Laboratorija #1
organizacioni dizajn
Teorijsko opravdanje
Poslovni proces je stabilan, svrsishodan skup međusobno povezanih aktivnosti (drugim riječima, slijed rada), koji, koristeći određenu tehnologiju, pretvara inpute u izlaze koji su od vrijednosti za potrošača.
Za rješavanje različitih poslovnih problema potrebno je detaljno i vizualno opisati procese. Odnosno, da grade svoje modele. Modeli su namijenjeni za detaljan opis operacija koje se izvode uzastopno u vremenu primjenom određene tehnologije.
Slika 1.1 - Model "procesa"
Postoje različite mogućnosti za grafički, tabelarni, tekstualni opis procesa. Pogledajmo kako napraviti grafički dijagram poslovnog procesa pomoću softverskog alata Microsoft Visio. Prije svega, vrijedi reći da Visio proizvod nije uključen u standardni Microsoft Office paket.
Metodološka uputstva za izvođenje radova:
Program pokrećemo pomoću dugmeta "Start" ili preko prečice na radnoj površini.
Slika 1.2 – Glavni prozor programa MS Visio 2010
Slika 1.3 - Glavni prozor programa MS Visio 2003
Prvo što ćemo vidjeti nakon pokretanja programa je prozor u kojem se od nas traži da iz predloženih kategorija odaberemo vrstu grafičke konstrukcije koja nam je potrebna. Za naše potrebe biramo kategoriju "Poslovni procesi". Ovdje ćemo vidjeti različite varijante dijagrama koji se koriste za opisivanje procesa i dijagrama toka. Na primjer, protok podataka ili rad; interfunkcionalni dijagrami.
Od predloženih opcija za opisivanje procesa u meniju izaberite opciju EPC dijagram.
Novi fajl se takođe može kreirati u radnom režimu sa otvorenim drugim fajlovima, kroz glavni meni. Odaberite Datoteka - Novo (Novo) - Poslovni proces (Poslovni proces) - i tip koji nam je potreban - ePC dijagram.
Izbornik sa lijeve strane sadrži objekte koje ćemo koristiti prilikom izrade dijagrama procesa.
- Događaj
‒ Funkcija
‒ Izvođač
I logički operatori: i, ekskluzivno ili, neisključivo ili.
Slika 1.4 - Objekti za izgradnju dijagrama procesa
Korišćenje softverskog alata Microsoft Visio je zgodno, jednostavno i pristupačno za pravljenje grafičkih dijagrama poslovnih procesa.
U sljedećoj vježbi ćemo detaljno analizirati pravila za konstruisanje kola u takozvanoj epC notaciji – odnosno jeziku za grafičko modeliranje.
Vježba 1. Pravila za izradu dijagrama procesa u epC notaciji
Nalazimo se u softverskom paketu Visio i gledamo u predstavljanje poslovnog procesa pod nazivom lanac procesa vođen događajima - ili EPC. Šeme ovog tipa su zgodne, lake za čitanje i trenutno se aktivno koriste u praksi. Hajde da detaljno analiziramo kako pravilno napraviti dijagram procesa. Koristićemo objekte koji se nalaze u meniju sa leve strane.
Da biste to učinili, desnim klikom dolazimo do izbornika, odabiremo "format", "Popuni" - i mijenjamo boju u svjetliju. Također u svojstvima objekta možete promijeniti šrafiranje, vrstu i debljinu linije konture, sjene.
Mogu se preuzeti iz kutije s alatima na lijevoj strani ili sa kontrolne table. Ako je potrebno, možete prilagoditi i njihova svojstva. Najčešće je linija veze između objekata označena crnom i isprekidanom. Možete povećati strelicu za bolju vidljivost.
Hajde da pokušamo da izgradimo određeni lanac akcija. Kako ne bismo svaki put postavljali svojstva objekta, koristit ćemo funkciju kopiranja. Da biste to učinili, desnom tipkom miša odaberite objekt, kliknite na "copy" i zatim "paste". Dodatni objekti se mogu izbrisati pomoću dugmeta na traci sa alatkama ili tastera Delete na tastaturi.
U praksi, svako djelo izvodi neka osoba, izvođač. Da biste odredili izvođača, odaberite objekat. Na primjer, žuti oval. I stavljamo ga obavezno desno od funkcije, ne zaboravljajući da naznačimo organizacionu jedinicu. To može biti odjel, grupa, odjel ili samo pozicija izvođača. Svoj objekt povezujemo s drugima putem komunikacijske linije. U ovom slučaju, linija treba biti ravna - bez početne i krajnje strelice.
Opcije
1. Rezervacija karata.
2. Kupujte preko internet prodavnice.
3. Kupovina stana.
4. Bankarski kredit.
5. Kabelska TV veza.
6. Zakup maloprodajnog prostora.
7. Zakazivanje kod doktora.
8. Održavanje.
9. Hotel.
10. Osiguravajuće društvo.
11. Biblioteka.
12. Kursevi napredne obuke.
13. Transport tereta.
14. Iznajmljivanje automobila.
15. Ulaganje slobodnih sredstava.
2. Koristeći varijantu preduzeća predstavljenu u prvom zadatku, izradite organizacioni dijagram na novoj stranici:
- čuva i prikazuje informacije o zaposlenima, odjeljenjima, odjeljenjima u organizacionim šemama;
‒ prilagodite izgled organizacione šeme.
Dodatak 1
Provjera ispravnosti dijagrama
TP1 Pravno izvršenje ugovora
Pravilo 1: EPC funkcijski dijagram mora početi s najmanje jednim početnim događajem (početni događaj može pratiti sučelje procesa) i završiti s najmanje jednim završnim događajem (završni događaj može prethoditi sučelju procesa).
Nisu pronađene greške.
Pravilo 2: Kako proces napreduje, događaji i funkcije se moraju izmjenjivati (događaj i funkcija mogu biti povezani preko operatora).
Nisu pronađene greške.
Pravilo 3: Događaji i funkcije moraju sadržavati tačno jednu dolaznu i jednu odlaznu vezu, koje odražavaju napredak procesa.
Nisu pronađene greške.
Pravilo 4: Dijagram ne bi trebao sadržavati neimenovane veze.
Nisu pronađene greške.
Pravilo 5: Jedan događaj ne smije biti praćen operatorom "OR" ili "XOR".
Nisu pronađene greške.
Pravilo 6: Svaki operator spajanja mora imati najmanje dvije dolazne veze i samo jednu odlaznu, operator grananja mora imati samo jednu dolaznu vezu i najmanje dvije odlazne. Operatori ne mogu imati više dolaznih i više odlaznih veza u isto vrijeme.
Nisu pronađene greške.
Pravilo 7: Operatori mogu samo kombinovati ili granati elemente istog tipa. Spajanje ili grananje funkcija i događaja u isto vrijeme nije moguće.
Nisu pronađene greške.
Pravilo 8: Svaka funkcija mora imati odnos "izvodi" sa najmanje jednim i najviše tri subjekta.
Nisu pronađene greške.
Pravilo 9: Na dijagramu isti događaj treba biti prisutan samo jednom.
Nisu pronađene greške.
Laboratorija #1
Zadatak opisivanja poslovnih procesa pomoću MS Visio.
Dijagrami procesa su vizualizacije bilo koje vrste procesa korak po korak. Obično se kreiraju kao dijagrami toka s oblicima koji predstavljaju faze procesa sa povezanim strelicama koje pokazuju sljedeći korak.
Visio sadrži mnogo predložaka dijagrama procesa, ali se svi mogu svrstati u jednu od dvije kategorije:
Dijagrami procesa opće namjene
Ako želite dijagram procesa, a nemate specifične metodologije na koje se želite pretplatiti, jedan od ova tri obrasca mora biti pogrešno implementiran:
Jednostavan blok dijagram
Blok dijagram funkcija
Dijagram toka rada
Da biste pronašli ove uzorke:
Otvorite karticu File.
Kliknite na dugme Stvoriti.
Odaberite blok dijagram.
Jednostavan blok dijagram
Jednostavan predložak dijagrama toka koristan je za širok raspon poslovnih procesa gdje se sve potrebne aktivnosti mogu predstaviti jednostavnim geometrijskim oblicima.
Blok dijagram funkcija
Unakrsni funkcionalni blok dijagrami, isti kao jednostavni dijagrami toka, ali sa dodatnim elementom strukture: kontejneri koji se nazivaju "trake", predstavljaju ljude ili odjele koji su odgovorni za sve potrebne aktivnosti. U stvari, međufunkcionalni blok dijagram koristi obrazac jednog skupa elemenata figure koristi jednostavan obrazac dijagrama toka; Glavna razlika: postoje neke pjesme dodane na stranicu sa.
Dijagram toka rada
Dijagram toka rada - Grafički dijagram opće namjene. Sadrži oblike za mnoge uobičajene poslovne odjele, objekte i radnje. Može se koristiti umjesto jednostavnog dijagrama toka za prikaz na reprezentativniji način kako proces prolazi kroz različite faze.
Dijagrami procesa za specifične metodologije
Dijagrami procesa zasnovani na metodologiji imaju dodatnu strukturu od dijagrama opšte namjene i mogu prenijeti detaljnije informacije. Često se koriste simboli koji imaju specifično značenje ili zahtijevaju da određeni tipovi podataka prate određene oblike kako bi se proces dovršio. Ova pravila ili propisi se obično opisuju službenim imenom u specifikaciji, od kojih je većina dostupna na internetu.
Da biste pronašli ove uzorke:
Otvorite karticu File.
Kliknite na dugme Stvoriti.
Kliknite na dugme blok dijagrami ili posao.
Evo nekih predložaka koji dolaze s Visioom za podršku dijagramima metodoloških procesa:
-
Six Sigma
Šema upravljanja kvalitetom
Notacijski dijagram modeliranja poslovnih procesa
Stablo grešaka
Šema IDEF0
Shema BPMN
Možete kreirati dijagrame toka za modeliranje poslovnih procesa (BPMN) koji su u skladu sa standardom BPMN 1.2.
Stablo grešaka
Korištenje stabala grešaka za dokumentiranje poslovnih procesa, uključujući Six Sigma i ISO 9000 procese.
Šema IDEF0
Kreiranje hijerarhijskih dijagrama za upravljanje konfiguracijama modela, analiza potreba i koristi, definicija zahtjeva i modeli kontinuiranog poboljšanja pomoću modela izgradnje dijagrama procesa IDEF0 služe.
ITIL shema
Microsoft SharePoint Workflow
Kreirajte tok rada dijagrama s napomenama za SharePoint 2010 u Visio-u i izvezite njihove konfiguracije u SharePoint Designer.
Shema SDL
Objektno orijentisani dijagrami za komunikacione i telekomunikacione sisteme i mreže koristeći jezik opisa i specifikaciju.
Six Sigma
Koristite ovaj predložak za kreiranje dijagrama toka Six Sigma ili dijagrama kuće kvaliteta.
Šema upravljanja kvalitetom
Kreirajte sveukupne dijagrame kontrole kvaliteta, uključujući uzročno-posljedične i funkcionalne dijagrame toka odozgo prema dolje za redizajn poslovnih procesa i kontinuirano poboljšanje.
Dijagram toka vrijednosti
Ilustrirajte materijale i informacije u procesu vitke proizvodnje sa dijagramima toka vrijednosti.
Dijagram poslovnog procesa odražava njegovu suštinu i mehanizam rada. Kreiranje kola samo po sebi nije teško. Dovoljno je razumjeti na koja pitanja bi shema trebala odgovoriti, a zatim slijediti algoritam kreiranja. Ako jedva čekate da počnete kreirati modele ili ne znate odakle da počnete, ovaj članak je za vas.
Želim da vas podsjetim da je prije početka opisa poslovnih procesa neophodno. kompanije su platforma sa koje treba početi.
Algoritam koji ovdje predstavljam bit će koristan onima koji će tek opisati poslovne procese. Za one koje sam obučavao, članak će biti odlično ponavljanje onoga što je prošlo))))
Dijagram poslovnog procesa - uputstva za nestrpljive
1 - Definirajte granice procesa
Svaki poslovni proces počinje i završava se događajem. Prva stvar koju treba učiniti je označiti početak i kraj događaja.
2 - Nacrtajte glavne blokove procesa
Rasporedite glavne blokove (podprocese, operacije) redosledom kojim se izvode.
Nemojte komplicirati shemu u ovoj fazi. Prikažite blokove kao da proces radi savršeno.
3 - Dodajte viljuške i druge događaje
A sada je vrijeme da malo iskomplikujemo stvari. Dodajte glavne opcije za razvoj procesa i glavne međudogađaje. Dopunite dijagram operacijama koje nedostaju.
4 - Odredite uloge učesnika u procesu
U poslovnim procesima ne postoje pozicije ili određeni zaposlenici. Umjesto toga, koristi se koncept "uloge". Jedan zaposleni može obavljati više uloga. Jednu ulogu može obavljati više zaposlenih. Pozicija se sastoji od skupa uloga.
Dodajte operacije koje nedostaju po potrebi.
5 - Postavite dokumente na dijagram
Dokument nije nužno službeni papir sa sedam potpisa. Sa stanovišta upravljanja poslovnim procesima, dokument je informacija na bilo kom nosaču informacija. E-mail, izvještaj, prezentacija, SMS - sve su to dokumenti.
Ponekad je potrebno prikazati međuproizvode. To su praznine, poluproizvodi ili jednostavno važni dijelovi posla koji prelaze iz jednog procesa u drugi. Dodajte ih u ovoj fazi. Neophodno.
6 - Dodajte rabljene programe i baze podataka
Proces bi trebao odražavati koje programe i baze podataka koristi.
7 - Rasporedite alate i materijale
Ako se u procesu koriste alati i/ili materijali, to bi također trebalo biti prikazano. Glavne tačke se mogu identifikovati na dijagramu poslovnog procesa. Detaljan opis najbolje je dati u komentarima i posebnim dijelovima opisa. Odlična opcija je sastavljanje dijagrama koji je posebno fokusiran na upotrebu alata i materijala. U takvoj šemi naglasak nije na toku posla, već na tome kako, u kojoj količini i koji materijali se koriste u poslovnom procesu.
8 - Definirajte indikatore učinka u poslovnom procesu
Stavite na dijagram poslovnog procesa indikatore učinka koji se na ovaj ili onaj način uzimaju u obzir u sistemu.
9 - Povežite primljenu šemu sa drugim procesima
Svaki poslovni proces je samo dio većeg sistema. Svi procesi su međusobno povezani. U suštini, veza je nešto što proces razmjenjuje sa drugim procesima. Imajte na umu da morate navesti procese s kojima je trenutni proces povezan, kao i ono što razmjenjuju.
Povezivanje poslovnog procesa sa drugim procesima 10 - Provjerite rezultirajući model poslovnog procesa
U principu, shema je spremna. Dijagram poslovnog procesa treba da odgovori na sljedeća pitanja:
- Gdje počinje i gdje završava poslovni proces?
- Koje procese uključuje? Šta se razmjenjuje?
- Koje se operacije izvode? kojim redom?
- Ko obavlja aktivnosti u procesu?
- Koji se dokumenti koriste i pojavljuju u procesu? U kojim operacijama se koriste/pojavljuju ovi dokumenti?
- Koji se alati, materijali, softver i baze podataka koriste u procesu iu kojim operacijama?
- Koji se pokazatelji uspješnosti i gdje tačno evidentiraju u poslovnom procesu?
Dobro pripremljena šema treba da bude laka za razumevanje i dovoljno informativna.
Dijagram poslovnog procesa trebao bi biti razumljiv “čovjeku na ulici”.
Dijagram poslovnog procesa u fazi opisa treba da odražava kako se proces izvodi u stvarnom životu.
Ovaj algoritam će vam omogućiti da jednostavno i brzo opišete potrebne poslovne procese. Zatim ću detaljno govoriti o opisu poslovnih procesa. Ostati u kontaktu.
Često me pitaju - šta čitati o poslovnim procesima?
Jedna od najboljih stranica na Runetu je www.klubok.net. I sam sam "odrastao" na forumu i člancima na ovoj stranici. Mnogi članci nisu izgubili na aktuelnosti ni sada. Preporučujem da počnete s njim.
Ali ako govorimo o knjigama, onda sa sigurnošću mogu reći da je najbolja knjiga o poslovnim procesima knjiga koju su napisali Repin i Jeliferov: "Poslovni procesi kompanije. Izgradnja, analiza, regulacija."
Opis poslovnih procesa: težnja za jednostavnošću.
Članak se bavi pitanjima odabira oznake za opisivanje procesa u svrhu naknadne regulacije. Često korištene notacije toka rada se međusobno upoređuju, kao što su: "Jednostavan dijagram toka" u MS Visio-u, "Procedura" Business Studio-a, ARIS eEPC notacija i drugi.
Kada se porede notacije, fokus je na kreiranju jednostavnih i razumljivih dijagrama procesa za zaposlene u organizaciji.
Za poslovne analitičare kompanija, teze o kojima se govori u članku predstavljaju ozbiljan razlog za razmišljanje o tome koliko su efikasni pristupi koje koriste u izradi grafičkih dijagrama organizacionih procesa.
Uvod
Jedan od najvažnijih ciljeva za formiranje grafičkih dijagrama procesa je njihova naknadna upotreba u regulatornim dokumentima organizacije. Ove šeme po pravilu koriste zaposleni koji nisu obučeni za složene notacije, nemaju vještine analize sistema itd. Za njih je vrlo važna jednostavnost i jasnoća shema. Složene, zbunjujuće sheme koje sadrže mnogo različitih simbola ljudi slabo percipiraju, što otežava njihovu praktičnu upotrebu. Stoga je u praktične svrhe važan pravilan izbor i upotreba notacije (metoda) za opisivanje procesa. Po kojim kriterijumima treba izabrati takvu notaciju? Kako međusobno upoređivati različite notacije? Pogledajmo neke popularne oznake i pokušajmo odgovoriti na ova pitanja.
Poređenje notacijeZa poređenje su odabrane sljedeće oznake opisa procesa:
- "Jednostavan dijagram toka" (sa prikazom kretanja dokumenata, korištenjem bloka "Odluka");
- "Jednostavan blok dijagram" (bez prikaza kretanja dokumenata, bez korištenja blokova "Rješenje");
- "Procedura" sistema Business Studio (jedna od mogućih opcija prezentacije);
- ARIS eEPC.
Jednostavan i intuitivan proces odabran je kao testni slučaj. Rezultati opisa ovog procesa prikazani su na sl. 1-4.
Rice. 1. Dijagram procesa u notaciji "Jednostavan dijagram toka" u MS Visio (sa kretanjem dokumenata, korištenjem bloka "Rješenje").
Na dijagramu na sl. 1. Redoslijed procesnih operacija u vremenu prikazan je debelim strelicama, a kretanje dokumenata je prikazano tankim tačkastim strelicama. Blokovi "Solution" se koriste na klasičan način. Oni prikazuju informacije (pitanja) o kojima „zavisi“ daljnji tok procesa. Ovaj pristup korištenju "dijamanata" je vrlo čest. Ali zapravo, cjelokupna logika odlučivanja i formiranja određenih izlaza (dokumenata) treba da bude sadržana u operacijama procesa. Ako razmislite o tome, vrijednost (značenje) crtanja ovih "dijamanata" nije očigledna. Koji su to objekti: procesne operacije, događaji? Čini se da nije ni jedno ni drugo. Ovo su prije izjave za donošenje odluke pod nekim uslovom. Ali na kraju krajeva, mi razvijamo dijagram procesa za ljude, a ne pišemo kompjuterski program na posebnom jeziku. U kompjuterskom programu, "dijamant" bi bio punopravna operacija za poređenje uslova, itd. Ali na dijagramu procesa morate prikazati stvarne objekte - procese koje obavljaju ljudi, dokumente, informacione sisteme itd. Razmislite o tome, da li je ispravno prikazati "dijamante" odvojeno od procesa procesa na dijagramu? Umjesto toga, možete:
a) opisati logiku donošenja odluka u obliku niza operacija na šemi procesa koji se razmatra;
b) opisati logiku u obliku dijagrama koraka odgovarajućeg podprocesa, prelazeći na nivo ispod;
c) opisati logiku u tekstu (u tekstualnim atributima operacije) i zatim je dovesti u raspored izvršavanja procesa.
Hajde da formulišemo “plus” i “minus” gore navedenog (slika 1.) metode korišćenja “dijamanata”.
| "Jednostavan dijagram toka" u MS Visio (sa kretanjem dokumenata, korištenjem bloka "Rješenje") | |
| "Pros" | "Minusi" |
|
|
Na sl. 2. prikazuje primjer istog procesa, samo opisanog bez upotrebe blokova i dokumenata "Solution". Lako je provjeriti da na ovom dijagramu ima 24 grafička elementa manje nego na dijagramu na sl. 1. Šema sl. 2. izgleda mnogo jednostavnije. Od grafičkih elemenata ne zasljepljuje, ali sa stanovišta informativnosti ova shema je sasvim razumljiva i dostupna krajnjem korisniku. Ako se za svaku operaciju procesa u tekstu opisuju zahtjevi za njegovu implementaciju, onda je kombinovanjem tabelarnog i grafičkog oblika prikaza moguće adekvatno opisati proceduru izvođenja procesa za zaposlene u kompaniji.
Rice. 2. Dijagram procesa u notaciji "Jednostavan dijagram toka" u MS Visio (bez kretanja dokumenata, bez korištenja bloka "Odluka").
"Prednosti" i "protiv" grafičkog prikaza procesa u obliku prikazanom na sl. 2. prikazani su ispod.
Općenito, upotreba shema u formatu sličnom onom prikazanom na Sl. 2 je pogodan i za programere i za zaposlene koji rade prema ovim šemama.
Na sl. 3. prikazan je dijagram procesa, formiran u notaciji "Procedure" okruženja za modeliranje Business Studio. Shema ima nekoliko karakteristika. Prvo, blokovi "Odluka" se ne koriste na standardni način - ne kao grafički element za prikaz pitanja i grananja, već kao punopravna operacija procesa donošenja odluka. U Business Studio, „dijamant“ ima gotovo sve atribute punopravnog procesa, ali se ne može razložiti (možda će programeri sistema to omogućiti vremenom). Upotreba "romba" (umjesto četverougla) čini dijagram jasnijim. U isto vrijeme, bilo koja tekstualna informacija može se unijeti u atribute dijamanta: opis, početak, kraj, zahtjev za rokom itd.
Druga karakteristika dijagrama procesa prikazanog na Sl. 3., je upotreba strelica. Da biste prikazali redoslijed operacija, možete koristiti strelicu s jednim vrhom - strelicom "prednost". Možete koristiti strelicu sa dva vrha za prikaz kretanja dokumenata. Ali u Business Studiju možete koristiti samo jednu vrstu strelice - strelice "prednost". Istovremeno se na imenovane strelice može priložiti potreban broj dokumenata koji su definirani u imeniku objekata aktivnosti. Ovaj pristup omogućava:
- značajno smanjiti broj grafičkih elemenata na dijagramu procesa, a istovremeno:
- prikazati potrebne informacije o ulaznim i izlaznim dokumentima u procesnim propisima.
Dakle, bez zatrpavanja dijagrama nepotrebnim elementima, ipak možemo u potpunosti opisati proces i učitati sve potrebne informacije u propise.
"Prednosti" i "protiv" grafičkog prikaza procesa u obliku prikazanom na sl. 3. prikazani su ispod.
Rice. 3. “Procedura” sistema Business Studio (varijanta sa netradicionalnom upotrebom blokova “Solution”).
U slučaju korištenja Business Studio, notacija "Procedura" se može koristiti na malo drugačije načine. Autor članka teži pristupu predstavljenom na sl. 3.
Na sl. Slika 4 prikazuje dijagram procesa koji se razmatra, razvijen u ARIS eEPC notaciji. Imajte na umu da se neke operacije procesa nisu uklapale u dijagram. Ovaj nekompletni dijagram najjednostavnijeg procesa, napravljen u ARIS eEPC notaciji, sadrži četiri logičke izjave i osam događaja! Osoba koja čita dijagram mora biti u stanju ispravno protumačiti sve ove logičke operatore. Bez posebne obuke i određenih vještina u čitanju ovakvih dijagrama, malo je vjerovatno da će običan zaposlenik moći razumjeti logiku dotičnog procesa bez detaljnog tekstualnog opisa ili pomoći kvalifikovanog poslovnog analitičara.
Imajte na umu da dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji zauzima znatno više prostora od dijagrama prikazanih na Sl. 1-3. Složenost formiranja takve sheme je također znatno veća.
| Dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji (ugrađen u Business Studio) | |
| "Pros" | "Minusi" |
|
|
Općenito, ako nećete kupiti SAP R / 3, onda izbor i korištenje ARIS eEPC notacije nije, sa stanovišta autora članka, optimalno rješenje. Vrijedi obratiti pažnju na vizualniju i intuitivno razumljiviju notaciju za opise procesa. Međutim, za neke, ARIS eEPC notacija može izgledati jasnija i razumljivija. U određenoj mjeri, to je stvar ukusa.
Rice. 4. Dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji (ugrađen u Business Studio).
Opis procesa za kasniju automatizaciju
Zanimljivo je pogledati dotični dijagram procesa ako je opisan u BPMN 2.0 notaciji. Ova notacija je namijenjena da opiše "izvršne" procese, tj. procese koje podržava BPM sistem.
Vaše mišljenje o korištenju BPMN 2.0. dionica A.A. Belaichuk - generalni direktor kompanije "Business Console":
Na sl. 5 prikazuje isti proces u BPMN notaciji. Kao što vidimo, ova figura je slična slici 1: u BPMN notaciji, zadaci su predstavljeni pravougaonicima, viljuške - dijamantima, podaci - ikonom sličnom dokumentu. Kontrolni tokovi su pune linije, tokovi podataka su isprekidani. Treba napomenuti da je samo mali dio BPMN notacije uključen u ovaj dijagram: samo jedna vrsta viljuške od 5 dostupnih u paleti, jedna vrsta zadataka od 8. Pored šire palete, ova notacija je odlikuje se sposobnošću modeliranja ne samo izolovanog toka posla, već i nekoliko procesa koji međusobno komuniciraju putem poruka ili podataka. Osim toga, ova notacija je stroža: ne definira samo ikone, već i pravila po kojima se one mogu međusobno kombinirati. Potreba za ovakvim pravilima diktirana je činjenicom da je BPMN notacija usmjerena ne samo na to da će je ljudi čitati, već i na direktno izvršavanje posebnim softverom - "motorom" BPM sistema. U isto vrijeme, kao što pokazuje ovaj primjer, kada se koristi ograničeni podskup palete, BPMN nije ništa komplikovaniji od poznatog dijagrama toka. Pa, za one koji žele profesionalno savladati BPMN, preporučujemo specijalizovanu obuku www.bpmntraining.ru. |
Rice. 5. Procesni dijagram u BPMN 2.0 notaciji.
Životna praksa
Na sl. Slika 6 prikazuje fragment dijagrama procesa koji su razvili poslovni analitičari vrlo specifične kompanije u notaciji koju su izmislili. Shema je izgrađena na principima "Jednostavnog blok dijagrama" - blok "Rješenje" se koristi u svojoj klasičnoj verziji. Osim toga, dijagram prikazuje mnoge druge simbole koji se koriste na nestandardan način.
Prilikom formiranja šeme na sl. 6, poslovni analitičari su se očito "borili" za vidljivost i maksimalnu jasnoću za prosječnog korisnika. Oni su nastojali da minimiziraju, ili čak eliminišu tekstualne komentare na dijagramima procesa. Izvođači su jednostavno odštampali dijagram A3 formata, pri čitanju kojeg je odmah sve postalo jasno: šta raditi, kako, koje dokumente koristiti itd.
Shema koja se razmatra, naravno, nije primjer jednostavnosti i jasnoće. Ali formiran je kako bi se izvršiocima procesa prenio maksimum korisnih informacija.
nalazi
Dakle, očigledno je da pri opisivanju procesa treba težiti jednostavnosti i razumljivosti za zaposlene.
Upotreba složenih, formaliziranih notacija pri opisivanju procesa dovodi do:
- poteškoće u korišćenju (tumačenju) šema od strane običnih zaposlenih;
- nemogućnost (teškoće) organizovanja rada na opisivanju procesa od strane zaposlenih u odjeljenjima koji nisu prošli posebnu obuku;
- značajno povećanje troškova rada poslovnih analitičara za formiranje šema;
- dodatne poteškoće u dokumentovanju kola (veliki volumen, itd.);
Stoga ne zatrpavajte dijagram procesa raznim grafičkim elementima. Ali čak i ako se koriste, bolje je da nose korisne informacije za zaposlene, a ne da budu samo posljedica formalne primjene modeliranja notacija.
V.V. dr Repin, vanredni profesor, izvršni direktor BPM Consulting Group doo, rukovodilac. Odjel za upravljanje poslovnim procesima NOU HPE "IEF "Synergy", osnivač portala www.FineXpert.ru
Upravo te jednostavne principe pokušavam prenijeti poslovnim liderima koji, fascinirani prekrasnim prezentacijama softverskih proizvoda, često zaborave da je jednostavna kontrolna lista često bolja od 10 stranica propisa.
Ovaj članak nastavlja ciklus publikacija o alatima koje ruske kompanije mogu koristiti za rješavanje problema modeliranja i poboljšanja poslovnih procesa bez značajnih rizika. Podsjetimo, prethodni članak u ovoj seriji govorio je o proizvodima IDS Scheer, koji zauzima najviše pozicije u rejtingu analitičkih kompanija. Danas ćemo govoriti o proizvodu drugačijeg cjenovnog ranga, ne toliko funkcionalnom u smislu modeliranja poslovnih procesa, ali vrlo popularnom i masovnom - Microsoft Visio.
I opet, mišljenje analitičara...
Niska cijena Visia, zajedno sa faktorima kao što je pripadnost vodećoj porodici uredskih proizvoda koje proizvodi lider softverske industrije, dovela je do veoma značajnog tržišnog udjela modeliranja poslovnih procesa (prema Gartneru - 34%) i visokih ocjena u analitičkim izvještajima. kompanije. Tako analitička kompanija Gartner ovaj proizvod svrstava u lidera na tržištu (slika 1).
Rice. 1. Vodeći proizvođači alata za analizu poslovnih procesa
(izvor: Blechar M. Magic Quadrant za alate za analizu poslovnih procesa,
2H07-1H08 - Gartner istraživačka bilješka G00161090, 23. septembar 2008.)
Prema Gartneru, Visio je jedan od najboljih alata za one kompanije koje tek počinju modelirati i analizirati svoje poslovne procese i prvenstveno su fokusirane na njihovu vizualizaciju. Međutim, u procesu razvoja ovog smjera u kompaniji, ovaj proizvod se obično zamjenjuje funkcionalnijim alatom.
Visio na ruskom tržištu
Na ruskom tržištu Visio je predstavljen na isti način kao i ostali Microsoft uredski proizvodi – odnosno dostupan je u svim regijama kroz visoko razvijenu partnersku mrežu. Preko njega se pružaju usluge održavanja, tehničke podrške i obuke na ruskom jeziku. Ruska verzija ovog alata postoji već dugo vremena. Postoje knjige o proizvodu i rješenjima zasnovanim na njemu (uključujući alate za modeliranje poslovnih procesa; međutim, ovi alati su predmet posebne rasprave, jer se njihova dostupnost, mogućnosti i cijene značajno razlikuju od dostupnosti i mogućnosti originalnog proizvoda i cijena za to).
Karakteristike proizvoda
Tehničke karakteristike. Pohrana podataka
Visio je tehnički desktop aplikacija koja manipuliše pojedinačnim datotekama (dokumentima). Visio crtež uključuje jedan ili više dijagrama raspoređenih na jednoj ili više stranica. Svaki dokument sadrži skup simbola (koji odgovaraju objektima modela) i konektora (koji odgovaraju vezama), dok simboli, pored imena, mogu imati i dodatne atribute koje korisnik definiše tokom modeliranja.
Ako je potrebno, skup znakova uključen u proizvod može se proširiti znakovima koje je kreirao korisnik. Ne postoje globalna ograničenja za pravila i mogućnost stvaranja veza između određenih vrsta simbola u proizvodu, međutim, u njemu je dostupan mehanizam takozvanih predložaka dijagrama, čija upotreba vam omogućava da ograničite skup simboli dostupni direktno na odgovarajućoj alatnoj traci tokom procesa modeliranja. Šablone mogu kreirati korisnici, dok paket proizvoda uključuje set gotovih šablona (slika 2).
Rice. 2. Predlošci dijagrama uključeni u Visio
Po pravilu, skup modela koji opisuju delatnost preduzeća je skup zasebnih fajlova, a u slučaju dovoljno velikih kompanija i sveobuhvatnog opisa delatnosti, broj takvih datoteka može biti nekoliko hiljada. Ne postoje tehnička sredstva za obezbeđivanje odnosa između modela pohranjenih u različitim datotekama na nivou proizvoda, iako proizvod obezbeđuje sredstva za samostalnu implementaciju takvih odnosa (o njima ćemo govoriti malo kasnije). Stoga, upotreba Visio-a u ovakvim slučajevima, posebno u uslovima stalno promenljivih procesa, zahteva značajnu količinu održavanja za tako impresivan skup modela.
Podržane metodologije i notacije
Sve dok se skup simbola i predložaka Visio-a može proizvoljno proširiti i sam proizvod ne podrazumijeva globalna ograničenja mogućnosti korištenja simbola i odnosa među njima, opis poslovnih procesa korištenjem Visio-a može se formalno provesti unutar okvira. gotovo svake metodologije. Istovremeno, paket proizvoda u bilo kojem izdanju (Standard, Professional) ima skup predložaka modela za najčešće notacije, kao što su dijagrami toka podataka, lančani dijagrami s dodanim kvalitetom, Procesni lanac vođen događajima, IDEF0, SwimLane dijagrami , kao i šabloni za modeliranje organizacionih struktura preduzeća (sl. 3 i 4).
Rice. 3. Procesni model Swim Lane
Rice. 4. Tip modela EPC (lanac procesa vođen događajima)
Dokumentirajte procese i kreirajte rješenja zasnovana na Visio-u
Microsoft Visio uključuje Visual Basic for Applications runtime koda, koji vam omogućava da pišete kod dok korisnik radi i da ga kreirate koristeći razvojno okruženje (slika 5).
Rice. 5. VBA razvojno okruženje u Microsoft Visio
Za pristup podacima modela, Visio obezbeđuje odgovarajući objektni model koji je dostupan preko COM interfejsa i iz vremena izvršavanja VBA koda unutar same aplikacije i iz eksternih aplikacija. Imajte na umu da su i programski jezik i objektni modeli svih Microsoft Office aplikacija, uključujući Visio, dobro dokumentovani. To znači da uz određenu VBA vještinu programiranja korisnik može generirati izvještaje bilo koje složenosti, te kreirati sredstva za prijenos podataka između Visio-a i drugih alata za modeliranje, te generiranje modela kreiranjem rješenja baziranih na aplikacijama ove porodice, te proširenjem funkcionalnosti sam alat za modeliranje i kreiranje različitih rješenja (na primjer, za simulacijsko modeliranje, automatizirano objavljivanje modela na Internetu i drugi zadaci).
Pored VBA, za dokumentovanje procesa možete koristiti alate za integraciju Visio sa Microsoft Office aplikacijama, kao što je umetanje Office Visio 2007 dijagrama u Microsoft Office dokumente kao ilustracija i kreiranje Visio 2007 dijagrama direktno u ovim aplikacijama, alati za kalendar u Visio 2007 koristeći Office Outlook podaci 2007, alati za povezivanje Visio 2007 dijagrama sa Excel 2007 proračunskim tabelama ili Access 2007 bazama podataka za integraciju izvora podataka i komponenti grafikona, grafika i alata za crtanje Ganttovih dijagrama u Visio 2007 uvozom relevantnih podataka iz Project 2007, Ganttovih dijagrama i eksportera informacija207 Visio u Office Project 2007, alati za izradu organizacionih dijagrama zasnovani na Exchange globalnom adresaru.
Za dokumentovanje procesa interesantni su i alati za čuvanje posla kao web stranice koje nudi najnovija verzija Visio-a, kao i alati za dinamičku razmjenu podataka procesa s drugim aplikacijama koristeći standardizirane formate za razmjenu zasnovane na XML-u kao što su ODX i BPEL.
Ograničenja i mogući problemi
Izraz “unutar gotovo svake metodologije” korišten u jednom od prethodnih odjeljaka članka ne znači da je Visio najbolji alat za modeliranje i analizu poslovnih procesa. Dakle, za razliku od proizvoda iz porodice ARIS, Visio ne rješava eksplicitno problem "šta je isti objekat" - pravila po kojima se odlučuje da li dva simbola na istom modelu prikazuju isti objekat, korisnici moraju razraditi i poštovati samostalno, dok proizvod ne pruža tehnička sredstva koja podržavaju razvijeno pravilo - morat će se kreirati samostalno koristeći dostupna programska sučelja.
Osim toga, čim broj modela poslovnih procesa potrebnih za rješavanje problema poduzeća premaši desetak, a postoji nekoliko autora modela, pitanje razgraničenja pristupa podacima autora modela postaje vrlo relevantno. Kada koristite Visio, možete implementirati takvu razliku korištenjem alata za kontrolu pristupa datotekama koje pruža operativni sistem odgovarajućeg servera datoteka ili korištenjem sistema za upravljanje dokumentima kao što je EMC Documentum. U ovom slučaju, alati za kontrolu pristupa modelima su administrativni alati za operativni sistem ili sistem za upravljanje dokumentima, što znači da je zadatak ograničavanja pristupa modelima, u stvari, dodijeljen administratoru sistema.
Mehanizam metodoloških filtera (alati za ograničavanje tipova modela, objekata, linkova dostupnih određenom korisniku ili grupi korisnika za određeni projekat), sličan onome koji je dostupan u nizu drugih alata (npr. ARIS porodica), Visio također ne pruža.
Što se tiče načina održavanja integriteta i konzistentnosti podataka, u proizvodu nema ni gotovih mehanizama, već ih je moguće kreirati samostalno pomoću gore navedenih programskih interfejsa. Međutim, razvoj funkcionalnosti koja nedostaje u proizvodu je dodatni trošak, a nije činjenica da će korištenje Visio-a u takvim uvjetima biti ekonomski opravdano.
Poređenje sa drugim proizvodima
Pokušajmo uporediti Visio s drugim alatima za modeliranje.
Osnovna prednost Visio-a u odnosu na proizvode pomenutih familija je njegova niska cena i jednostavnost korišćenja, što ga čini dobrim početnim alatom za kompanije koje su tek počele da opisuju svoje poslovne procese i još uvek su zainteresovane uglavnom za njihovo vizuelno predstavljanje. Još jedna prednost ovog proizvoda je njegova savršena integracija sa drugim Microsoft Office aplikacijama - kancelarijskim paketom, daleko liderom na tržištu. Važna prednost ovog proizvoda jesu dobro dokumentovani programski interfejsi – zahvaljujući njima su kreirana mnoga rešenja na bazi Visio-a, uključujući skuplje alate za modeliranje i analizu poslovnih procesa koje su razvile kompanije Microsoft partneri.
Nedostaci Visio-a kao alata za modeliranje poslovnih procesa su, u stvari, nastavak njegovih zasluga. Lakoća korištenja pretvara se u nedostatak funkcionalnosti koji se obično očekuje od takvih alata, na primjer, nedostatak sredstava za ograničavanje pristupa podacima, analizu i validaciju modela, održavanje integriteta i konzistentnosti podataka. To znači da ćete, nakon što ste odlučili koristiti Visio u fazi upravljanja procesima i analize poslovnih procesa, u budućnosti, najvjerovatnije, morati obratiti pažnju na druge, funkcionalnije alate za modeliranje, na primjer, proizvode iz IDS Scheer-a.
Nastavićemo diskusiju o alatima za modeliranje poslovnih procesa u narednim člancima ove serije.
