবং নতুন দক্ষতা অর্জন করতে হবে।

SED কি?

ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন ফাংশন সঞ্চালনের জন্য ডিজাইন করা একটি সফ্টওয়্যার পণ্য এতে এমবেড করা ফাংশনগুলির সেটের মধ্যে আলাদা।

1. ইউনিভার্সাল EDMS(এগুলিকে "প্যাকেজ" বা "বক্সড"ও বলা হয় - প্রমিত সিস্টেম যা মৌলিক অফিসের কাজগুলি প্রদান করে। তাদের বিশিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলি:
   • অপেক্ষাকৃত ছোট কার্যকারিতা;
   • কোম্পানির নির্দিষ্টকরণের অপর্যাপ্ততা;
   • অ্যাক্সেসযোগ্যতা এবং ইনস্টলেশন এবং বাস্তবায়নের সহজতা;
   • খরচের দিক থেকে সবচেয়ে সস্তা।

মনোযোগ!একটি এন্টারপ্রাইজে একটি সর্বজনীন EDMS প্রবর্তন করার সময়, নিয়োগকর্তাকে নতুন কর্মক্ষেত্র চালু করার জন্য একটি লাইসেন্স কিনতে হবে।

2. স্বতন্ত্র বিকাশের EDMS- একটি নির্দিষ্ট গ্রাহকের চাহিদা মেটাতে বিশেষভাবে তৈরি করা সিস্টেম। এই পণ্যগুলি দ্বারা চিহ্নিত করা হয়:
   • সর্বাধিক ব্যক্তিত্ব;
   • কর্মচারীদের পুনরায় প্রশিক্ষণ এবং সরঞ্জাম ক্রয়ের জন্য অতিরিক্ত ব্যয়;
   • উচ্চ মূল্য;
   • বিকাশ, ইনস্টল এবং বাস্তবায়ন করতে আরও সময় লাগে।
3. সম্মিলিত EDMS- সার্বজনীন প্ল্যাটফর্মের ভিত্তিতে, অতিরিক্ত পৃথক অ্যাড-অন চালু করা হয়। এই জাতীয় সিস্টেম ইনস্টল করা আপনাকে নিম্নলিখিত কাজগুলি সমাধান করতে দেয়:
   • প্রতিষ্ঠানের চাহিদা পূরণের জন্য সম্পূর্ণরূপে উপযুক্ত;
   • উন্নয়ন, ইনস্টলেশন এবং কমিশনিং খরচ হ্রাস করা হয়;
   • মৌলিক মডিউল আপনাকে দ্রুত সিস্টেম আয়ত্ত করতে এবং কর্মীদের প্রশিক্ষণ দেয়;
   • অন্যান্য সফ্টওয়্যার পণ্যগুলির সাথে যোগাযোগ করতে পারে;
   • গ্রাহক সফ্টওয়্যার পণ্যের সম্পূর্ণ অধিকার পান।

কনফিগারেশনের উপর নির্ভর করে, একটি নির্দিষ্ট EDMS-এর ক্ষমতাগুলি উত্পাদন কার্যকলাপের বিভিন্ন ক্ষেত্রগুলির অটোমেশন প্রদান করে, যা বিভিন্ন উপায়ে একত্রিত করা যেতে পারে:

1. অফিসের কাজ.
2. নথির সাধারণ প্রচলন।
3. চুক্তি ব্যবস্থাপনা.
4. সংরক্ষণাগার
5. প্রকল্প ব্যবস্থাপনা।
6. বিশেষ ডকুমেন্টেশন।
7. ইনকামিং ডকুমেন্টেশন সঙ্গে মিথস্ক্রিয়া.

কিভাবে সঠিক EDMS নির্বাচন করবেন

বাজারে মোটামুটি বিস্তৃত পণ্য থেকে প্রতিষ্ঠানের কর্মপ্রবাহকে স্বয়ংক্রিয় করার জন্য সর্বোত্তম বিকল্পটি বেছে নিতে, আপনাকে জানতে হবে কোন পরামিতিগুলিতে আপনার মনোযোগ দেওয়া উচিত।

নির্বাচনের মূল বিষয়গুলি হল সংগঠনের বৈশিষ্ট্য নিম্নলিখিত বিষয়গুলি:

• কাগজের ডকুমেন্টেশনকে এর ইলেকট্রনিক প্রতিপক্ষের সাথে প্রতিস্থাপন করার প্রস্তুতি (কর্মপ্রবাহের "পরিপক্কতা");
• EDMS বাস্তবায়নের লক্ষ্য;
• আরও উন্নয়নের সম্ভাবনা;
• বাস্তবায়নের জন্য বরাদ্দ সম্পদ (সময় এবং অর্থ)।

আসুন আরো বিস্তারিতভাবে প্রতিটি ফ্যাক্টর তাকান:

1. মূল কর্মপ্রবাহের পরিপক্কতা।কোম্পানিতে কাগজের কার্যপ্রবাহ যত ভাল সংগঠিত হবে, EDMS বাস্তবায়ন করা তত সহজ হবে, যেহেতু এটি অবিলম্বে সমস্ত অসুবিধা দূর করবে, বিনিময়ে আরও দক্ষ অফিস কাজের সুবিধা প্রদান করবে। সিস্টেম ইনস্টল করতে এবং কর্মীদের প্রশিক্ষণের জন্য অপেক্ষাকৃত কম সময় এবং আর্থিক খরচের প্রয়োজন হবে। কর্মপ্রবাহ সংস্থার নিম্ন স্তরে, আপনাকে প্রথমে মূল নথি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াগুলিকে আনুষ্ঠানিককরণের জন্য শক্তি ব্যয় করতে হবে এবং তারপরে সেগুলিকে বৈদ্যুতিন আকারে রূপান্তর করতে হবে।
2. বাস্তবায়ন লক্ষ্য.পছন্দটি এই বা সেই EDMS প্রদান করবে এমন ফাংশনগুলির সেট দ্বারা নির্ধারিত হয়। প্রতিটি ক্ষেত্রে, নেতৃত্ব সিদ্ধান্ত নেয় যে মৌলিক বৈশিষ্ট্যগুলি যথেষ্ট হবে বা ব্যক্তিগতকরণের প্রয়োজন হবে কিনা।
3. মজুদ. যখন ইতিমধ্যে আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়াগুলির জন্য অটোমেশনের প্রয়োজন হয়, তখন তাদের নির্দিষ্টতার উচ্চ সম্ভাবনা থাকে। সংস্থার বিকাশ কর্মপ্রবাহের পরিবর্তনের জন্য সরবরাহ করে, যা সিস্টেমটি সম্ভাব্যভাবে সক্ষম হওয়া উচিত। অতএব, উন্নয়নের রিজার্ভের সাথে, বাস্তবায়িত EDMS যতটা সম্ভব নমনীয় হওয়া উচিত।
4. সম্পদ. মূল্য, সময় এবং অর্থ প্রকাশ, শেষ পর্যন্ত বিনিয়োগ উপাদান. অতএব, কেবলমাত্র সফ্টওয়্যারটির দাম এবং এটির ইনস্টলেশন নয়, এই সিস্টেমের মালিকানার জন্য কত খরচ হবে তাও বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন। অতিরিক্ত খরচগুলি ইতিমধ্যে কার্যকরী EDMS-এর "আপগ্রেড", কর্মচারীদের পুনরায় প্রশিক্ষণ ইত্যাদির জন্য তহবিল হতে পারে।

বেশ কিছু জনপ্রিয় EDMS এর সংক্ষিপ্ত বিবরণ

আধুনিক রাশিয়ান বাজারে বর্তমানে প্রায় 20টি ভিন্ন EDMS ব্যবহৃত হয়। আসুন তাদের মধ্যে সর্বাধিক ব্যবহৃত বিশ্লেষণ করা যাক, যা সফলভাবে এন্টারপ্রাইজ পরিচালনার দক্ষতার উন্নতিতে নিজেদের প্রমাণ করেছে।

1. "অনুশীলন করা". 2012 সালে, টেলিকম এবং গণযোগাযোগ মন্ত্রক এই সিস্টেমটিকে নথি পরিচালনার জন্য প্রধান হিসাবে চালু করেছিল, এতে প্রায় 4 হাজার ক্লায়েন্ট রয়েছে। সিস্টেমটি মস্কোর বেশিরভাগ রাষ্ট্রীয় প্রতিষ্ঠান দ্বারা ব্যবহৃত হয়। এই প্রোগ্রামটি ক্লাউড বা সার্ভার সংস্করণে ব্যবহার করা যেতে পারে। একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি সাবস্ক্রিপশন ফি খরচ তুলনামূলকভাবে কম, প্রতিটি অতিরিক্ত ব্যবহারকারীর জন্য একটি অতিরিক্ত অর্থ প্রদান করা হয়।
2. "নৌমেন ডিএমএস"- NauDoc-এর উপর ভিত্তি করে উন্নয়ন (সাম্প্রতিককালে, সবচেয়ে জনপ্রিয় EDMSগুলির মধ্যে একটি), কিন্তু একটি উন্নত এবং পরিপূরক সংস্করণে৷ এটি একটি বৃহত্তর ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের অংশ।
3. ডাইরেক্টাম- একটি সিস্টেম যা সম্মিলিত মিথস্ক্রিয়া নীতির উপর জোর দেয়। এতে ডকুমেন্টেশন, সম্মেলন, সাক্ষাৎকার, মিটিং ইত্যাদির জন্য ডাটাবেস তৈরি করার সুবিধাজনক প্রক্রিয়া রয়েছে।
4. "কোম্পানি মিডিয়া"বিপরীতভাবে, এটি সর্বাধিক ব্যক্তিগতকরণ প্রদান করে। এই EDMS-এর সাহায্যে ব্যক্তিগত কর্মক্ষেত্র তৈরি করা এবং তাদের কার্যকারিতা নিশ্চিত করা সহজ।
5. "মামলা"- শীর্ষস্থানীয় পণ্য, যা রাশিয়ান ফেডারেশনের EDMS বাজারের প্রায় অর্ধেক দখল করে, যা সেন্ট্রাল ব্যাংক, Sberbank, Rostelecom এবং অন্যান্য বড় সংস্থাগুলি দ্বারা ব্যবহৃত হয়।

হ্যালো প্রিয় সহকর্মী! তথ্য প্রযুক্তির বিকাশ স্থির থাকে না এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি তাদের সাথে বিকাশ করে তবে কিছু সম্পূর্ণরূপে অদৃশ্য হয়ে যায়। তাই, ধীরে ধীরে সরকারি সংস্থাসহ বিভিন্ন কোম্পানি কাগজের কার্যপ্রবাহ থেকে ইলেকট্রনিকের দিকে চলে যাচ্ছে। "ইলেক্ট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট" এর ধারণা, পদ্ধতিগতকরণ এবং বাস্তবায়নের প্রধান রূপগুলি, আমরা এই নিবন্ধে বিবেচনা করব। আমাদের সাথে থাকো. আমি আশা করি যে প্রদত্ত তথ্যগুলি আপনার ব্যবসার সময়, শ্রম এবং আর্থিক ব্যয়কে উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করবে বা, যদি আপনি কেবল একজন উদ্যোক্তা হওয়ার পরিকল্পনা করেন তবে এই দিক থেকে ভুলগুলি প্রতিরোধ করবেন।

1. ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট কি এবং কি ধরনের EDI আছে?

এমনকি মাত্র 5 বছর আগে, "ইলেক্ট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম" এর মতো ধারণা খুব কমই দেখা যেত। ধীরে ধীরে, আমাদের জীবনে কম্পিউটার প্রযুক্তির প্রবর্তনের সাথে সাথে কাগজের মাধ্যম ব্যবহার না করে ডেটা আদান-প্রদানের প্রচলন শুরু হয়।

রাশিয়ায় ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট হল একটি আধুনিক প্রযুক্তি যা আপনাকে এন্টারপ্রাইজের প্রক্রিয়াগুলিকে উল্লেখযোগ্যভাবে সহজ করতে, নথিগুলি অনুসন্ধান এবং তৈরি করতে সময় কমাতে এবং আরও অনেক কিছু করতে দেয়।

সুতরাং, আসুন আমরা এই নিবন্ধে মোকাবেলা করতে হবে যে মৌলিক ধারণা তাকান.

অফিসের কাজ এন্টারপ্রাইজে নথির প্রচলন সংগঠিত করার জন্য ব্যবস্থার একটি সেট। এটির একটি নির্দিষ্ট অ্যালগরিদম, নিয়মের একটি সেট এবং বিভিন্ন দিকনির্দেশ রয়েছে। তাই অনেক প্রতিষ্ঠানে কর্মী রেকর্ড ব্যবস্থাপনা, উৎপাদন ইত্যাদির মতো ধরনের মধ্যে পার্থক্য করা সম্ভব। এর মূলে, এটি ডকুমেন্টেশন।

ইলেকট্রনিক নথি কম্পিউটার প্রযুক্তি ব্যবহার করে তৈরি একটি নথি, যা একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত হতে পারে এবং একটি কম্পিউটারে বা নেটওয়ার্কে (স্থানীয় বা ইন্টারনেটে) একটি বিশেষ বিন্যাসের ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করা যেতে পারে।

নথি প্রবাহ নথি তৈরি, ব্যাখ্যা, গ্রহণ, প্রেরণ, সংরক্ষণাগার, সেইসাথে তাদের বাস্তবায়ন নিরীক্ষণ এবং অননুমোদিত অ্যাক্সেস থেকে রক্ষা করার জন্য একটি বড় সিস্টেম। নথি ব্যবস্থাপনা সহজ (কাগজে) এবং ইলেকট্রনিক উভয়ই হতে পারে।

এবং পরিশেষে, ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা নথিগুলির সাথে কাজ করার স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াগুলির একটি সেট, যা ইলেকট্রনিক আকারে সম্পাদিত হয়, "কাগজবিহীন অফিসের কাজ" এর ধারণা বহন করে।

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা একটি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে এবং সংস্থার মধ্যে উভয়ই হতে পারে।

চলুন দেখে নেওয়া যাক কি ধরনের কর্মপ্রবাহ:

1. উত্পাদন কর্মপ্রবাহ;
2. ব্যবস্থাপনা নথি প্রবাহ;
3. সংরক্ষণাগার (দস্তাবেজ সংরক্ষণাগার জন্য পদ্ধতির একটি সেট);
4. কর্মী ব্যবসা (কর্মীদের কর্মপ্রবাহের জন্য পদ্ধতির একটি সেট);
5. অ্যাকাউন্টিং নথি প্রবাহ;
6. গুদাম নথি প্রবাহ;
7. গোপন (গোপনীয়) অফিসের কাজ;
8. প্রযুক্তিগত এবং/অথবা প্রযুক্তিগত নথি প্রবাহ, ইত্যাদি

স্পষ্টতই, একটি এন্টারপ্রাইজে যত প্রক্রিয়া রয়েছে ততগুলি নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম থাকতে পারে। এটা সম্ভব যে, উদাহরণস্বরূপ, কর্মী এবং অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট আপনার সংস্থায় অনুপস্থিত থাকবে, যেহেতু আপনি পরিষেবাগুলি অবলম্বন করে এই অ্যাকাউন্টিং চালাবেন এবং আরও অনেক কিছু।

EDO এর কাজগুলো কি কি?

• এন্টারপ্রাইজে কাজগুলি বাস্তবায়নের উপর স্বয়ংক্রিয় নিয়ন্ত্রণের কারণে সংস্থার কার্যক্রম এবং পরিচালনার দক্ষতার স্বচ্ছতা নিশ্চিত করে;
• আন্তর্জাতিক মানের মানগুলির সাথে সম্মতি বজায় রাখে;
• কার্যকর সঞ্চয়, ব্যবস্থাপনা এবং তথ্য এবং জ্ঞান অ্যাক্সেস সমর্থন করে। এন্টারপ্রাইজে কর্মচারীর কার্যকলাপের সম্পূর্ণ ইতিহাস সংরক্ষণ করে কর্মীদের নমনীয়তা প্রদান করে;
• সমস্ত প্রক্রিয়া লগ করে;
• এন্টারপ্রাইজে তাদের বাস্তবায়ন এবং নিয়ন্ত্রণের জন্য ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ এবং স্বয়ংক্রিয় করে;
• প্রচলন থেকে কাগজের নথিগুলি বাদ দেওয়ার কারণে, কাগজ, কার্তুজের দাম হ্রাস করে সম্পদের একটি বড় সঞ্চয় রয়েছে। EDI-কে ধন্যবাদ, একটি এন্টারপ্রাইজের জন্য প্রতিষ্ঠানের চ্যানেলের মাধ্যমে নথির গতিবিধি নিয়ন্ত্রণ করা সহজ;
• সহজ করে এবং ইলেকট্রনিক আর্কাইভের মাধ্যমে নথি সংরক্ষণের খরচ কমায়।

এইভাবে, আমরা আপনার সাথে EDI-এর প্রাথমিক ধারণা এবং প্রকারগুলি, সেইসাথে এই সিস্টেমটি যে কাজগুলি সমাধান করে তা বিবেচনা করেছি।

2. ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার স্বয়ংক্রিয়তা কি? ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট: সুবিধা এবং অসুবিধা

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট হল একটি তথ্য ব্যবস্থা যা কোম্পানির ডেটার আরও যুক্তিযুক্ত এবং সহজে ব্যবহারের অনুমতি দেয়। এতে বিশেষায়িত সফ্টওয়্যার, ই-মেইল, সক্রিয় যোগাযোগ, ইন্টারনেট, একটি লোকাল এরিয়া নেটওয়ার্ক ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। বিভিন্ন সংস্থায়, এই ধরনের জটিল বিভিন্ন উপাদান নিয়ে গঠিত হতে পারে।

কাগজের তুলনায় ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার প্রধান সুবিধা হল:

• বিভিন্ন ফিল্টার এবং পরামিতি ব্যবহার করে সিস্টেমে ফাইল অনুসন্ধান করার ক্ষমতা;
• উত্পাদন বা অন্য কোনো ডকুমেন্টেশন সম্পূর্ণ অ্যাকাউন্টিং;
• এন্টারপ্রাইজের অপারেশনাল রিপোর্টিং;
• এন্টারপ্রাইজের অপারেশনাল ম্যানেজমেন্ট এবং যেকোনো জায়গা থেকে নিরাপদ চ্যানেলের মাধ্যমে তথ্যের আদান-প্রদান (আন্তর্ক্রিয়া করার জন্য একই অঞ্চলে একসাথে থাকা আবশ্যক নয়);
• নথি তৈরির জন্য একীভূত টেমপ্লেট;
• কর্মীদের উপর তত্ত্বাবধান এবং নিয়ন্ত্রণ;
• নির্দিষ্ট মানদণ্ড এবং পরামিতি অনুযায়ী কর্পোরেট তথ্য অ্যাক্সেস অধিকার বিতরণ;
• কাগজের খরচ কমানো (এবং আরও যদি বিশ্বব্যাপী, তাহলে কিছুটা হলেও পরিবেশগত সমস্যার সমাধান);
• কাগজপত্রের সাথে জড়িত কর্মীদের হ্রাস করা সম্ভব, সেইসাথে কাগজ সংরক্ষণাগার নথির অভাবের কারণে ভাড়া করা (দখলকৃত) প্রাঙ্গণ হ্রাস করা সম্ভব।

ইডিআই (ইলেক্ট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট) এর অসুবিধাগুলির জন্য, তাদের মধ্যে অনেকগুলি নেই। এটি বেশ ব্যয়বহুল সফ্টওয়্যার এবং সময়সাপেক্ষ, উভয় কর্মীদের প্রশিক্ষণের জন্য এবং বিদ্যমান নথিগুলিকে ডিজিটাইজ করার জন্য। তবে আপনি যদি সবেমাত্র ব্যবসা পরিচালনা শুরু করেন, তবে আপনার ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার প্রবর্তনের সাথে সমস্যা হওয়া উচিত নয়, যেহেতু কর্মীরা ইতিমধ্যে প্রাথমিক পর্যায়ে এই সিস্টেমে কাজ করবে।

3. ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনায় স্যুইচ করার জন্য কী প্রয়োজন?

সুতরাং, যদি আমরা EDI এর ধারণা এবং প্রধান সুবিধাগুলি খুঁজে বের করি, এখন আমি অফিস অটোমেশন এবং ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার জন্য প্রধান সিস্টেমগুলি, সেইসাথে এই সিস্টেমগুলির জন্য বাস্তবায়ন প্রক্রিয়াগুলি বিবেচনা করার প্রস্তাব দিই।

উপরের তথ্যগুলি থেকে এটি ইতিমধ্যেই স্পষ্ট হয়ে গেছে, শুধুমাত্র সফ্টওয়্যার ক্রয় এবং ইনস্টল করাই যথেষ্ট নয়, কর্মীদের প্রশিক্ষণ দেওয়া এবং আপনার এন্টারপ্রাইজের সম্পূর্ণ উত্পাদন প্রক্রিয়াটিকে সম্পূর্ণরূপে পুনর্নির্মাণ করা গুরুত্বপূর্ণ৷ আপনি যদি সবেমাত্র ব্যবসা শুরু করেন, তবে আপনার জন্য এটি একটু সহজ হবে, যেহেতু ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি এখনও চালু হয়নি।

একটি ইতিমধ্যে কার্যকরী কোম্পানিতে EDI প্রবর্তনের প্রক্রিয়া ধীরে ধীরে ঘটতে হবে। ধীরে ধীরে এন্টারপ্রাইজের সমস্ত কাঠামোগত বিভাগকে কাজের সাথে সংযুক্ত করা।

খুব প্রথম ধাপ স্বয়ংক্রিয় অফিস কাজ তৈরি করা হবে. সমস্ত পর্যায়ে, আপনি কেবল প্রযুক্তিগত সমস্যাই নয়, মনস্তাত্ত্বিক সমস্যাগুলিরও সম্মুখীন হতে পারেন, যেহেতু ইতিমধ্যে প্রতিষ্ঠিত নিয়মগুলিকে "ভঙ্গ" করা কঠিন।

একটি সরবরাহকারীর কাছ থেকে EDI-এর জন্য সফ্টওয়্যার ক্রয় এবং ইনস্টল করা গুরুত্বপূর্ণ, তারপর সমগ্র সিস্টেম সেট আপ করা অনেক সহজ হবে এবং ব্যর্থ হবে না।

আসুন একটি প্রতিষ্ঠানে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়নের প্রক্রিয়া বাস্তবায়নের জন্য মৌলিক প্রয়োজনীয়তাগুলি দেখুন।

সবার আগে, সফ্টওয়্যার ইনস্টলেশনের জন্য কম্পিউটার সরঞ্জামের প্রাপ্যতা;

দ্বিতীয়ত, এই প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত এন্টারপ্রাইজের সমস্ত কর্মচারীদের অবশ্যই আত্মবিশ্বাসী পিসি ব্যবহারকারী হতে হবে এবং এতে অ্যাক্সেস থাকতে হবে;

তৃতীয়ত, দলের মধ্যে যোগাযোগের ইলেকট্রনিক মাধ্যম থাকতে হবে, যেমন ই-মেইল, স্কাইপ ইত্যাদি;

চতুর্থ, আপনাকে একটি বিশেষ বিভাগ তৈরি করতে হবে বা এটিকে একটি আউটসোর্সিং কোম্পানি হিসাবে জড়িত করতে হবে (আপনি আউটসোর্সিং সম্পর্কে আরও পড়তে পারেন)।

এবং অবশেষে, কোম্পানির প্রশাসনিক খাতকে এই সত্যের জন্য প্রস্তুত করা উচিত যে স্বাভাবিক "ম্যানুয়াল" স্বাক্ষরের পরিবর্তে, .

এইভাবে, এই সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করা হলে, ইলেকট্রনিক নথি এবং ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার ব্যবহারে রূপান্তর শুরু করা সম্ভব।

4. ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের প্রকার

নিবন্ধের এই অনুচ্ছেদে, আমরা ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম বিবেচনা করব। আমি নোট করতে চাই যে যেকোন সিস্টেমে নীচের বিভাগগুলির উপাদান থাকতে পারে, তবে মূলত তাদের প্রতিটি ক্ষেত্রে একটি নির্দিষ্ট অভিযোজন রয়েছে যা পণ্য অবস্থানের সাথে সম্পর্কিত।

1. ইলেকট্রনিক আর্কাইভ

ইলেকট্রনিক আর্কাইভস (EA) - এগুলি হল ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যার মধ্যে তথ্য সংরক্ষণ এবং অনুসন্ধানের সম্পূর্ণরূপে উন্নত উপায় রয়েছে৷ নিখুঁত EA সিস্টেমের জন্য ধন্যবাদ, আপনি কেবল নথির নাম দ্বারা নয়, মূল পরামিতিগুলি দ্বারাও অনুসন্ধান করতে পারেন।

2. উন্নত ওয়ার্কফ্লো (WF) টুল সহ EDI সিস্টেম

একটি মোটামুটি জটিল বিভাগ যেখানে নথিগুলি নিজেরাই গুরুত্বপূর্ণ নয়। এখানে, কাজ সামনে আসে এবং নথিগুলি ইতিমধ্যেই তাদের সাথে সংযুক্ত রয়েছে। এইভাবে, তারা একটি নির্দিষ্ট রুট (হার্ড রাউটিং) বরাবর চলে যায়। এই ধরনের সিস্টেমের সাহায্যে, কিছু নির্দিষ্ট এলাকায় কাজ সংগঠিত করা সম্ভব, যার জন্য সমস্ত অ্যালগরিদম আগে থেকেই পরিচিত এবং নির্ধারিত হয়।

3. ইডিআই সিস্টেমগুলি সংস্থার পরিচালনা এবং একটি জ্ঞানের ভিত্তি সংগ্রহে সহায়তা করার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে

এই জাতীয় প্রোগ্রামগুলি, একটি নিয়ম হিসাবে, হাইব্রিড এবং পূর্ববর্তী দুটি উপাদানগুলিকে একত্রিত করতে পারে। তদুপরি, পছন্দের উপর নির্ভর করে মৌলিক উপাদানটি একটি নথি বা একটি কাজ হতে পারে। একটি সংস্থার ব্যবস্থাপনা ফাংশন বাস্তবায়নের জন্য, কঠোর রাউটিং এবং বিনামূল্যে রাউটিং উভয়ই প্রয়োজন, যখন নথির রুটটি প্রধান দ্বারা নির্ধারিত হয় (উদাহরণস্বরূপ: আগত নথি নিবন্ধন করার পরে, প্রধান অর্থ অনুসারে এটিকে "আঁকে" দেয় এবং কাজ), অতএব, এই উভয় প্রযুক্তি একটি প্রদত্ত পরিস্থিতিতে সঞ্চালিত হয়। এই ধরনের সিস্টেমগুলি সক্রিয়ভাবে রাষ্ট্রীয় সংস্থাগুলি, বড় সংস্থাগুলি দ্বারা ব্যবহৃত হয়, যেখানে শ্রেণিবিন্যাস স্পষ্টভাবে বিতরণ করা হয় এবং নির্দিষ্ট নিয়ম ও পদ্ধতি রয়েছে। কর্মচারীরা নিজেরাই নথি তৈরি করে, প্রস্তুত করে, সিদ্ধান্ত নেয় এবং তাদের মৃত্যুদন্ড পর্যবেক্ষণ করে।

4. সহযোগিতার প্রকারের EDI সিস্টেম (সহযোগিতা)

এই ধরনের সিস্টেমগুলি সহযোগিতার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে এবং ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে নতুন। বাজারের পরিবর্তিত অবস্থার কারণে এবং অপ্রয়োজনীয় ব্যালাস্ট ছাড়া নির্দিষ্ট এলাকায় স্পষ্টভাবে ফোকাস করার প্রয়োজনের কারণে এগুলি তৈরি করা হয়েছিল। সংগঠনে একটি সুস্পষ্ট শ্রেণিবিন্যাস না থাকায় এবং কর্মপ্রবাহের আনুষ্ঠানিককরণের কারণে তারা উপরের সিস্টেমের বিপরীত। তাদের প্রধান কাজ হল সংস্থার লোকেরা একসাথে কাজ করে তা নিশ্চিত করা, এমনকি তারা বিশ্বের বিভিন্ন স্থানে অবস্থান করলেও এবং করা কাজের ফলাফল সংরক্ষণ করা। একটি নিয়ম হিসাবে, তারা পোর্টালের ধরন দ্বারা তৈরি করা হয়, যা স্টোরেজ এবং প্রকাশনা পরিষেবা।

5. উন্নত অতিরিক্ত পরিষেবা সহ সিস্টেম

আমি মনে করি আপনি সিআরএম (গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা) এর মতো একটি ধারণা একাধিকবার শুনেছেন - এটি একটি গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা পরিষেবা, প্রকল্প পরিচালনা, বিলিং এবং আরও অনেক কিছু। এই ধরনের পরিষেবাগুলি বিভিন্ন এবং পরিষেবাগুলির বিভিন্ন সেট অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে৷

বড় উদ্যোগে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রোগ্রামগুলি বাস্তবায়ন করার আগে, আমি আপনাকে উপস্থাপিত সিস্টেমগুলির একটি গভীর বিশ্লেষণ পরিচালনা করার এবং শুধুমাত্র আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রযোজ্য সিস্টেমগুলির একটি তালিকা সহ সর্বোত্তমটি বেছে নেওয়ার পরামর্শ দিচ্ছি। এটা গুরুত্বপূর্ণ যে EDMS কার্যকরী এন্টারপ্রাইজ ম্যানেজমেন্ট এবং এর সমস্ত প্রক্রিয়ার স্বচ্ছতার জন্য একটি সুযোগ উপস্থাপন করে, কিন্তু একই সাথে একটি উচ্চ স্তরের গোপনীয়তা।

প্ল্যাটফর্মগুলি বেছে নেওয়ার সময়, আমি আপনাকে ইলেকট্রনিক নথি সংরক্ষণাগারের সংগঠন, ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন, আপনার এন্টারপ্রাইজের স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্য এবং বিদ্যমান সিস্টেমে জড়িত থাকার বিষয়ে বিশেষ মনোযোগ দেওয়ার পরামর্শ দিচ্ছি।

5. ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়নের সমস্যা

যে কোনও সংস্থা যে প্রক্রিয়াগুলিকে আধুনিকীকরণ করতে এবং সময়ের সাথে তাল মিলিয়ে চলার চেষ্টা করে, একভাবে বা অন্যভাবে, নতুন সিস্টেম প্রবর্তনের সমস্যার মুখোমুখি হয়। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়ন করতে ইচ্ছুক একটি সংস্থার ক্ষেত্রেও এটি প্রযোজ্য হতে পারে।

চলুন দেখে নেওয়া যাক আপনি কী কী সমস্যার সম্মুখীন হতে পারেন:

সবার আগে, আমরা আগেই বলেছি, ইডিআই-এর ভালো-মন্দ বিবেচনা করে, এটি একটি মনস্তাত্ত্বিক বাধা, কিন্তু সমস্যাটি কেবল এতেই নয়। এছাড়াও, এন্টারপ্রাইজ কর্মীদের স্বল্প শিক্ষা, শিখতে অনিচ্ছা, প্রক্রিয়াগুলির স্বচ্ছতার ভয় একটি বাধা হয়ে উঠতে পারে। এক কথায় রক্ষণশীলতা।

দ্বিতীয়ত, অনেক উদ্যোগ, দুর্ভাগ্যবশত, এখনও সোভিয়েত ধরনের ব্যবস্থাপনা থেকে দূরে যায় নি, যেমন সোভিয়েত সময়ের পরিচালকের ফ্যাক্টর, যখন তিনি নিজেই একটি কম্পিউটারের সাথে কাজ করতে চান না, নথিগুলি দেখতে এবং সম্পাদনা করতে চান না।

তৃতীয়ত, সংগঠনে ঘন ঘন কাঠামোগত পরিবর্তন এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির দুর্বল আনুষ্ঠানিককরণ।

চতুর্থ, একটি উপায় বা অন্য, আপনাকে বাইরের বিশ্বের সাথে যোগাযোগ করতে হবে, যা এখনও সম্পূর্ণরূপে বৈদ্যুতিন নথি ব্যবস্থাপনায় স্যুইচ করেনি, যদিও এটি করার চেষ্টা করে।

6. পাবলিক প্রকিউরমেন্টে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা

নিবন্ধের এই অনুচ্ছেদে, আমি পাবলিক প্রকিউরমেন্টে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার নিয়ন্ত্রক নিয়ন্ত্রণের মূল বিষয়গুলি প্রতিফলিত করতে চাই।

5 এপ্রিল, 2013 এর ফেডারেল আইনের 5 নং 44-FZ অনুচ্ছেদ অনুসারে "রাষ্ট্র ও পৌরসভার চাহিদা পূরণের জন্য পণ্য, কাজ, পরিষেবা সংগ্রহের ক্ষেত্রে চুক্তি ব্যবস্থার উপর":

"এই ফেডারেল আইনের অনুচ্ছেদ 1 এর অংশ 1-এ উল্লিখিত সম্পর্কের কাঠামোর মধ্যে, এটি রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন দ্বারা প্রদত্ত ইলেকট্রনিক নথি বিনিময় করার অনুমতি দেওয়া হয়েছে এবং চুক্তি ব্যবস্থার অন্যান্য নিয়ন্ত্রক আইনী আইনগুলির মধ্যে ক্রয়ের ক্ষেত্রে সরবরাহকারী (ঠিকাদার, পারফর্মার), চূড়ান্ত প্রস্তাব নির্ধারণে অংশগ্রহণের জন্য আবেদন জমা সহ সংগ্রহের ক্ষেত্রে চুক্তি ব্যবস্থায় অংশগ্রহণকারীরা। একই সময়ে, এই অ্যাপ্লিকেশনগুলি, চূড়ান্ত প্রস্তাবগুলি এবং নথিগুলিকে অবশ্যই একটি বর্ধিত ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষর করতে হবে এবং ” ব্যবহার করে জমা দিতে হবে৷

এই নিবন্ধটি আরও বলে যে উন্নত বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর কী এবং তাদের যাচাইকরণের শংসাপত্রগুলি শুধুমাত্র বিশেষ শংসাপত্র কেন্দ্রগুলি থেকে প্রাপ্ত করা যেতে পারে যারা 6 এপ্রিল, 2011-এর ফেডারেল আইন নং 63-FZ অনুযায়ী স্বীকৃতি পেয়েছে৷

অনুমোদিত সংস্থাগুলি একটি একক তথ্য ব্যবস্থার সাথে এই সার্টিফিকেশন কেন্দ্রগুলির মিথস্ক্রিয়া করার পদ্ধতি বিকাশ করে এবং নিরাপত্তা প্রয়োজনীয়তাগুলিও তৈরি করা হয়।

এইভাবে, যদি সরবরাহকারীর (প্রকিউরমেন্ট অংশগ্রহণকারী) একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর থাকে, তাহলে পাবলিক প্রকিউরমেন্টে অংশগ্রহণে কোনো বাধা নেই।

সুতরাং, এই নিবন্ধে, আমরা ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার মৌলিক নীতিগুলি পরীক্ষা করেছি। সফ্টওয়্যার বিক্রয় এবং ইনস্টলেশনের জন্য পরিষেবা প্রদানকারী সবচেয়ে সুপরিচিত কর্পোরেশনগুলির মধ্যে, কেউ 1C, 1C-Rarus, ABBY এবং অন্যান্যদের মতো কোম্পানিগুলিকে আলাদা করতে পারে।

আজ যে জন্য সব. আমি আশা করি যে এই উপাদান আপনার জন্য দরকারী ছিল. আমি আপনাকে সৌভাগ্য কামনা করি এবং পরবর্তী সংস্করণগুলিতে আপনাকে দেখতে পাব।

তথ্য প্রযুক্তির যুগ আপনাকে অনেক স্বয়ংক্রিয় করতে দেয়। এবং একটি বৃহৎ কোম্পানির বিপুল পরিমাণ কাগজের কাজ কম্পিউটারের "হাতে" স্থানান্তর করার জন্য - ঈশ্বর নিজেই আদেশ করেছিলেন। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম - কাজের সরলীকরণ বা অতিরিক্ত সমস্যা?

নিবন্ধ থেকে আপনি শিখবেন:

কার্যপ্রবাহকে একটি নথি তৈরি করা, একটি সংস্থায় এর গতিবিধি, অ্যাকাউন্টিং, সঞ্চয়স্থান, সংরক্ষণাগার, তৃতীয় পক্ষের দ্বারা অ্যাক্সেস থেকে সুরক্ষা এবং এর সম্পাদনের উপর নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কিত সমস্ত পদ্ধতি হিসাবে বোঝা যায়।

যদি এই সমস্ত প্রক্রিয়াগুলি কম্পিউটার প্রোগ্রামগুলির একটি বিশেষভাবে তৈরি করা সেট দ্বারা সরবরাহ করা হয়, এবং তথ্য ইলেকট্রনিক নথি দ্বারা গঠিত হয়, তাহলে যেমন নথি প্রবাহইলেকট্রনিক বলা হয়। ফিলিস্তিন পর্যায়ে একে "কাগজবিহীন"ও বলা হয়।

সুবিধাদি

কাগজবিহীন নথি আন্দোলনের অনেক সুবিধা রয়েছে। উদাহরণ স্বরূপ:

• স্থান এবং কাগজ সংরক্ষণ (কোন কাগজের নথি নেই - ক্যাবিনেট, ফোল্ডার, তাক, সংরক্ষণাগারের প্রয়োজন নেই);
• কর্মচারীদের জন্য সময় বাঁচানো (একজন পেশাদারের জন্য একটি ইলেকট্রনিক ডাটাবেসে একটি নথি খোঁজা কয়েক মিনিটের ব্যাপার, কিন্তু একটি বড় অফিসে একটি কাগজের সংস্করণ খুঁজে পাওয়া, এবং এমনকি কিছু সময় আগে তৈরি করা, আরেকটি অনুসন্ধান);
• তথ্যে কঠোর তৃতীয় পক্ষের অ্যাক্সেসের সম্ভাবনা, আরও চিন্তাশীল গোপনীয়তা সুরক্ষা (নিরাপত্তা সমস্যাটি চিন্তা করা হলে এলোমেলো লোকেদের পক্ষে ইলেকট্রনিক সিস্টেমে তথ্য পাওয়া আরও কঠিন হবে, তবে সাধারণ ব্যাধিতে একটি কাগজের নথি অনুলিপি করা প্রাথমিক বিষয়। );
• নথি আন্দোলনের পদ্ধতির স্বচ্ছতা (যদি সিস্টেমটি কনফিগার করা হয়, তবে অনেক লোক একই সাথে নির্বাহক, নিয়ন্ত্রক, পরিচালকদের দ্বারা নথির উত্তরণ নিরীক্ষণ করতে পারে, পর্যায়গুলি, অধ্যবসায়, প্রাসঙ্গিকতা ইত্যাদি নিয়ন্ত্রণ করা সহজ);
• সিস্টেম আপনাকে একে অপরের সাথে বেশ কয়েকটি নথি লিঙ্ক করতে দেয়, সেগুলি দেখতে দেয় যেগুলি কোনওভাবে একটি নির্দিষ্ট নির্বাচিত একের সাথে সম্পর্কিত, বা একটি ভিন্ন ধরণের কার্যকারিতা সেট আপ করতে পারে);
• একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কর্মচারীদের দূরবর্তীভাবে কাজ করার অনুমতি দেয়, ভৌগলিকভাবে একে অপরের থেকে দূরবর্তী বিভাগে থাকাকালীন ডকুমেন্টেশন অ্যাক্সেস করতে দেয়, যদিও এখনও সাধারণত নিয়মিত কুরিয়ার, আকৃষ্ট কুরিয়ার কোম্পানি, ডাক ইত্যাদিতে ব্যয় করা অর্থ সঞ্চয় করে;
• কাগজে টাকা সঞ্চয়।

সেডের প্রকারভেদ

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম sed একটি নির্দিষ্ট সফটওয়্যার পণ্য। তারা বিভিন্ন ধরনের হতে পারে। প্রকারভেদে বিভাজন এই কারণে যে এই সিস্টেমগুলি কার্যকলাপের বিভিন্ন ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয় এবং বিভিন্ন কাজ সম্পাদনের জন্যও অর্জিত হয়। একটি সংস্থাকে নিশ্চিত করতে হবে, প্রথমত, ইলেকট্রনিক নথির বৃহৎ পরিমাণের সঞ্চয়স্থান, অন্যটি বিভাগগুলির মধ্যে তাদের বিনিময় নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ, তৃতীয়টি নথির মধ্যে বিশ্লেষণ এবং সম্পর্ক হাইলাইট করে। চাহিদা অফারগুলির জন্ম দেয় - অতএব, সিস্টেমগুলি ভিন্ন, এবং কখনও কখনও ব্যবহারকারীর একটি কঠিন পছন্দ হবে।

সুতরাং, ইলেকট্রনিক নথি বিনিময় সিস্টেম করতে পারে:

একটি ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার প্রতিনিধিত্ব করুন এবং সংরক্ষণ এবং দ্রুত ডকুমেন্টেশন অনুসন্ধান করার ক্ষমতা প্রদান করুন; এই ধরনের প্রোগ্রাম বিশেষ ডাটাবেস হয়;

ওয়ার্কফ্লো প্রদান করুন (এই ক্ষেত্রে, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট একটি প্রধান ভূমিকা পালন করে না, এটি একটি অ্যাপ্লিকেশন, সিস্টেম দ্বারা নিয়ন্ত্রিত ওয়ার্কফ্লোতে একটি প্রয়োজনীয় সংযোজন);

একই সময়ে অনেক কর্মচারীর দ্বারা একটি নথিতে যৌথ কাজ করার অনুমতি দিন (যদি কোম্পানির কর্মপ্রবাহের একটি শ্রেণিবদ্ধ কাঠামো প্রদানের প্রয়োজন না হয়, এবং এটি নথিগুলির যৌথ সৃষ্টি যা সামনে আসে);

ডকুমেন্ট সার্কুলেশন সিস্টেমে অন্যান্য প্রয়োজনীয় পরিষেবাগুলি (ই-মেইল, প্রকল্প পরিচালনা এবং অন্যান্য পরিষেবা) অন্তর্ভুক্ত করুন।

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনাবর্ণিত ধরনের উপাদান একত্রিত হতে পারে. এগুলি কার্যকলাপের ধরন, শিল্প দ্বারা এবং অন্যান্য মানদণ্ড দ্বারাও আলাদা করা যেতে পারে। কোম্পানীর জন্য এটি বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে এটি EDMS-এর সাহায্যে কোন কাজগুলি সম্পাদন করতে চায়, কর্মপ্রবাহকে অবশ্যই বাণিজ্যিক কাঠামোর দক্ষতা এবং লাভ এবং অন্যান্য সংস্থার বিধিবদ্ধ কাজগুলির পরিপূর্ণতা নিশ্চিত করতে হবে৷

আরও পড়ুন:

কাজ sed

প্রধান কাজ ছাড়াও, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অন্যান্য কার্যকারিতা বাস্তবায়ন প্রদান করে, কখনও কখনও কোম্পানির জন্য গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, এটি হতে পারে:

1. প্রচুর পরিমাণে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্টেশন আপলোড করার ক্ষমতা;
2. "অনলাইন" মোডে একটি নথি সহ একদল কর্মচারীর সাথে একযোগে কাজ করুন;
3. নথির একটি অনলাইন আলোচনা তৈরি করা;
4. নথির বিভিন্ন সংস্করণের তুলনা;
5. নথিতে থাকা তথ্য রক্ষা করার পদ্ধতি;
6. অনুলিপি এবং সংরক্ষণাগার;
7. পৃথকীকরণের উপায়ের প্রয়োগ (উদাহরণস্বরূপ, ওয়াটারমার্ক);
8. একটি ইলেকট্রনিক ডিজিটাল স্বাক্ষর, ইত্যাদি ব্যবহার করার সম্ভাবনা

চাহিদা, কাজ, আর্থিক ক্ষমতা, কাঠামোগত বিভাগের একটি বিস্তৃত সিস্টেমের উপস্থিতি বা অনুপস্থিতির উপর ভিত্তি করে, কোম্পানির সুযোগ, এক বা অন্য সিস্টেম নির্বাচন করা হয়। বাজারে যথেষ্ট অফার আছে।

অসুবিধা এবং সমস্যা

অনেক সুবিধার মধ্যে (উপরে আলোচনা করা হয়েছে), সমস্যাও রয়েছে। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ব্যবহারের জন্য কর্মীদের পক্ষ থেকে কিছু প্রচেষ্টা প্রয়োজন। ব্যবহার সমস্যা অন্তর্ভুক্ত:

প্রোগ্রামগুলি অর্জন, ইনস্টল এবং রক্ষণাবেক্ষণের খরচ (বা বিশেষজ্ঞ বিকাশকারীদের নিজস্ব কর্মীদের রক্ষণাবেক্ষণের খরচ);

সিস্টেমের সমস্ত কার্যকারিতা শিখতে এবং ব্যবহার করার জন্য কর্মীদের অনুপ্রেরণা;

সফ্টওয়্যার পণ্যে কোম্পানির কার্যকলাপের সমস্ত সূক্ষ্মতা এবং পরিবর্তনগুলি বিবেচনায় নেওয়ার অসুবিধা;

অন্যান্য সংস্থাগুলির সাথে যোগাযোগ করার প্রয়োজন যা তাদের কাজে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা তথ্য সিস্টেম ব্যবহার করে না, যার মানে হল যে কখনও কখনও আপনাকে কাগজের নথিতে ফিরে যেতে হবে বা ইলেকট্রনিকগুলির নকল করতে হবে;

কখনও কখনও নথিগুলিতে আইনি শক্তি দেওয়ার সমস্যা রয়েছে যখন ডিজিটাল স্বাক্ষর বিকল্পগুলি ব্যবহার করা হয় না।

ডিজিটাল প্রযুক্তিতে রূপান্তরের জন্য কর্মীদের প্রশিক্ষণ এবং অনুপ্রাণিত করা একটি পৃথক কাজ, বিশেষ করে যদি কোম্পানিটি "কাগজের জগতে" দীর্ঘকাল ধরে বিদ্যমান থাকে এবং কর্মচারীরা নতুন প্রজন্মের তরুণ এবং সৃজনশীল মানুষ না হয়। তদুপরি, সমস্ত কর্মীদের জন্য সফ্টওয়্যার পণ্যগুলির বিকাশের স্তর আলাদা। এবং কখনও কখনও বাস্তব বাস্তবায়নে ডিজিটাল হওয়ার সিদ্ধান্ত নেওয়ার মুহুর্ত থেকে অনেক সময় এবং পর্যায় কেটে যায়। প্রক্রিয়াটি প্রথম নজরে সহজ।

পছন্দের অসুবিধা

অনেক তথ্য পুনরুদ্ধার আজকাল শুধুমাত্র অনুসন্ধান বারে একটি ক্যোয়ারী টাইপ দিয়ে শুরু হয়. সুতরাং, এই ক্রিয়াটির প্রতিক্রিয়া হিসাবে (অনুসন্ধান শব্দটিতে শব্দগুচ্ছের উপস্থিতি " ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমএবং কাগজপত্র"), তথ্য সন্ধানকারী রাশিয়ান এবং বিদেশী উভয় বিশেষজ্ঞদের দ্বারা বিকাশিত বিভিন্ন সিস্টেমের বিপুল সংখ্যক অফার পান। সবাই উচ্চস্বরে এই বিষয়ে সমস্ত ভোক্তা সমস্যার নিঃশর্ত সমাধান ঘোষণা করে। এবং এখানে আবিষ্কার আসে - পছন্দের সমস্যা। কীভাবে ভুল করবেন না? প্রকৃতপক্ষে, কম্পিউটার প্রোগ্রামগুলির কার্যকরী বৈশিষ্ট্যগুলি বোঝার জন্য, প্রোগ্রামার এবং উন্নত ব্যবহারকারীদের দক্ষতার কমপক্ষে প্রাথমিক ধারণা থাকা প্রয়োজন। কখনও কখনও আপনাকে পেশাদারদের জড়িত করতে হবে। তারপরে প্রশ্ন ওঠে কীভাবে একে অপরকে সঠিকভাবে বোঝা যায়, কীভাবে প্রোগ্রামারকে সংস্থার কাজগুলি ব্যাখ্যা করা যায়, যাতে তিনি প্রস্তাবিত সিস্টেমগুলিতে এই সমস্যার সমাধানের জন্য সবচেয়ে সঠিকভাবে অনুসন্ধান করেন।

একটি পণ্য নির্বাচন করার সময়, আপনাকে একটি সম্পূর্ণ অধ্যয়ন পরিচালনা করতে হবে, এমন পরিস্থিতিতে কার্যকারিতা অধ্যয়ন করতে হবে যেখানে বিকাশকারী-বিক্রেতা সর্বদা পণ্যটির সমস্ত সূক্ষ্মতা সবার কাছে প্রকাশ করতে আগ্রহী হন না। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম EDMS হওয়া উচিত সুবিধাজনক, কার্যকরী এবং ভোক্তার জন্য উপযোগী। তদুপরি, এর কার্যকলাপের বৈশিষ্ট্যগুলি বিবেচনায় নেওয়া। আপনাকে প্রোগ্রাম সম্পর্কে ভিডিও অধ্যয়ন করতে হবে, ব্যবহারকারীর পর্যালোচনা, স্ক্রিনশট দেখতে হবে, সম্ভবত পরীক্ষা করতে হবে এবং অনুশীলনে যাচাই করতে হবে, পৃথক মডিউল এবং ব্লক কিনতে হবে, যদি প্রোগ্রামটি অনুমতি দেয়, ধীরে ধীরে সিস্টেমটি চালু করতে হবে ইত্যাদি। ঠিক আছে, ইস্যুটির দাম কখনও কখনও তালিকার শেষ ইস্যু নয়।

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সংগঠন বাস্তবায়নের আগে ব্যবহারকারী বিভিন্ন উপায়ে একটি প্ল্যাটফর্ম বেছে নেওয়ার সমস্যাগুলি সমাধান করে - কেউ এটি নিজেরাই বোঝে, কেউ বাইরে থেকে বিশেষজ্ঞ এবং পরামর্শদাতাদের আকর্ষণ করে, অনেকে তাদের পূর্ণ-সময়ের কর্মীদের সহায়তায় পরিচালনা করে। . যাই হোক না কেন, আপনাকে বুঝতে হবে যে SED সিস্টেমটি একটি কোম্পানির জীবনে একটি দায়িত্বশীল পদক্ষেপ, যা একটি ভারসাম্যপূর্ণ এবং সচেতন পদ্ধতিতে করা হয়।

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার মৌলিক ধারণা

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার মৌলিক নীতি

• একটি নথির এককালীন নিবন্ধন, যা এই সিস্টেমের যেকোনো ইনস্টলেশনে একটি নথিকে অনন্যভাবে সনাক্ত করা সম্ভব করে তোলে।
• ক্রিয়াকলাপগুলির সমান্তরাল সম্পাদনের সম্ভাবনা, যা নথিগুলির চলাচলের সময় হ্রাস করতে এবং তাদের সম্পাদনের দক্ষতা বাড়াতে দেয়
• নথির গতিবিধির ধারাবাহিকতা, যা নথির (প্রক্রিয়া) জীবনের প্রতিটি মুহুর্তে নথি (কাজ) সম্পাদনের জন্য দায়ী ব্যক্তিকে সনাক্ত করতে দেয়।
• ডকুমেন্টারি তথ্যের একটি একক (বা সমন্বিত বিতরণকৃত) ডাটাবেস, যা নকল নথির সম্ভাবনাকে বাদ দেওয়া সম্ভব করে তোলে।
• দক্ষতার সাথে সংগঠিত নথি অনুসন্ধান সিস্টেম যা আপনাকে এটি সম্পর্কে ন্যূনতম তথ্য সহ একটি নথি খুঁজে পেতে দেয়।
• নথিগুলির বিভিন্ন স্থিতি এবং বৈশিষ্ট্যগুলির জন্য একটি উন্নত রিপোর্টিং সিস্টেম, যা আপনাকে নথি পরিচালনার প্রক্রিয়াগুলির মাধ্যমে নথির গতিবিধি নিয়ন্ত্রণ করতে এবং প্রতিবেদন থেকে ডেটার উপর ভিত্তি করে পরিচালনার সিদ্ধান্ত নিতে দেয়।

রাশিয়ান ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম

মালিকানা EDMS

বাজেট থেকে SED প্রদান করা হয়েছে

• বাজেট প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারী সংস্থাগুলির জন্য EDMS ফেডারেল ট্রেজারি দ্বারা সরবরাহ করা হয়

EDMS প্রদান করা হয়েছে

আরো দেখুন

• ECM (ব্যবসা) - এন্টারপ্রাইজ তথ্য সম্পদ ব্যবস্থাপনা সিস্টেম

লিঙ্ক

• শুধু ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং মিথস্ক্রিয়া সম্পর্কে। ব্লগ. আলোচনা.
• মানদণ্ড অনুযায়ী এন্টারপ্রাইজ ম্যানেজমেন্ট অটোমেশন সিস্টেম নির্বাচন

উইকিমিডিয়া ফাউন্ডেশন। 2010

অন্যান্য অভিধানে "SED" কী তা দেখুন:

SED- SEDO ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রযুক্তি। ফিনের SED একত্রিত অর্থনৈতিক বিভাগ। EDMS "ইলেক্ট্রনিক ডেমোক্রেসি" সিস্টেম http://e democratia.ru/ …

SED UD- ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা এবং মিথস্ক্রিয়া ব্যবস্থাপনা প্রযুক্তির সিস্টেম। উত্স: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 EDMS UD Directum ব্যবহার করার একটি উদাহরণ ... সংক্ষিপ্ত রূপ এবং সংক্ষেপণের অভিধান

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হল একটি স্বয়ংক্রিয় মাল্টি-ইউজার সিস্টেম যা একটি প্রতিষ্ঠানের কাজ পরিচালনার প্রক্রিয়ার সাথে এর কার্যকারিতা নিশ্চিত করার জন্য। ব্যবসায়িক পদের অভিধান। Akademik.ru. 2001... ব্যবসায়িক পদের শব্দকোষ

EDMS GO UR- উদমুর্ত প্রজাতন্ত্রের রাষ্ট্রীয় সংস্থাগুলির ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার সিস্টেম, উদমুর্তিয়া উত্স: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 ... সংক্ষিপ্ত রূপ এবং সংক্ষেপণের অভিধান

ইডিএমএস পিডি- প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন ফিনের ইলেকট্রনিক নথির প্রচলন ব্যবস্থা। সূত্র: http://mskit.ru/news/n57353/ … সংক্ষিপ্ত রূপ এবং সংক্ষেপণের অভিধান

SEDO চ্যান্সেলর টাইপ ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন সিস্টেম, SEDO বিকাশকারী আইবিএ, মিনস্ক ওয়েবসাইট www.kancler.by www.iba.by এই শব্দটির অন্যান্য অর্থ রয়েছে, চ্যান্সেলর দেখুন। চ্যান্সেলর... উইকিপিডিয়া

SEDO- EDMS SEDO ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রযুক্তি ... সংক্ষিপ্ত রূপ এবং সংক্ষেপণের অভিধান

- - ইউক্রেনীয় কোম্পানী "Bankomsvyaz" এর বিশেষজ্ঞদের দ্বারা তৈরি একটি বৈদ্যুতিন নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম, যা নথি প্রক্রিয়াকরণের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালনা এবং তাদের বাস্তবায়ন পর্যবেক্ষণের জন্য একটি সম্পূর্ণ সিস্টেম তৈরি করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এও... ... উইকিপিডিয়া

EDMS এর ধরন, কর্পোরেট ইনফরমেশন সিস্টেম ডেভেলপার OAO ইন্ডাস্ট্রিয়াল ইনফরমেশন সিস্টেমের উপর লেখা ... উইকিপিডিয়া

LanDocs হল কর্পোরেট কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট (ECM/EDMS) তৈরির জন্য একটি সফটওয়্যার প্ল্যাটফর্ম। LANIT কোম্পানির নিজস্ব উন্নয়ন। LanDocs Type ECM, ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, EDMS ডেভেলপার... ... উইকিপিডিয়া

বই

• অফিসের কাজের আধুনিক প্রযুক্তি এবং নথি প্রবাহ নং 9 (45) 2014, উপলব্ধ নয়। "অফিসের কাজ এবং নথি প্রবাহের আধুনিক প্রযুক্তি" - অফিস বিভাগের প্রধানদের জন্য একটি ম্যাগাজিন। আপনি কীভাবে কার্যকরভাবে ইলেকট্রনিক বাস্তবায়ন এবং অপ্টিমাইজ করবেন তা শিখবেন ...