Vaš posao - Informativni portal
Jesi li tu: » »

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS): šta je to, karakteristike i preporuke. Elektronsko upravljanje dokumentima kao način optimizacije poslovnih procesa Korišćenje elektronskih sistema za upravljanje dokumentima

Rad sa dokumentacijom oduzima lavovski dio vremena i resursa svake organizacije, jer papiri prate sve faze poduzetničke aktivnosti. Usklađivanje procesa upravljanja dokumentima odmah dramatično podiže efikasnost upravljanja i računovodstva, nedostaci sistema cirkulacije dokumenata stvaraju mnoge probleme preduzećima.

Automatizacija je uticala i na ovu stranu preduzetništva.

  • Razmotrite karakteristike stvaranja i funkcionisanja jedinstvenog organizacionog sistema u preduzeću, koji obezbeđuje kretanje dokumenata u elektronskom obliku,
  • razgovarati o tome kako odabrati najprikladniji sistem,
  • Hajde da se upoznamo sa najpopularnijim SED-om.

Suština EDMS sistema

Tok dokumenata- izraz koji karakteriše sve procese u preduzeću koji se odnose na fiksiranje različitih akata u obliku dokumentacije:

  • početno pisanje ili priznanica;
  • registracija;
  • obezbjeđivanje izvršenja relevantnih radnji iz dokumenta;
  • kontrola izvršenja;
  • računovodstvo;
  • arhiviranje;
  • skladištenje;
  • ponovna upotreba;
  • upit;
  • mailing.

REFERENCA! Upravljanje dokumentima uključuje i proces organizacije svih navedenih aktivnosti. Važno je razlikovati upravljanje dokumentima i kancelarijski rad: potonji koncept je širi, odnosi se na cjelokupnu poslovnu industriju povezanu s dokumentacijom, a uključuje i prvi.

Dugo vremena se radni proces odvijao isključivo u papirnom obliku, ali moderne tehnologije omogućavaju automatizaciju ovog sistema i prelazak na potpuno bezpapirnu verziju ili značajno smanjenje protoka dokumentacije na papiru.

Postoji nekoliko opcija za imenovanje takvog automatizovanog sistema elektronske dokumentacije:

  • EDMS - elektronski sistem upravljanja dokumentima;
  • EDDD - elektronski sistem upravljanja dokumentima i kancelarijskim radom;
  • CAD - sistem za automatizaciju ureda;
  • SEDO - sistem elektronskog upravljanja dokumentima;
  • SADO je sistem za upravljanje dokumentima.

Najčešće korištena je skraćenica SED.

Obavezna komponenta SED-a je upotreba elektronski potpis– identifikator elektronskog dokumenta koji garantuje njegovu autentičnost (deluje kao lična viza na papirnom dokumentu).

Prednosti implementacije EDMS-a

Najočiglednija prednost korišćenja elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću je mogućnost da se srećno izbegnu mnogi problemi koji su gotovo neizbežni sa tradicionalnim papirnim oblikom kancelarijskog posla. To uključuje:

  • greške uzrokovane ljudskim faktorom;
  • gubitak potrebnog dokumenta;
  • vrijeme provedeno u potrazi za potrebnim papirom;
  • problemi sa slanjem, dostavom i prijemom dokumentacije;
  • poteškoće u izradi duplikata ako je potrebno;
  • dodatne radnje vezane za skladištenje, arhiviranje i uništavanje akumuliranih papira;
  • troškovi kancelarijskog materijala;
  • niži stepen zaštite od falsifikovanja i moguće štete itd.

Pozitivni kvaliteti EDMS-a, koji dramatično utiču na efikasnost poslovnih procesa, proizilaze iz principa korišćenja ovog sistema.

  1. Jedinstvena identifikacija- u elektronskom obliku dokument se registruje jednom, nakon čega se može lako automatski identifikovati.
  2. Paralelne operacije- u elektronskom obliku možete komunicirati sa nekoliko dokumenata gotovo istovremeno, što povećava efikasnost i smanjuje vremenske troškove.
  3. Jedinstvo dokumentarne baze- svi dokumenti su spojeni u konzistentan sistem, zbog čega se ne umnožavaju ili gube.
  4. Jednostavna pretraga- sistem automatske identifikacije vam omogućava da brzo pronađete željeni dokument sa minimalnim početnim podacima.
  5. Mogućnost pričvršćivanja- jedan ili više fajlova može biti priložen bilo kojem dokumentu u elektronskom obliku, što vam omogućava da mu date potrebne priloge i atribute.
  6. Napredno izvještavanje- elektronski obrazac omogućava grupisanje dokumenata prema potrebnim osnovama, što vam omogućava kontrolu svih faza kretanja dokumentacije i pružanje potpunog i pouzdanog obračuna potrebnih faktora.
  7. Fleksibilna adaptacija- elektronsko upravljanje dokumentima lako se brzo prilagođava svim proizvodnim potrebama.

BILJEŠKA! Da bi se pružile sve uočene prednosti EDMS-a, osoblje koje radi sa dokumentacijom moraće da se prekvalifikuje i ovlada novim veštinama.

Šta su SED

Softverski proizvod dizajniran za obavljanje funkcija automatizacije toka posla razlikuje se po skupu funkcija ugrađenih u njega.

  1. Univerzalni EDMS(nazivaju se i „paket” ili „u kutiji” – standardizovani sistemi koji obezbeđuju osnovne funkcije kancelarijskog rada. Njihove karakteristične karakteristike:
    • relativno mala funkcionalnost;
    • neadekvatnost specifičnostima kompanije;
    • pristupačnost i jednostavnost instalacije i implementacije;
    • najjeftiniji u smislu troškova.

    2. PAŽNJA! Prilikom uvođenja univerzalnog EDMS-a u preduzeće, poslodavac će morati da kupi licencu za nova radna mjesta koja se uvode.

  2. EDMS individualnog razvoja- sistemi proizvedeni posebno da zadovolje potrebe određenog kupca. Ove proizvode karakteriziraju:
    • maksimalna personifikacija;
    • dodatni troškovi za prekvalifikaciju zaposlenih i nabavku opreme;
    • visoka cijena;
    • potrebno je više vremena za razvoj, instalaciju i implementaciju.
  3. Kombinovani EDMS– na bazi univerzalne platforme uvode se dodatni pojedinačni dodaci. Instaliranje takvog sistema omogućava vam da riješite sljedeće zadatke:
    • potpuno prilagođeni potrebama organizacije;
    • troškovi razvoja, instalacije i puštanja u rad su smanjeni;
    • osnovni moduli vam omogućavaju da brzo savladate sistem i obučite osoblje;
    • može komunicirati sa drugim softverskim proizvodima;
    • kupac dobija puna prava na softverski proizvod.

U zavisnosti od konfiguracije, mogućnosti određenog EDMS-a omogućavaju automatizaciju različitih područja proizvodne aktivnosti, koja se mogu kombinovati na različite načine:

  1. Rad u kancelariji.
  2. Opšti promet dokumenata.
  3. Upravljanje ugovorima.
  4. Arhiviranje.
  5. Upravljanje projektima.
  6. Posebna dokumentacija.
  7. Interakcija sa ulaznom dokumentacijom.

Kako odabrati pravi EDMS

Da biste odabrali najbolju opciju za automatizaciju radnog toka organizacije iz prilično širokog spektra proizvoda na tržištu, morate znati na koje parametre trebate obratiti pažnju.

Ključni faktori pri izboru su sledeće tačke karakteristične za organizaciju:

  • spremnost da se papirna dokumentacija zameni elektronskim („zrelost“ toka rada);
  • ciljevi za implementaciju EDMS-a;
  • mogućnost daljeg razvoja;
  • sredstva dodijeljena za implementaciju (vrijeme i novac).

Pogledajmo svaki faktor detaljnije:

  1. Zrelost originalnog toka posla.Što je bolje organizovan tok papirnog rada u kompaniji, lakše je implementirati EDMS, jer će on odmah otkloniti sve poteškoće, a za uzvrat obezbediti prednosti efikasnijeg kancelarijskog rada. Relativno mali vremenski i finansijski troškovi biće potrebni za instalaciju sistema i obuku osoblja. Na nižim nivoima organizacije toka posla, prvo ćete morati da potrošite energiju na formalizovanje glavnih procesa upravljanja dokumentima, a zatim na njihovo pretvaranje u elektronski oblik.
  2. Ciljevi implementacije. Izbor je određen skupom funkcija koje će pružati ovaj ili onaj EDMS. U svakom slučaju, rukovodstvo odlučuje da li će osnovne karakteristike biti dovoljne ili je potrebna personalizacija.
  3. rezerve. Kada je automatizacija potrebna za već formalizovane procese, postoji velika verovatnoća njihove specifičnosti. Razvoj organizacije predviđa promjene u toku rada za koje bi sistem trebao biti potencijalno sposoban. Stoga, uz utvrđene razvojne rezerve, implementirani EDMS treba da bude što fleksibilniji.
  4. Resursi. Vrijednost, izražena u vremenu i novcu, na kraju je komponenta ulaganja. Stoga je potrebno uzeti u obzir ne samo cijenu softvera i njegove instalacije, već i koliko će koštati posjedovanje ovog sistema. Dodatni troškovi mogu biti sredstva za „nadogradnju“ već funkcionalnog EDMS-a, prekvalifikaciju zaposlenih itd.

Kratak pregled nekoliko popularnih EDMS-a

Na modernom ruskom tržištu trenutno se koristi oko 20 različitih EDMS. Analizirajmo najčešće korištene od njih, a koji su se uspješno dokazali u poboljšanju efikasnosti upravljanja preduzećem.

  1. "Vježba". Ministarstvo telekomunikacija i masovnih komunikacija je 2012. godine uvelo ovaj sistem kao glavni za upravljanje dokumentima, ima oko 4 hiljade klijenata. Sistem koristi većina državnih institucija u Moskvi. Ovaj program se može koristiti u cloud ili serverskoj verziji. Trošak pretplate za organizaciju je relativno nizak, za svakog dodatnog korisnika se dodatno plaća.
  2. "Naumen DMS"- razvoj zasnovan na NauDoc-u (u skorijoj prošlosti jedan od najpopularnijih EDMS), ali u poboljšanoj i dopunjenoj verziji. To je dio šireg sistema upravljanja poslovnim procesima.
  3. Directum- sistem koji naglašava principe kolektivne interakcije. Sadrži pogodne mehanizme za kreiranje baza podataka za dokumentaciju, organizovanje konferencija, intervjua, sastanaka itd.
  4. "CompanyMedia" Naprotiv, pruža maksimalnu personalizaciju. Uz pomoć ovog EDMS-a lako je kreirati lična radna mjesta i osigurati njihovo funkcionisanje.
  5. "slučaj"- vodeći proizvod, koji zauzima gotovo polovinu tržišta EDMS-a u Ruskoj Federaciji, koji koriste Centralna banka, Sberbanka, Rostelecom i druge velike organizacije.

Zdravo dragi kolega! Razvoj informacionih tehnologija ne miruje, a uz njih se razvijaju i poslovni procesi, ali nešto potpuno nestaje. Dakle, postepeno razne kompanije, uključujući vladine agencije, prelaze sa papirnog toka rada na elektronski. Koncept "elektronskog upravljanja dokumentima", glavne oblike sistematizacije i implementacije, razmotrit ćemo u ovom članku. Ostani s nama. Nadam se da će dostavljene informacije značajno smanjiti vremenske, radne i finansijske troškove vašeg poslovanja ili, ako tek planirate da postanete preduzetnik, sprečiti greške u ovom pravcu.

1. Šta je elektronsko upravljanje dokumentima i koje vrste EDI postoje?

Čak i prije samo 5 godina takav koncept kao što je „elektronski sistem upravljanja dokumentima“ mogao se vrlo rijetko vidjeti. Postepeno, uvođenjem kompjuterske tehnologije u naše živote, počela se uvoditi razmjena podataka bez upotrebe papirnih medija.

Elektronsko upravljanje dokumentima u Rusiji je moderna tehnologija koja vam omogućava da značajno pojednostavite procese u preduzeću, smanjite vrijeme potrebno za pretraživanje i generiranje dokumenata itd.

Dakle, pogledajmo osnovne koncepte s kojima ćemo se morati pozabaviti u ovom članku.

rad u kancelariji je skup mjera za organizovanje cirkulacije dokumenata u preduzeću. Ima određeni algoritam, skup pravila i različite smjernice. Dakle, u mnogim organizacijama moguće je razlikovati tipove kao što su upravljanje kadrovskom dokumentacijom, proizvodnja itd. U svojoj osnovi, to je dokumentacija.

Elektronski dokument je dokument kreiran kompjuterskom tehnologijom, koji se može potpisati elektronskim potpisom i pohraniti kao datoteka specijalizovanog formata na računaru ili na mreži (lokalnoj ili na Internetu).

Tok dokumenata je veliki sistem za kreiranje, tumačenje, prijem, prenos, arhiviranje dokumenata, kao i praćenje njihove implementacije i zaštitu od neovlašćenog pristupa. Upravljanje dokumentima može biti jednostavno (na papiru) i elektronsko.

I na kraju, elektronsko upravljanje dokumentima je skup automatizovanih procesa u radu sa dokumentima, koji se odvijaju u elektronskoj formi, noseći koncept „kancelarijskog rada bez papira“.

Elektronsko upravljanje dokumentima može biti i unutar organizacije i između organizacija.

Pogledajmo koje su to vrste toka posla:

  1. Proizvodni radni tok;
  2. Upravljanje protokom dokumenata;
  3. Arhiviranje (skup procedura za arhiviranje dokumenata);
  4. Kadrovsko poslovanje (skup procedura za radni tok osoblja);
  5. Računovodstveni tok dokumenata;
  6. Tok dokumenata skladišta;
  7. Tajni (povjerljivi) uredski rad;
  8. Protok tehničkih i/ili tehnoloških dokumenata itd.

Očigledno, može postojati onoliko sistema za upravljanje dokumentima koliko procesa u preduzeću. Moguće je da će, na primjer, u vašoj organizaciji izostati kadrovska i računovodstvena evidencija, jer ćete ovo računovodstvo obavljati pribjegavanjem uslugama i tako dalje.

Koji su zadaci EDO?


  • osigurava transparentnost aktivnosti organizacije i efikasnost upravljanja, zbog automatske kontrole realizacije zadataka u preduzeću;
  • održava usklađenost sa međunarodnim standardima kvaliteta;
  • podržava efektivnu akumulaciju, upravljanje i pristup informacijama i znanju. Pruža fleksibilnost osoblja pohranjivanjem cjelokupne historije aktivnosti zaposlenika u preduzeću;
  • evidentira sve procese;
  • optimizuje i automatizuje poslovne procese i mehanizme za njihovu implementaciju i kontrolu u preduzeću;
  • zbog isključenja papirnih dokumenata iz prometa dolazi do velike uštede resursa smanjenjem cijene papira, kertridža. Zahvaljujući EDI, preduzeću je lakše da kontroliše kretanje dokumenata kroz kanale organizacije;
  • pojednostavljuje i smanjuje troškove skladištenja dokumenata putem elektronske arhive.

Stoga smo sa vama razmotrili osnovne koncepte i vrste EDI-a, kao i zadatke koje ovaj sistem rješava.

2. Šta je automatizacija elektronskog upravljanja dokumentima. Elektronsko upravljanje dokumentima: prednosti i nedostaci

Elektronsko upravljanje dokumentima je informacioni sistem koji omogućava racionalnije i jednostavnije korišćenje podataka kompanije. Uključuje specijalizovani softver, e-poštu, omogućavanje operativne komunikacije, internet, lokalnu mrežu i tako dalje. U različitim organizacijama ovakav kompleks se može sastojati od različitih komponenti.

Glavne prednosti elektronskog upravljanja dokumentima u poređenju sa papirnim su:

  • mogućnost pretraživanja datoteka u sistemu pomoću raznih filtera i parametara;
  • potpuno računovodstvo proizvodnje ili bilo koje druge dokumentacije;
  • operativno izvještavanje preduzeća;
  • operativno upravljanje preduzećem i razmena informacija sigurnim kanalima sa bilo kog mesta (nije neophodno biti svi zajedno na istoj teritoriji da bi se ostvarila interakcija);
  • jedinstveni predlošci za kreiranje dokumenata;
  • nadzor i kontrola nad osobljem;
  • distribucija prava pristupa korporativnim informacijama prema određenim kriterijumima i parametrima;
  • smanjenje troškova papira (i ako više globalno, onda u određenoj mjeri rješavanje ekoloških problema);
  • moguće je smanjenje osoblja koje se bavi papirologijom, kao i smanjenje iznajmljenih (zauzetih) prostorija zbog nedostatka papirne arhivske dokumentacije.

Što se tiče nedostataka EDI-a (elektronsko upravljanje dokumentima), njih nema toliko. Ovo je prilično skup softver i dugotrajan, kako za obuku zaposlenih tako i za digitalizaciju postojećih dokumenata. Ali ako tek počinjete poslovati, onda ne biste trebali imati problema s uvođenjem elektronskog upravljanja dokumentima, jer će osoblje već u početnoj fazi raditi u ovom sistemu.

3. Šta je potrebno za prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima?

Dakle, ako smo shvatili koncept EDI-ja i glavne prednosti, sada predlažem da razmotrimo glavne sisteme za automatizaciju ureda i elektronsko upravljanje dokumentima, kao i procese implementacije ovih sistema.

Kao što je već postalo jasno iz gore navedenih informacija, nije dovoljno samo kupiti i instalirati softver, važno je obučiti zaposlenike i potpuno obnoviti cijeli proizvodni proces vašeg poduzeća. Ako tek počinjete s poslom, onda će vam biti malo lakše, jer poslovni procesi još nisu pokrenuti.

Proces uvođenja EDI-a u već funkcionalnu kompaniju trebao bi se odvijati postepeno. Postepeno povezivanje svih strukturnih podjela preduzeća u rad.

Prvi korak će biti kreiranje automatizovanog kancelarijskog rada. U svim fazama možete naići ne samo na tehničke probleme, već i na psihičke, jer je teško "prekršiti" već uspostavljena pravila.

Važno je kupiti i instalirati softver za EDI od jednog dobavljača, tada će postavljanje cijelog sistema biti mnogo lakše i neće izostati.

Pogledajmo osnovne zahtjeve za implementaciju procesa implementacije elektronskog upravljanja dokumentima u organizaciji.

Kao prvo, dostupnost računarske opreme za instalaciju softvera;

Drugo, svi zaposleni u preduzeću uključeni u ovaj proces moraju biti sigurni korisnici računara i imati pristup njemu;

Treće, moraju postojati elektronska sredstva komunikacije između tima, kao što su e-mail, skype i tako dalje;

Četvrto, potrebno je da napravite specijalizovani odjel ili ga uključite kao outsourcing kompaniju (više o outsourcingu možete pročitati u).

I na kraju, administrativni sektor kompanije treba biti spreman na činjenicu da će umjesto uobičajenog “ručnog” potpisa, .

Dakle, ako su svi ovi zahtjevi ispunjeni, moguće je započeti prelazak na korištenje elektronskih dokumenata i elektronsko upravljanje dokumentima.

4. Vrste sistema za upravljanje elektronskim dokumentima

U ovom paragrafu članka razmotrićemo sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima. Napominjem da svaki sistem može sadržavati elemente sljedećih kategorija, ali u osnovi oni imaju specifičnu orijentaciju u svakoj oblasti koja se odnosi na pozicioniranje proizvoda.

1. Elektronska arhiva

Elektronski arhiv (EA) - Radi se o elektronskim sistemima za upravljanje dokumentima sa temeljno razvijenim sredstvima za čuvanje i traženje informacija. Zahvaljujući savršenom EA sistemu, možete pretraživati ​​ne samo po nazivu dokumenta, već i po ključnim parametrima.

2. EDI sistemi sa naprednim alatima za radni tok (WF).

Prilično složena kategorija u kojoj sami dokumenti nisu od najveće važnosti. Ovdje posao dolazi do izražaja, a dokumenti su im već priloženi. Tako se kreću po određenoj ruti (tvrda ruta). Uz pomoć ovakvih sistema moguće je organizovati rad u određenim oblastima za koje su svi algoritmi unapred poznati i propisani.

3. EDI sistemi fokusirani na podršku menadžmentu organizacije i akumulaciju baze znanja

Takvi programi su, po pravilu, hibridni i mogu kombinovati elemente prethodna dva. Štaviše, osnovni element može biti ili dokument ili zadatak, ovisno o izboru. Za implementaciju upravljačke funkcije organizacije potrebno je i kruto i slobodno rutiranje, kada rutu dokumenta propisuje rukovodilac (na primjer: nakon registracije ulaznog dokumenta, šef ga „oslikava“ prema značenju i zadatak), dakle, obje ove tehnologije se odvijaju u datoj situaciji. Takve sisteme aktivno koriste državni organi, velike kompanije, u kojima je hijerarhija jasno raspoređena i postoje određena pravila i procedure. Zaposleni sami kreiraju dokumente, pripremaju ih, donose odluke i prate njihovo izvršenje.

4. EDI sistemi kolaboracionog tipa (saradnja)

Ovakvi sistemi su fokusirani na saradnju i novi su u oblasti elektronskog upravljanja dokumentima. Nastali su zbog promjenjivih uslova na tržištu i potrebe da se jasno fokusiraju na određena područja bez nepotrebnog balasta. Oni su suprotni od gore navedenih sistema, zbog nedostatka jasne hijerarhije u organizaciji i formalizacije toka posla. Njihov glavni zadatak je osigurati da ljudi u organizaciji rade zajedno, čak i ako se nalaze u različitim dijelovima svijeta, kao i da sačuvaju rezultate obavljenog posla. U pravilu se kreiraju prema vrsti portala, a to su usluge skladištenja i objavljivanja.

5. Sistemi sa naprednim dodatnim uslugama

Mislim da ste više puta čuli takav koncept kao što je CRM (upravljanje odnosima s klijentima) - ovo je usluga upravljanja odnosima s klijentima, upravljanje projektima, naplata itd. Takve usluge su raznolike i mogu uključivati ​​različite skupove usluga.

Prije implementacije programa elektronskog upravljanja dokumentima u velikim preduzećima, savjetujem vam da izvršite dubinsku analizu predstavljenih sistema i odaberete optimalni, sa listom sistema koji se odnose samo na vašu organizaciju. Važno je da EDMS predstavlja priliku za efikasno upravljanje preduzećem i transparentnost svih njegovih procesa, ali istovremeno i visok nivo povjerljivosti.

Prilikom odabira platformi, savjetujem vam da posebnu pažnju posvetite organizaciji elektronske arhive dokumenata, automatizaciji toka rada, uzimajući u obzir individualne karakteristike vašeg preduzeća i uključenost u postojeći sistem.

5. Problemi implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima

Svaka kompanija koja nastoji da modernizuje procese i ide u korak s vremenom, na ovaj ili onaj način, suočava se sa problemima uvođenja novih sistema. Ovo se takođe može odnositi na organizaciju koja želi da implementira sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima.

Pogledajmo na koje probleme možete naići:

Kao prvo, kao što smo već rekli, s obzirom na prednosti i nedostatke EDI-ja, ovo je psihološka barijera, ali problem nije samo u njoj. Takođe, prepreka može postati niska edukacija osoblja preduzeća, nespremnost za učenje, strah od transparentnosti procesa. Jednom rečju, konzervativizam.

Drugo, mnoga preduzeća, nažalost, još nisu otišla daleko od sovjetskog tipa upravljanja, odnosno faktora direktora sovjetskog perioda, kada on sam ne želi raditi s kompjuterom, pregledavati i uređivati ​​dokumente.

Treće, česte strukturne promjene u organizaciji i slaba formalizacija poslovnih procesa.

Četvrto, na ovaj ili onaj način, morat ćete komunicirati sa vanjskim svijetom, koji još nije u potpunosti prešao na elektronsko upravljanje dokumentima, iako tome nastoji.

6. Elektronsko upravljanje dokumentima u javnim nabavkama

U ovom pasusu članka želim da prikažem glavne tačke regulatornog uređenja elektronskog upravljanja dokumentima u javnim nabavkama.

Prema članu 5. Federalnog zakona od 5. aprila 2013. br. 44-FZ „O sistemu ugovora u oblasti nabavke roba, radova, usluga za zadovoljavanje državnih i opštinskih potreba“:

„U okviru odnosa navedenih u dijelu 1. člana 1. ovog Federalnog zakona, dozvoljena je razmjena elektronskih dokumenata predviđenih zakonodavstvom Ruske Federacije i drugim regulatornim pravnim aktima o sistemu ugovora u oblasti nabavki između učesnika u sistemu ugovora u oblasti nabavki, uključujući i podnošenje prijava za učešće u određivanju dobavljača (izvođača, izvođača), konačnih predloga. Istovremeno, ove prijave, konačni prijedlozi i dokumenti moraju biti potpisani pojačanim elektronskim potpisom i dostavljeni korištenjem ”.

U ovom članku se takođe navodi da se poboljšani ključevi elektronskog potpisa i njihovi sertifikati za verifikaciju mogu dobiti samo od specijalizovanih centara za sertifikaciju koji su dobili akreditaciju u skladu sa Federalnim zakonom br. 63-FZ od 6. aprila 2011. godine.

Nadležni organi razvijaju proceduru za interakciju ovih sertifikacionih centara sa jedinstvenim informacionim sistemom, a razvijaju se i bezbednosni zahtevi.

Dakle, ukoliko dobavljač (učesnik u nabavci) ima elektronski potpis, ne postoje smetnje za učešće u javnoj nabavci.

Dakle, u ovom članku smo ispitali osnovne principe elektronskog upravljanja dokumentima. Od najpoznatijih korporacija koje pružaju usluge prodaje i instalacije softvera, mogu se izdvojiti kompanije kao što su 1C, 1C-Rarus, ABBY i druge.

To je sve za danas. Nadam se da vam je ovaj materijal bio koristan. Želim vam puno sreće i vidimo se u narednim izdanjima.


Doba informacijske tehnologije omogućava vam da mnogo automatizujete. I da se ogromna količina papirologije velike kompanije prebaci u "ruke" kompjutera - sam Bog je naredio. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima - pojednostavljenje u radu ili dodatni problemi?

Iz članka ćete naučiti:

Tok posla podrazumevaju sve procedure vezane za kreiranje dokumenta, njegovo kretanje u organizaciji, računovodstvo, skladištenje, arhiviranje, zaštitu od pristupa trećih lica i kontrolu nad njegovim izvršavanjem.

Ako su svi ovi procesi obezbeđeni posebno kreiranim skupom kompjuterskih programa, a informacije se formiraju elektronskim dokumentima, onda takav tok dokumenata nazivaju elektronskim. Na filistarskom nivou, naziva se i "bez papira".

Prednosti

Kretanje dokumenata bez papira ima niz prednosti. Na primjer:

  • ušteda prostora i papira (bez papirnih dokumenata - nema potrebe za ormarićima, fasciklama, policama, arhivama);
  • ušteda vremena zaposlenima (pronalaženje dokumenta u elektronskoj bazi podataka za profesionalca je pitanje nekoliko minuta, ali pronalaženje papirne verzije u velikoj kancelariji, pa čak i kreirane prije nekog vremena, je još jedna potraga);
  • mogućnost strožeg pristupa informacijama trećim stranama, promišljenija zaštita privatnosti (slučajnim ljudima će biti teže doći do informacija u elektronskom sistemu ako je sigurnosni problem promišljen, ali kopiranje papirnog dokumenta u općem neredu je elementarno );
  • transparentnost postupka kretanja dokumenata (ako je sistem konfigurisan, tada više ljudi može istovremeno pratiti prolazak dokumenta od strane izvršilaca, kontrolora, menadžera, lakše je kontrolisati faze, marljivost, relevantnost itd.);
  • sistem vam omogućava da povežete nekoliko dokumenata jedan s drugim, vidite one koji su na neki način povezani sa određenim odabranim ili postavite drugu vrstu funkcionalnosti);
  • elektronski sistem za upravljanje dokumentima omogućava zaposlenima da rade na daljinu, pristupaju dokumentaciji dok su u odeljenjima koja su geografski udaljena jedna od druge, a da pritom štede novac koji se obično troši na redovne kurire, privučene kurirske kompanije, poštarinu itd.;
  • ušteda novca na papiru.

Vrste sed

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima sed je specifičan softverski proizvod. Mogu biti raznih vrsta. Podjela na tipove je zbog činjenice da se ovi sistemi koriste u različitim područjima djelatnosti, a također se stječu za obavljanje različitih zadataka. Jedna organizacija treba da obezbedi, pre svega, skladištenje velikog obima elektronskih dokumenata, druga je važna da obezbedi njihovu razmenu između odeljenja, treća ističe analizu i odnos između dokumenata. Potražnja stvara ponude – dakle, sistemi su različiti, a ponekad će korisnik imati težak izbor.

Dakle, sistem elektronske razmjene dokumenata može:

    Predstavljaju elektronsku arhivu i pružaju mogućnost skladištenja i brzog pretraživanja dokumentacije; takvi programi su specijalizovane baze podataka;

    Obezbediti tokove rada (u ovom slučaju elektronski dokument sistema elektronskog upravljanja dokumentima ne igra glavnu ulogu, on je aplikacija, neophodan dodatak tokovima rada koje reguliše sistem);

    Omogućiti zajednički rad na dokumentu više zaposlenih u isto vrijeme (ako kompanija ne mora obezbijediti hijerarhijsku strukturu toka posla, a do izražaja dolazi zajednička izrada dokumenata);

    Uključiti ostale neophodne usluge (e-mail, upravljanje projektima i druge usluge) u sam sistem cirkulacije dokumenata.

Kontrolni sistemi elektronsko upravljanje dokumentima mogu kombinovati elemente opisanih tipova. Također se mogu razlikovati po vrsti djelatnosti, djelatnosti i drugim kriterijima. Za kompaniju je važno da shvati koje zadatke želi da obavlja uz pomoć ED, tok posla mora da obezbedi efikasnost i profit komercijalne strukture i ispunjavanje statutarnih zadataka drugih organizacija.

Pročitajte također:

sed tasks

Pored glavnog zadatka, sistem elektronskog upravljanja dokumentima omogućava implementaciju drugih funkcionalnosti, ponekad važnih za kompaniju. Na primjer, to može biti:

  1. mogućnost učitavanja velike količine elektronske dokumentacije;
  2. simultani rad sa grupom zaposlenih sa dokumentom u "online" modu;
  3. kreiranje online diskusije o dokumentu;
  4. poređenje različitih izdanja dokumenata;
  5. procedure za zaštitu informacija sadržanih u dokumentu;
  6. kopiranje i arhiviranje;
  7. primjena sredstava individualizacije (na primjer, vodeni žigovi);
  8. mogućnost korišćenja elektronskog digitalnog potpisa itd.

Na osnovu potreba, zadataka, finansijskih mogućnosti, prisutnosti ili odsustva opsežnog sistema strukturnih podjela, opsega kompanije, odabire se jedan ili drugi sistem. Na tržištu ima dovoljno ponuda.

Nedostaci i problemi

Među brojnim prednostima (o kojima se govorilo gore), postoje i problemi. Upotreba sistema elektronskog upravljanja dokumentima zahtijeva određene napore od strane osoblja. Problemi upotrebe uključuju:

troškove nabavke, instaliranja i održavanja programa (ili troškove održavanja vlastitog osoblja specijalizovanih programera);

motivacija zaposlenih da nauče i koriste sve funkcionalnosti sistema;

teškoća uzimanja u obzir svih nijansi i promjena u aktivnostima kompanije u softverskom proizvodu;

potreba za interakcijom sa drugim organizacijama koje u svom radu ne koriste informacione sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima, što znači da se ponekad morate vratiti papirnim dokumentima ili duplikatima elektronskih;

ponekad postoje problemi davanja pravne snage dokumentima kada se ne koriste opcije digitalnog potpisa.

Obuka i motivacija kadrova za prelazak na digitalne tehnologije zaseban je zadatak, pogotovo ako kompanija dugo postoji u „papiranom svijetu“, a zaposleni nisu mladi i kreativni ljudi nove generacije. Štaviše, nivo razvoja softverskih proizvoda za sve zaposlene je različit. A ponekad, prođe mnogo vremena i faza od trenutka kada se donese odluka o digitalizaciji do stvarne implementacije. Proces je lak na prvi pogled.

Poteškoće pri izboru

Mnogo u potrazi za informacijama sada počinje jednostavnim upisivanjem upita u okvir za pretragu. Dakle, kao odgovor na ovu radnju (pojava fraze u pojmu za pretraživanje " elektronski sistem upravljanja dokumentima i papirologija"), tražilac informacija prima ogroman broj ponuda različitih sistema koje su razvili i ruski i strani stručnjaci. Svi glasno proglašavaju bezuslovno rješenje svih problema potrošača po ovom pitanju. I tu dolazi otkriće – problem izbora. Kako ne pogriješiti? Zaista, da bi se razumjela funkcionalna svojstva kompjuterskih programa, potrebno je posjedovati barem rudimente vještina programera i naprednih korisnika. Ponekad morate uključiti profesionalce. Tada se postavlja pitanje kako pravilno razumjeti jedni druge, kako objasniti programeru zadatke kompanije, tako da on najispravnije traži rješenje za ove probleme u predloženim sistemima.

Prilikom odabira proizvoda morat ćete provesti cijelu studiju, proučiti funkcionalnost u uvjetima u kojima programer-prodavač nije uvijek zainteresiran da svima otkrije sve nijanse proizvoda. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima EDMS treba da bude zgodan, funkcionalan i koristan za potrošača. Štaviše, uzimajući u obzir specifičnosti njegove djelatnosti. Morat ćete proučiti video zapise o programu, recenzije korisnika, pogledati screenshotove, eventualno testirati i provjeriti u praksi, kupiti pojedinačne module i blokove, ako program to dozvoljava, postepeno uvoditi sistem itd. Pa, cijena izdanja ponekad nije posljednje pitanje na listi.

Korisnik rješava probleme odabira platforme na različite načine prije nego što se implementira organizacija sistema za elektronsko upravljanje dokumentima - neko to razumije sam, neko privlači stručnjake i konsultante izvana, mnogi se snalaze uz pomoć svojih stalno zaposlenih . U svakom slučaju, morate shvatiti da je SED sistem odgovoran korak u životu kompanije, koji je najbolje uraditi na uravnotežen i svjestan način.

Osnovni koncepti upravljanja elektronskim dokumentima

Osnovni principi elektronskog upravljanja dokumentima

  • Jednokratna registracija dokumenta, koja omogućava jedinstvenu identifikaciju dokumenta u bilo kojoj instalaciji ovog sistema.
  • Mogućnost paralelnog izvršavanja operacija, što omogućava smanjenje vremena kretanja dokumenata i povećanje efikasnosti njihovog izvršenja
  • Kontinuitet kretanja dokumenata, koji omogućava identifikaciju osobe odgovorne za izvršenje dokumenta (zadatka) u svakom trenutku života dokumenta (procesa).
  • Jedinstvena (ili koordinirana distribuirana) baza dokumentarnih informacija, koja omogućava isključivanje mogućnosti dupliranja dokumenata.
  • Efikasno organizovan sistem pretraživanja dokumenata koji vam omogućava da pronađete dokument sa minimalnim informacijama o njemu.
  • Napredni sistem izveštavanja za različite statuse i atribute dokumenata, koji vam omogućava da kontrolišete kretanje dokumenata kroz procese upravljanja dokumentima i donosite upravljačke odluke na osnovu podataka iz izveštaja.

Ruski elektronski sistemi za upravljanje dokumentima

Vlasnički EDMS

SED plaća iz budžeta

  • EDMS za organizacije koje učestvuju u budžetskom procesu obezbjeđuje Federalni trezor

Plaćeni EDMS

vidi takođe

  • ECM (business) - Sistemi upravljanja informacionim resursima preduzeća

Linkovi

  • Samo o elektronskom upravljanju dokumentima, poslovnim procesima i interakciji. Blogovi. Diskusije.
  • Izbor sistema automatizacije upravljanja preduzećem prema kriterijumima

Wikimedia fondacija. 2010 .

Pogledajte šta je "SED" u drugim rječnicima:

    SED- SEDO sistem elektronskog upravljanja dokumentima tech. SED konsolidovani ekonomski odjel fin. Sistem EDMS "Elektronska demokratija" http://e democratia.ru/ …

    SED UD- sistem elektronskog upravljanja dokumentima i tehnologija upravljanja interakcijama. Izvor: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Primjer korištenja EDMS UD Directum ... Rječnik skraćenica i skraćenica

    Sistem elektronskog upravljanja dokumentima je automatizovani višekorisnički sistem koji prati proces upravljanja radom organizacije u cilju obezbeđivanja obavljanja njenih funkcija. Rječnik poslovnih pojmova. Akademik.ru. 2001 ... Pojmovnik poslovnih pojmova

    EDMS GO UR- Sistem elektronskog upravljanja dokumentima državnih organa Republike Udmurt, Udmurtia Izvor: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 ... Rječnik skraćenica i skraćenica

    EDMS PD- sistem elektronskog prometa dokumenata primarne računovodstvene dokumentacije fin. Izvor: http://mskit.ru/news/n57353/ … Rječnik skraćenica i skraćenica

    SEDO sistem za automatizaciju radnog toka tipa kancelara, SEDO Developer IBA, Minsk Web stranica www.kancler.by www.iba.by Ovaj izraz ima druga značenja, pogledajte Rektor. Kancelar ... Wikipedia

    SEDO- EDMS SEDO sistem elektronskog upravljanja dokumentima tech ... Rječnik skraćenica i skraćenica

    - - sistem elektronskog upravljanja dokumentima koji su razvili stručnjaci ukrajinske kompanije "Bankomsvyaz", koji je dizajniran za izgradnju kompletnog sistema za upravljanje poslovnim procesima za obradu dokumenata i praćenje njihove implementacije. AO ... ... Wikipedia

    Vrsta EDMS-a, Programer korporativnog informacionog sistema OAO Industrial Information Systems Napisano na ... Wikipedia

    LanDocs je softverska platforma za izgradnju korporativnih sistema upravljanja sadržajem i elektronskog upravljanja dokumentima (ECM/EDMS). Vlastiti razvoj kompanije LANIT. LanDocs Tip ECM, Sistem za upravljanje dokumentima, EDMS Developer ... ... Wikipedia

Knjige

  • Savremene tehnologije kancelarijskog rada i toka dokumenata br. 9 (45) 2014, Nije dostupno. "Savremene tehnologije kancelarijskog rada i toka dokumenata" - časopis za šefove uredskih odjela. Naučićete kako da efikasno implementirate i optimizujete elektronske ...
Naslov: Plan
Dijeli