Электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚҚЖ): бұл не, мүмкіндіктері мен ұсыныстары. Электрондық құжат айналымы электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану арқылы бизнес-процестерді оңтайландыру тәсілі ретінде

Құжаттамамен жұмыс істеу кез келген ұйымның уақыты мен ресурстарының негізгі бөлігін алады, өйткені іс қағаздары кәсіпкерлік қызметтің барлық кезеңдерімен бірге жүреді. Құжат айналымы процестерін оңтайландыру басқару мен есепке алудың тиімділігін бірден күрт арттырады, құжат айналымы жүйесінің кемшіліктері бизнес үшін көптеген проблемаларды тудырады.

Автоматтандыру кәсіпкерліктің бұл жағына да әсер етті.

• Кәсіпорында құжаттардың электрондық түрдегі қозғалысын қамтамасыз ететін біртұтас ұйымдық жүйені құру және жұмыс істеу ерекшеліктерін қарастыру;
• ең қолайлы жүйені қалай таңдау керектігін талқылау,
• Ең танымал SED-мен танысайық.

EDMS жүйелерінің мәні

Құжат айналымы- құжаттама түріндегі әртүрлі актілерді бекітуге байланысты кәсіпорындағы барлық процестерді сипаттайтын термин:

• бастапқы жазба немесе түбіртек;
• тіркеу;
• құжат бойынша тиісті әрекеттердің орындалуын қамтамасыз ету;
• орындалуын бақылау;
• бухгалтерлік есеп;
• мұрағаттау;
• сақтау;
• қайта пайдалану;
• сұрау;
• пошталық жіберу.

АНЫҚТАМА!Құжат айналымы жоғарыда аталған барлық әрекеттерді ұйымдастыру процесін де қамтиды. Құжат айналымы мен іс жүргізуді ажырата білу маңызды: соңғы ұғым кеңірек, ол құжаттамамен байланысты барлық бизнес саласына қатысты және біріншісін қамтиды.

Ұзақ уақыт бойы жұмыс процесі тек қағаз түрінде жүзеге асырылды, бірақ заманауи технологиялар бұл жүйені автоматтандыруға және толығымен қағазсыз нұсқаға көшуге немесе қағаздағы құжаттама ағынын айтарлықтай азайтуға мүмкіндік береді.

Мұндай автоматтандырылған электрондық құжаттама жүйесін атау үшін бірнеше нұсқалар бар:

• ЭСҚЖ – электрондық құжат айналымы жүйесі;
• EDDD – электрондық құжат айналымы және іс жүргізу жүйесі;
• CAD – кеңсені автоматтандыру жүйесі;
• SEDO – электрондық құжат айналымы жүйесі;
• SADO – құжат айналымы жүйесі.

Ең жиі қолданылатыны - SED аббревиатурасы.

SED міндетті компоненті пайдалану болып табылады электрондық қолтаңба– оның түпнұсқалығына кепілдік беретін электрондық құжаттың идентификаторы (қағаздағы құжатта жеке виза ретінде әрекет етеді).

EDMS енгізудің артықшылықтары

Кәсіпорында электрондық құжат айналымын пайдаланудың ең айқын артықшылығы - іс жүргізудің дәстүрлі қағаз түрінде сөзсіз дерлік көптеген проблемаларды қуана болдырмау мүмкіндігі. Оларға мыналар жатады:

• адам факторына байланысты қателер;
• қажетті құжаттың жоғалуы;
• қажетті қағазды іздеуге кеткен уақыт;
• құжаттаманы жіберу, жеткізу және қабылдау мәселелері;
• қажет болған жағдайда көшірме жасаудағы қиындықтар;
• жинақталған қағаздарды сақтауға, мұрағаттауға және жоюға байланысты қосымша әрекеттер;
• кеңсе тауарларының құны;
• контрафактілік және ықтимал зияннан қорғаудың төмен дәрежесі және т.б.

Бизнес-процестердің тиімділігіне күрт әсер ететін ЭСҚЖ оң қасиеттері осы жүйені пайдалану принциптерінен туындайды.

1. Бірегей идентификация- электронды түрде құжат бір рет тіркеледі, содан кейін оны автоматты түрде оңай анықтауға болады.
2. Параллельді операциялар- электронды түрде бірнеше құжатпен бір уақытта дерлік өзара әрекеттесуге болады, бұл тиімділікті арттырады және уақыт шығындарын азайтады.
3. Құжаттық базаның бірлігі- барлық құжаттар бірізді жүйеге жинақталады, нәтижесінде олар қайталанбайды және жоғалмайды.
4. Жеңіл іздеу- автоматты сәйкестендіру жүйесі ең аз бастапқы деректермен қажетті құжатты жылдам табуға мүмкіндік береді.
5. Бекіту мүмкіндігі- электронды түрде кез келген құжатқа бір немесе бірнеше файлдарды қосуға болады, бұл оны қажетті қосымшалармен және атрибуттармен қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.
6. Жетілдірілген есеп беру- электрондық нысан құжаттарды қажетті негіздер бойынша топтастыруға мүмкіндік береді, бұл құжаттама қозғалысының барлық кезеңдерін бақылауға және қажетті факторлардың толық және сенімді есебін қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.
7. Икемді бейімделу- электронды құжат айналымы кез келген өндірістік қажеттіліктерге оңай бейімделеді.

НАЗАР АУДАРЫҢЫЗ! EDMS барлық атап өтілген артықшылықтарын қамтамасыз ету үшін құжаттамамен жұмыс істейтін персонал қайта даярлаудан өтуі және жаңа дағдыларды меңгеруі қажет.

SED дегеніміз не

Жұмыс процесін автоматтандыру функцияларын орындауға арналған бағдарламалық өнім оған енгізілген функциялар жиынтығымен ерекшеленеді.

1. Әмбебап EDMS(оларды «пакет» немесе «қорап» деп те атайды - кеңсе жұмысының негізгі функцияларын қамтамасыз ететін стандартталған жүйелер. Олардың ерекше белгілері:
   • салыстырмалы түрде шағын функционалдылық;
   • кәсіпорынның ерекшеліктеріне сәйкес келмеуі;
   • қол жетімділік және орнату мен енгізудің қарапайымдылығы;
   • құны жағынан ең арзан.

НАЗАР АУДАРЫҢЫЗ!Кәсіпорында әмбебап ЭСҚЖ енгізу кезінде жұмыс беруші енгізілетін жаңа жұмыс орындарына лицензия сатып алуы керек.

2. Жеке дамудың ЭСҚ- белгілі бір тұтынушының қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін арнайы жасалған жүйелер. Бұл өнімдер сипатталады:
   • максималды тұлғалау;
   • қызметкерлерді қайта даярлауға және жабдықтарды сатып алуға қосымша шығындар;
   • жоғары баға;
   • әзірлеуге, орнатуға және енгізуге көбірек уақыт кетеді.
3. Біріктірілген EDMS– әмбебап платформа негізінде қосымша жеке қондырмалар енгізілген. Мұндай жүйені орнату келесі міндеттерді шешуге мүмкіндік береді:
   • ұйымның қажеттіліктерін қанағаттандыруға толығымен сәйкес келеді;
   • әзірлеу, орнату және іске қосу шығындары азаяды;
   • негізгі модульдер жүйені жылдам меңгеруге және персоналды оқытуға мүмкіндік береді;
   • басқа бағдарламалық өнімдермен өзара әрекеттесе алады;
   • тұтынушы бағдарламалық өнімге толық құқықтарды алады.

Конфигурацияға байланысты белгілі бір ЭҚБЖ мүмкіндіктері әртүрлі тәсілдермен біріктірілуі мүмкін өндірістік қызметтің әртүрлі салаларын автоматтандыруды қамтамасыз етеді:

1. Офистік жұмыс.
2. Құжаттардың жалпы айналымы.
3. Келісімшартты басқару.
4. Мұрағаттау.
5. Жобаны басқару.
6. Арнайы құжаттама.
7. Кіріс құжаттамамен өзара әрекеттесу.

Дұрыс EDMS қалай таңдауға болады

Нарықтағы өнімдердің жеткілікті кең ауқымынан ұйымның жұмыс процесін автоматтандырудың ең жақсы нұсқасын таңдау үшін сіз қандай параметрлерге назар аудару керектігін білуіңіз керек.

Таңдаудағы негізгі факторлар ұйымға тән келесі тармақтар болып табылады:

• қағаз құжаттаманы оның электрондық аналогымен ауыстыруға дайындығы («жұмыс процесінің мерзімі»);
• ЭҚБЖ енгізу мақсаттары;
• одан әрі даму мүмкіндігі;
• жүзеге асыруға бөлінген ресурстар (уақыт пен ақша).

Әрбір факторды толығырақ қарастырайық:

1. Бастапқы жұмыс процесінің мерзімі.Компанияда қағаз айналымы неғұрлым жақсы ұйымдастырылған болса, EDMS енгізу соғұрлым оңай болады, өйткені ол барлық қиындықтарды дереу жояды, орнына тиімдірек кеңсе жұмысының артықшылықтарын береді. Жүйені орнату және қызметкерлерді оқыту үшін салыстырмалы түрде аз уақыт пен қаржылық шығындар қажет болады. Жұмыс процесін ұйымдастырудың төменгі деңгейлерінде сізге алдымен құжат айналымының негізгі процестерін ресімдеуге, содан кейін оларды электронды түрге түрлендіруге күш жұмсауға тура келеді.
2. Іске асыру мақсаттары.Таңдау осы немесе басқа EDMS қамтамасыз ететін функциялар жиынтығымен анықталады. Әрбір жағдайда басшылық негізгі сипаттамалар жеткілікті ме, әлде жекелендіру қажет пе, соны шешеді.
3. қорлар. Қазірдің өзінде формальды процестер үшін автоматтандыру қажет болғанда, олардың ерекшелігінің жоғары ықтималдығы бар. Ұйымның дамуы жұмыс процесіндегі өзгерістерді қарастырады, бұл жүйе мүмкін болуы керек. Сондықтан, әзірлеу резервтері белгіленген жағдайда, енгізілген ЭҚБЖ мүмкіндігінше икемді болуы керек.
4. Ресурстар. Уақыт пен ақшамен көрсетілген құн, сайып келгенде, инвестициялық құрамдас болып табылады. Сондықтан бағдарламалық қамтамасыз етудің бағасы мен оны орнатуды ғана емес, сонымен қатар бұл жүйені иелену қанша тұратынын да ескеру қажет. Қосымша шығындар қазірдің өзінде жұмыс істеп тұрған EDMS-ті «жаңартуға», қызметкерлерді қайта даярлауға және т.б. қаражат болуы мүмкін.

Бірнеше танымал EDMS туралы қысқаша шолу

Қазіргі уақытта ресейлік нарықта шамамен 20 түрлі EDMS қолданылады. Кәсіпорындарды басқару тиімділігін арттыруда өзін сәтті дәлелдеген олардың ең жиі қолданылатындарын талдап көрейік.

1. «Тәжірибе». 2012 жылы Телеком және бұқаралық коммуникациялар министрлігі құжат айналымының негізгі жүйесі ретінде бұл жүйені енгізді, оның 4 мыңға жуық клиенті бар. Бұл жүйені Мәскеудегі мемлекеттік мекемелердің көпшілігі пайдаланады. Бұл бағдарламаны бұлттық немесе сервер нұсқасында пайдалануға болады. Ұйым үшін абоненттік төлемнің құны салыстырмалы түрде төмен, әрбір қосымша пайдаланушы үшін қосымша төлем жасалады.
2. «Наумен DMS»- NauDoc негізінде әзірлеу (жақында ең танымал EDMS бірі), бірақ жақсартылған және толықтырылған нұсқада. Ол бизнес-процестерді басқарудың кеңірек жүйесінің бөлігі болып табылады.
3. Directum- ұжымдық өзара әрекеттесу принциптеріне мән беретін жүйе. Ол құжаттамаға арналған мәліметтер қорын құрудың, конференцияларды, сұхбаттарды, кездесулерді және т.б. ұйымдастырудың ыңғайлы механизмдерін қамтиды.
4. «КомпанияМедиа»Керісінше, ол максималды жекелендіруді қамтамасыз етеді. Бұл ЭҚБЖ көмегімен жеке жұмыс орындарын құру және олардың жұмыс істеуін қамтамасыз ету оңай.
5. «Іс»- Орталық банк, Сбербанк, Ростелеком және басқа да ірі ұйымдар пайдаланатын Ресей Федерациясындағы EDMS нарығының жартысына жуығын алатын жетекші өнім.

Сәлем құрметті әріптес! Ақпараттық технологиялардың дамуы бір орында тұрмайды және олармен бірге бизнес-процестер дамып келеді, бірақ бір нәрсе мүлдем жоғалады. Осылайша, бірте-бірте әртүрлі компаниялар, соның ішінде мемлекеттік органдар да қағаздағы жұмыс процесінен электронды форматқа көшуде. «Электрондық құжат айналымы» түсінігі, жүйелеу және енгізудің негізгі нысандары, біз осы мақалада қарастырамыз. Бізбен бірге болыңыздар. Ұсынылған ақпарат сіздің бизнесіңіздің уақытын, еңбек және қаржылық шығындарын айтарлықтай қысқартады немесе егер сіз енді ғана кәсіпкер болғыңыз келсе, осы бағыттағы қателіктерге жол бермейді деп сенемін.

1. Электрондық құжат айналымы дегеніміз не және ЭҚИ қандай түрлері бар?

Тіпті 5 жыл бұрын «электрондық құжат айналымы жүйесі» сияқты ұғым өте сирек кездеседі. Бірте-бірте компьютерлік технологияның өмірімізге енуімен қағаз тасымалдағыштарды қолданбай деректер алмасу енгізіле бастады.

Ресейдегі электронды құжат айналымы - бұл кәсіпорындағы процестерді айтарлықтай жеңілдетуге, құжаттарды іздеу және құру уақытын қысқартуға және т.б. мүмкіндік беретін заманауи технология.

Сонымен, осы мақалада біз шешуге болатын негізгі ұғымдарды қарастырайық.

кеңсе жұмысы кәсіпорындағы құжаттар айналымын ұйымдастыру шараларының жиынтығы болып табылады. Оның белгілі бір алгоритмі, ережелер жиынтығы және әртүрлі бағыттары бар. Сондықтан көптеген ұйымдарда персоналды есепке алу, өндіріс және т.б. сияқты түрлерін ажыратуға болады. Негізінде бұл құжаттама.

Электрондық құжат электрондық қолтаңбамен қол қоюға және компьютерде немесе желіде (жергілікті немесе Интернетте) мамандандырылған форматтағы файл ретінде сақтауға болатын компьютерлік технологияны қолдану арқылы жасалған құжат.

Құжат айналымы құжаттарды құру, түсіндіру, қабылдау, беру, мұрағаттау, сонымен қатар олардың орындалуын бақылау және рұқсатсыз кіруден қорғаудың үлкен жүйесі. Құжаттарды басқару қарапайым (қағазда) және электронды болуы мүмкін.

Және соңында, электрондық құжат айналымы «қағазсыз іс жүргізу» түсінігін қамтитын электронды түрде жүзеге асырылатын құжаттармен жұмыс істеудің автоматтандырылған процестерінің жиынтығы.

Электрондық құжат айналымы ұйым ішінде де, ұйымдар арасында да болуы мүмкін.

Жұмыс процесінің қандай түрлерін қарастырайық:

1. Өндірістік жұмыс процесі;
2. Басқару құжат айналымы;
3. Мұрағаттау (құжаттарды мұрағаттау процедураларының жиынтығы);
4. Кадрлық бизнес (персоналдың жұмыс процесі үшін процедуралар жиынтығы);
5. Бухгалтерлік құжат айналымы;
6. Қойма құжаттарының қозғалысы;
7. Құпия (құпия) іс жүргізу;
8. Техникалық және/немесе технологиялық құжат айналымы және т.б.

Әлбетте, кәсіпорында қанша процесс болса, сонша құжат айналымы жүйесі болуы мүмкін. Мысалы, сіздің ұйымыңызда персоналды және бухгалтерлік есепті басқару болмауы мүмкін, өйткені сіз бұл есепті қызметтерге жүгіну және т.б. арқылы жүргізесіз.

EDO міндеттері қандай?

• кәсіпорындағы міндеттердің орындалуын автоматты бақылау есебінен ұйым қызметінің ашықтығын және басқару тиімділігін қамтамасыз етеді;
• халықаралық сапа стандарттарына сәйкестікті қамтамасыз етеді;
• тиімді жинақтауды, басқаруды және ақпарат пен білімге қол жеткізуді қолдайды. Кәсіпорындағы қызметкер қызметінің бүкіл тарихын сақтау арқылы персоналдың икемділігін қамтамасыз етеді;
• барлық процестерді тіркеу;
• кәсіпорында бизнес-процестер мен оларды іске асыру және бақылау тетіктерін оңтайландырады және автоматтандырады;
• қағаз құжаттардың айналымнан шығарылуына байланысты қағаздың, картридждердің құнын арзандату арқылы ресурстардың үлкен үнемделуі байқалады. EDI арқасында кәсіпорынға ұйымның арналары бойынша құжаттардың қозғалысын бақылау оңайырақ;
• электронды мұрағаттар арқылы құжаттарды сақтауды жеңілдетеді және құнын төмендетеді.

Осылайша, біз сіздермен EDI негізгі ұғымдары мен түрлерін, сондай-ақ осы жүйе шешетін міндеттерді қарастырдық.

2. Электрондық құжат айналымын автоматтандыру дегеніміз не. Электрондық құжат айналымы: оң және теріс жақтары

Электрондық құжат айналымы - бұл компания деректерін неғұрлым ұтымды және оңай пайдалануға мүмкіндік беретін ақпараттық жүйе. Ол арнайы бағдарламалық қамтамасыз етуді, электрондық поштаны, жедел байланысты іске қосуды, Интернетті, жергілікті желіні және т.б. Әртүрлі ұйымдарда мұндай кешен әртүрлі құрамдас бөліктерден тұруы мүмкін.

Электрондық құжат айналымының қағазға қарағанда негізгі артықшылықтары:

• әртүрлі сүзгілер мен параметрлерді пайдаланып жүйеде файлдарды іздеу мүмкіндігі;
• өндірістің толық есебі немесе кез келген басқа құжаттама;
• кәсіпорынның жедел есеп беруі;
• кәсіпорынды жедел басқару және кез келген жерден қауіпсіз арналар арқылы ақпарат алмасу (өзара әрекеттесу үшін барлығы бір аумақта бірге болу қажет емес);
• құжаттарды құрудың бірыңғай үлгілері;
• персоналды қадағалау және бақылау;
• белгілі бір өлшемдер мен параметрлер бойынша корпоративтік ақпаратқа қол жеткізу құқықтарын бөлу;
• қағаз шығындарын азайту (ал егер жаһандық деңгейде болса, онда белгілі бір дәрежеде экологиялық проблемаларды шешу);
• құжат айналымымен айналысатын қызметкерлерді қысқартуға, сондай-ақ қағаз мұрағат құжаттарының болмауына байланысты жалға алынған (тұрғын) үй-жайларды қысқартуға болады.

EDI (электрондық құжат айналымы) кемшіліктеріне келетін болсақ, олардың саны соншалықты көп емес. Бұл өте қымбат бағдарламалық құрал және қызметкерлерді оқыту үшін де, бар құжаттарды цифрландыру үшін де уақытты қажет етеді. Бірақ егер сіз бизнесті жаңадан бастап жатсаңыз, электрондық құжат айналымын енгізуде қиындықтар болмауы керек, өйткені қызметкерлер бастапқы кезеңде осы жүйеде жұмыс істейді.

3. Электрондық құжат айналымына көшу үшін не қажет?

Сонымен, егер біз EDI тұжырымдамасын және негізгі артықшылықтарын анықтайтын болсақ, енді мен кеңсені автоматтандырудың және электрондық құжат айналымының негізгі жүйелерін, сондай-ақ осы жүйелерді енгізу процестерін қарастыруды ұсынамын.

Жоғарыда көрсетілген ақпараттан белгілі болғандай, бағдарламалық жасақтаманы сатып алу және орнату ғана жеткіліксіз, қызметкерлерді оқыту және кәсіпорынның бүкіл өндірістік процесін толығымен қайта құру маңызды. Егер сіз бизнесті енді бастап жатсаңыз, бизнес-процестер әлі іске қосылмағандықтан, бұл сізге оңайырақ болады.

Жұмыс істеп тұрған компанияда EDI енгізу процесі біртіндеп жүруі керек. Кәсіпорынның барлық құрылымдық бөлімшелерін жұмысқа біртіндеп қосу.

Ең бірінші қадам автоматтандырылған кеңсе жұмысын құру болады. Барлық кезеңдерде сіз тек техникалық ғана емес, сонымен қатар психологиялық мәселелерге де тап болуыңыз мүмкін, өйткені бұрыннан қалыптасқан ережелерді «бұзу» қиын.

Бір жеткізушіден EDI бағдарламалық құралын сатып алу және орнату маңызды, содан кейін бүкіл жүйені орнату әлдеқайда жеңіл болады және сәтсіздікке ұшырамайды.

Ұйымда электрондық құжат айналымын енгізу процесін жүзеге асырудың негізгі талаптарын қарастырайық.

Біріншіден, бағдарламалық қамтамасыз етуді орнату үшін компьютерлік жабдықтың болуы;

Екіншіден, осы процеске қатысатын кәсіпорынның барлық қызметкерлері сенімді ДК пайдаланушылары болуы және оған қол жеткізуі керек;

Үшіншіден, ұжым арасында электрондық пошта, скайп және т.б. сияқты электронды байланыс құралдары болуы керек;

Төртіншіден, сізге мамандандырылған бөлімше құру немесе оны аутсорсингтік компания ретінде тарту қажет (аутсорсинг туралы толығырақ оқуға болады).

Ақырында, компанияның әкімшілік секторы әдеттегі «қолмен» қолтаңбаның орнына дайын болуы керек.

Осылайша, осы талаптардың барлығы орындалса, электронды құжаттарды қолдануға және электронды құжат айналымына көшуді бастауға болады.

4. Электрондық құжат айналымы жүйесінің түрлері

Мақаланың осы тармағында біз электронды құжат айналымы жүйелерін қарастырамыз. Кез келген жүйеде төмендегі санаттардың элементтері болуы мүмкін екенін атап өткім келеді, бірақ негізінен олардың өнімді орналастыруға қатысты әрбір аймақта белгілі бір бағыты бар.

1. Электрондық мұрағаттар

Электрондық мұрағаттар (EA) - Бұл ақпаратты сақтау мен іздеудің жан-жақты дамыған құралдары бар электрондық құжат айналымы жүйелері. Керемет EA жүйесінің арқасында сіз құжаттың аты бойынша ғана емес, негізгі параметрлер бойынша да іздеуге болады.

2. Жетілдірілген жұмыс процесі (WF) құралдары бар EDI жүйелері

Құжаттардың өзі аса маңызды емес, жеткілікті күрделі санат. Бұл жерде жұмыс алдыңғы орынға шығып, оларға құжаттар тігілген. Осылайша, олар белгілі бір маршрут бойынша қозғалады (қатты маршруттау). Мұндай жүйелердің көмегімен барлық алгоритмдер алдын ала белгілі және жазылған белгілі бір салаларда жұмысты ұйымдастыруға болады.

3. Ұйымды басқаруды қолдауға және білім қорын жинақтауға бағытталған EDI жүйелері

Мұндай бағдарламалар, әдетте, гибридті болып табылады және алдыңғы екеуінің элементтерін біріктіре алады. Сонымен қатар, таңдауға байланысты негізгі элемент құжат немесе тапсырма болуы мүмкін. Ұйымның басқару функциясын жүзеге асыру үшін құжаттың бағытын басшы белгілеген кезде қатаң маршруттау да, еркін бағыттау да қажет (мысалы: кіріс құжатты тіркегеннен кейін басшы оны мағынасына және «бояйды»). тапсырма), сондықтан бұл технологияның екеуі де берілген жағдайда орын алады. Мұндай жүйелерді иерархиясы анық бөлінген және белгілі бір ережелер мен процедуралар бар мемлекеттік органдар, ірі компаниялар белсенді пайдаланады. Қызметкерлер құжаттарды өздері жасайды, дайындайды, шешімдер қабылдайды және олардың орындалуын бақылайды.

4. Ынтымақтастық түрінің EDI жүйелері (бірлесу)

Мұндай жүйелер ынтымақтастыққа бағытталған және электрондық құжат айналымы саласында жаңа болып табылады. Олар нарықтық конъюнктураның өзгеруіне және қажетсіз балластсыз белгілі бір салаларға нақты бағдарлану қажеттілігіне байланысты құрылды. Олар ұйымда нақты иерархияның жоқтығынан және жұмыс үрдісінің формализациялануынан жоғарыда аталған жүйелерге қарама-қарсы. Олардың негізгі міндеті – ұйымдағы адамдардың, тіпті олар әлемнің әр түкпірінде болса да, бірлесіп жұмыс істеуін қамтамасыз ету, сонымен қатар атқарылған жұмыстың нәтижесін сақтау. Әдетте, олар сақтау және жариялау қызметтері болып табылатын порталдар түрі бойынша жасалады.

5. Жетілдірілген қосымша қызметтері бар жүйелер

Менің ойымша, сіз CRM (клиентпен қарым-қатынасты басқару) сияқты тұжырымдаманы бірнеше рет естідіңіз - бұл тұтынушылармен қарым-қатынасты басқару қызметі, жобаны басқару, есепшоттар беру және т.б. Мұндай қызметтер алуан түрлі және әртүрлі қызметтер жиынтығын қамтуы мүмкін.

Ірі кәсіпорындарда электрондық құжат айналымы бағдарламаларын енгізбес бұрын, мен сізге ұсынылған жүйелерге терең талдау жүргізуге және сіздің ұйымыңызға ғана қолданылатын жүйелер тізімі бар оңтайлысын таңдауға кеңес беремін. EDMS кәсіпорынды тиімді басқаруға және оның барлық процестерінің ашықтығына мүмкіндік беруі маңызды, бірақ сонымен бірге құпиялылықтың жоғары деңгейі.

Платформаларды таңдаған кезде мен сізге кәсіпорынның жеке ерекшеліктерін және қолданыстағы жүйеге қатысуын ескере отырып, электронды құжат мұрағатын ұйымдастыруға, жұмыс процесін автоматтандыруға ерекше назар аударуды ұсынамын.

5. Электрондық құжат айналымы жүйесін енгізу мәселелері

Процестерді модернизациялауға және заман ағымына ілесуге ұмтылатын кез келген компания жаңа жүйелерді енгізу мәселелеріне кезігеді. Бұл электрондық құжат айналымы жүйесін енгізуді қалайтын ұйымға да қатысты болуы мүмкін.

Қандай проблемалар туындауы мүмкін екенін қарастырайық:

Біріншіден, біз жоғарыда айтқанымыздай, EDI-ның оң және теріс жақтарын ескере отырып, бұл психологиялық кедергі, бірақ мәселе тек онда емес. Сондай-ақ кәсіпорын персоналының төмен білімі, оқуды қаламауы, процестердің ашықтығынан қорқу кедергі болуы мүмкін. Бір сөзбен айтқанда консерватизм.

Екіншіден, көптеген кәсіпорындар, өкінішке орай, кеңестік басқару түрінен, дәлірек айтсақ, кеңестік кезеңдегі директор факторынан, оның өзі компьютермен жұмыс істеуді, құжаттарды қарауды және өңдеуді қаламайды.

Үшіншіден, ұйымдастырудағы жиі құрылымдық өзгерістер және бизнес-процестердің әлсіз ресімделуі.

Төртіншіден, қалай болғанда да, электронды құжат айналымына әлі толықтай ауыспаған сыртқы әлеммен әрекеттесуге тура келеді, бірақ ол бұған ұмтылады.

6. Мемлекеттік сатып алудағы электрондық құжат айналымы

Мақаланың осы тармағында мен мемлекеттік сатып алулардағы электрондық құжат айналымын нормативтік реттеудің негізгі тармақтарын көрсеткім келеді.

«Мемлекеттік және муниципалдық қажеттіліктерді қанағаттандыру үшін тауарларды, жұмыстарды, көрсетілетін қызметтерді сатып алу саласындағы келісімшарт жүйесі туралы» 2013 жылғы 5 сәуірдегі № 44-ФЗ Федералдық заңының 5-бабына сәйкес:

«Осы Федералдық заңның 1-бабының 1-бөлігінде көрсетілген қатынастар шеңберінде Ресей Федерациясының заңнамасында және сатып алу саласындағы келісім-шарт жүйесі бойынша басқа да нормативтік құқықтық актілерде көзделген электрондық құжаттарды алмасуға рұқсат етіледі. жеткізушіні (мердігерді, орындаушыны) анықтауға қатысуға өтінімдерді беруді, қорытынды ұсыныстарды қоса алғанда, сатып алу саласындағы шарт жүйесіне қатысушылар. Бұл ретте аталған өтінімдерге, қорытынды ұсыныстарға және құжаттарға күшейтілген электрондық қолтаңбамен қол қойылып, ».

Бұл мақалада сондай-ақ кеңейтілген электрондық қолтаңба кілттері мен олардың тексеру сертификаттарын 2011 жылғы 6 сәуірдегі № 63-ФЗ Федералдық заңына сәйкес аккредиттеуден өткен мамандандырылған сертификаттау орталықтарынан алуға болады деп айтылады.

Уәкілетті органдар осы куәландыру орталықтарының бірыңғай ақпараттық жүйемен өзара іс-қимыл тәртібін әзірлейді, сондай-ақ қауіпсіздік талаптары әзірленеді.

Осылайша, егер өнім берушінің (сатып алуға қатысушының) электрондық қолтаңбасы болса, мемлекеттік сатып алуға қатысуға ешқандай кедергілер жоқ.

Сонымен, осы мақалада біз электронды құжат айналымының негізгі принциптерін қарастырдық. Бағдарламалық қамтамасыз етуді сату және орнату қызметтерін ұсынатын ең танымал корпорациялардың ішінде 1С, 1С-Rarus, ABBY және т.б. сияқты компанияларды бөліп көрсетуге болады.

Бүгінге бәрі осы. Бұл материал сізге пайдалы болды деп үміттенемін. Сізге сәттілік тілеймін және келесі шығарылымдарда кездескенше.

Ақпараттық технологияның ғасыры көп нәрсені автоматтандыруға мүмкіндік береді. Ал ірі компанияның қыруар қағаз жұмысын компьютерлердің «қолына» беру – Құдайдың өзі бұйырды. Электрондық құжат айналымы жүйесі – жұмысты жеңілдету ме, әлде қосымша мәселелер ме?

Мақаладан сіз үйренесіз:

Жұмыс процесі деп құжатты жасауға, оны ұйымда жылжытуға, есепке алуға, сақтауға, мұрағаттауға, үшінші тұлғалардың қол жеткізуінен қорғауға және оның орындалуын бақылауға байланысты барлық процедуралар түсініледі.

Егер бұл процестердің барлығы арнайы жасалған компьютерлік бағдарламалар кешенімен қамтамасыз етілсе, ал ақпарат электронды құжаттар арқылы қалыптаса, онда мұндай құжат айналымыэлектронды деп аталады. Филисттік деңгейде оны «қағазсыз» деп те атайды.

Артықшылықтары

Қағазсыз құжат қозғалысының бірқатар артықшылықтары бар. Мысалға:

• кеңістік пен қағазды үнемдеу (қағаз құжаттары жоқ - шкафтар, папкалар, сөрелер, мұрағаттар қажет емес);
• қызметкерлердің уақытын үнемдеу (кәсіби маман үшін құжатты электронды базадан табу - бірнеше минуттық мәселе, бірақ үлкен кеңседе қағаз нұсқасын табу, тіпті біраз уақыт бұрын жасалған - бұл тағы бір ізденіс);
• үшінші тараптың ақпаратқа қатаң қол жеткізу мүмкіндігі, құпиялылықты мұқият қорғау (қауіпсіздік мәселесі ойластырылған болса, кездейсоқ адамдардың электронды жүйедегі ақпаратқа қол жеткізуі қиынырақ болады, бірақ қағаз құжатты жалпы тәртіпсіздікте көшіру бастауыш);
• құжатты жылжыту процедурасының ашықтығы (егер жүйе конфигурацияланса, онда бірнеше адам құжаттың орындаушылар, бақылаушылар, менеджерлер арқылы өтуін бір уақытта бақылай алады, кезеңдерді бақылау оңайырақ, ұқыптылық, өзектілік және т.б.);
• жүйе бірнеше құжаттарды бір-бірімен байланыстыруға, белгілі бір таңдалған құжатқа қандай да бір түрде қатысты құжаттарды көруге немесе басқа функционалдық түрін орнатуға мүмкіндік береді);
• электрондық құжат айналымы жүйесі қызметкерлерге қашықтан жұмыс істеуге, бір-бірінен географиялық алыс орналасқан бөлімшелерде құжаттамаға қол жеткізуге мүмкіндік береді, сонымен бірге әдеттегі курьерлерге, тартылған курьерлік компанияларға, пошта төлемдеріне және т.б. жұмсалатын ақшаны үнемдеуге мүмкіндік береді;
• қағаздағы ақшаны үнемдеу.

Сед түрлері

Электрондық құжат айналымы жүйесі sed – бұл арнайы бағдарламалық өнім. Олар әр түрлі болуы мүмкін. Түрлерге бөлу бұл жүйелердің әртүрлі қызмет салаларында қолданылуымен, сонымен қатар әртүрлі тапсырмаларды орындау үшін алынғанымен байланысты. Бір ұйым, ең алдымен, электронды құжаттардың үлкен көлемін сақтауды қамтамасыз етуі керек, екіншісі бөлімдер арасында олардың алмасуын қамтамасыз ету үшін маңызды, үшіншісі құжаттар арасындағы талдау мен өзара байланысты көрсетеді. Сұраныс ұсыныстарды тудырады - сондықтан жүйелер әртүрлі, кейде пайдаланушыда қиын таңдау болады.

Сонымен, электрондық құжат алмасу жүйесі:

Электрондық мұрағатты ұсыну және құжаттарды сақтау және жылдам іздеу мүмкіндігін қамтамасыз ету; мұндай бағдарламалар арнайы мәліметтер базасы болып табылады;

Жұмыс процестерін қамтамасыз ету (бұл жағдайда электрондық құжат айналымы жүйесінің электрондық құжаты маңызды рөл атқармайды, ол қосымша, жүйемен реттелетін жұмыс процестеріне қажетті қосымша болып табылады);

Бір уақытта көптеген қызметкерлердің құжат бойынша бірлескен жұмысына рұқсат етіңіз (егер компания жұмыс процесінің иерархиялық құрылымын қамтамасыз етуді қажет етпесе және ол құжаттарды бірлесіп жасау бірінші орынға шығады);

Құжат айналымы жүйесінің өзіне басқа қажетті қызметтерді (электрондық пошта, жобаларды басқару және басқа қызметтер) қосу.

Басқару жүйелері электрондық құжат айналымысипатталған түрлердің элементтерін біріктіре алады. Оларды қызмет түрі, сала бойынша және басқа критерийлер бойынша да ажыратуға болады. Компания EDMS көмегімен қандай міндеттерді орындағысы келетінін түсіну маңызды, жұмыс процесі коммерциялық құрылымның тиімділігі мен пайдасын және басқа ұйымдардың жарғылық міндеттерін орындауды қамтамасыз етуі керек.

Сондай-ақ оқыңыз:

тапсырмалар

Негізгі міндеттен басқа, электрондық құжат айналымы жүйесі компания үшін кейде маңызды басқа да функционалдық мүмкіндіктерді жүзеге асыруды қамтамасыз етеді. Мысалы, бұл болуы мүмкін:

1. электронды құжаттаманың үлкен көлемін жүктеу мүмкіндігі;
2. «онлайн» режимінде құжатпен жұмысшылар тобымен бір уақытта жұмыс істеу;
3. құжаттың онлайн талқылауын құру;
4. құжаттардың әртүрлі басылымдарын салыстыру;
5. құжатта қамтылған ақпаратты қорғау процедуралары;
6. көшіру және мұрағаттау;
7. даралау құралдарын қолдану (мысалы, су белгілері);
8. электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану мүмкіндігі және т.б.

Қажеттіліктерге, міндеттерге, қаржылық мүмкіндіктерге, құрылымдық бөлімшелердің кең жүйесінің болуы немесе болмауына, компанияның қызмет ету аясына, сол немесе басқа жүйеге байланысты таңдалады. Нарықта ұсыныстар жеткілікті.

Кемшіліктер мен проблемалар

Көптеген артықшылықтардың арасында (жоғарыда талқыланды) проблемалар да бар. Электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану қызметкерлер тарапынан белгілі бір күш-жігерді қажет етеді. Пайдалану мәселелері мыналарды қамтиды:

бағдарламаларды сатып алу, орнату және қолдау шығындары (немесе маман әзірлеушілердің жеке қызметкерлерін ұстауға арналған шығындар);

қызметкерлерді жүйенің барлық функционалдығын үйренуге және пайдалануға ынталандыру;

бағдарламалық өнімдегі компания қызметіндегі барлық нюанстар мен өзгерістерді есепке алудың қиындығы;

өз жұмысында электрондық құжат айналымының ақпараттық жүйелерін пайдаланбайтын басқа ұйымдармен өзара әрекеттесу қажеттілігі, бұл кейде қағаз құжаттарға немесе электрондық құжаттарды қайталауға тура келетінін білдіреді;

кейде электрондық цифрлық қолтаңба опциялары пайдаланылмаған кезде құжаттарға заңды күш беру мәселелері туындайды.

Цифрлық технологияларға көшу үшін қызметкерлерді дайындау және ынталандыру - бұл бөлек міндет, әсіресе компания «қағаз әлемінде» бұрыннан бар болса және қызметкерлер жаңа буынның жас және шығармашылық адамдары болмаса. Оның үстіне, барлық қызметкерлер үшін бағдарламалық өнімдерді әзірлеу деңгейі әртүрлі. Ал кейде сандық жүйеге көшу туралы шешім қабылданған сәттен нақты іске асыруға дейін көп уақыт пен кезең өтеді. Процесс бір қарағанда оңай.

Таңдаудағы қиындықтар

Қазіргі уақытта көптеген ақпаратты іздеу іздеу жолағына сұрауды теруден басталады. Сонымен, бұл әрекетке жауап ретінде (іздеу терминіндегі сөз тіркесінің пайда болуы « электрондық құжат айналымы жүйесіжәне құжат айналымы»), ақпарат іздеуші ресейлік және шетелдік мамандар әзірлеген әртүрлі жүйелердің көптеген ұсыныстарын алады. Барлығы бұл мәселеде барлық тұтынушылық проблемаларды сөзсіз шешуді дауыстап мәлімдейді. Міне, жаңалық ашылды - таңдау мәселесі. Қалай қателеспеу керек? Шынында да, компьютерлік бағдарламалардың функционалдық мүмкіндіктерін түсіну үшін, кем дегенде, бағдарламашылар мен озық пайдаланушылардың дағдыларының бастапқы негіздері болуы керек. Кейде кәсіби мамандарды тартуға тура келеді. Содан кейін бір-бірін қалай дұрыс түсіну керек, компанияның міндеттерін бағдарламашыға қалай түсіндіру керек, сонда ол ұсынылған жүйелерде осы мәселелердің шешімін барынша дұрыс іздейді деген сұрақ туындайды.

Өнімді таңдаған кезде сізге толық зерттеу жүргізуге, әзірлеуші-сатушы өнімнің барлық нюанстарын барлығына ашуға әрқашан қызығушылық танытпайтын жағдайларда функционалдылықты зерттеуге тура келеді. ЭСҚЖ электрондық құжат айналымы жүйесі тұтынушыға ыңғайлы, функционалды және пайдалы болуы керек. Оның үстіне оның қызметінің ерекшеліктерін ескере отырып. Сізге бағдарлама туралы бейнелерді зерделеу, пайдаланушы шолулары, скриншоттарды қарау, мүмкін сынақтан өткізу және тәжірибеде тексеру, жеке модульдер мен блоктарды сатып алу, егер бағдарлама мүмкіндік берсе, жүйені біртіндеп енгізу және т.б. Шығарылымның бағасы кейде тізімдегі соңғы шығарылым емес.

Электрондық құжат айналымы жүйесін ұйымдастыруды жүзеге асырғанға дейін пайдаланушы платформаны таңдау мәселелерін әртүрлі тәсілдермен шешеді - біреулер оны өз бетінше түсінеді, біреу сырттан мамандар мен кеңесшілерді тартады, көпшілігі штаттағы қызметкерлерінің көмегімен басқарады. . Қалай болғанда да, SED жүйесі компания өміріндегі жауапты қадам екенін түсінуіңіз керек, бұл ең жақсы теңгерімді және саналы түрде жасалады.

Электрондық құжат айналымының негізгі түсініктері

Электрондық құжат айналымының негізгі принциптері

• Құжатты бір реттік тіркеу, бұл жүйенің кез келген қондырғысында құжатты бірегей сәйкестендіруге мүмкіндік береді.
• Құжаттардың қозғалу уақытын қысқартуға және оларды орындау тиімділігін арттыруға мүмкіндік беретін операцияларды қатар орындау мүмкіндігі.
• Құжаттың (тапсырманың) орындалуына жауапты тұлғаны құжаттың (процестің) өмір сүруінің әрбір сәтінде анықтауға мүмкіндік беретін құжат қозғалысының үздіксіздігі.
• Құжаттардың қайталану мүмкіндігін болдырмауға мүмкіндік беретін құжаттық ақпараттың бірыңғай (немесе келісілген бөлінген) деректер қоры.
• Ол туралы ең аз ақпараты бар құжатты табуға мүмкіндік беретін тиімді ұйымдастырылған құжаттарды іздеу жүйесі.
• Құжаттарды басқару процестері арқылы құжаттардың қозғалысын бақылауға және есептердің деректері негізінде басқару шешімдерін қабылдауға мүмкіндік беретін құжаттардың әртүрлі күйлері мен атрибуттары үшін кеңейтілген есеп беру жүйесі.

Ресейлік электрондық құжат айналымы жүйелері

Меншікті EDMS

SED бюджет есебінен төленді

• Бюджеттік процеске қатысатын ұйымдар үшін EDMS Федералдық қазынашылықпен қамтамасыз етіледі

Ақылы EDMS

да қараңыз

• ECM (бизнес) - Кәсіпорынның ақпараттық ресурстарын басқару жүйелері

Сілтемелер

• Тек электронды құжат айналымы, бизнес-процестер және өзара әрекеттесу туралы. Блогтар. Талқылаулар.
• Критерийлер бойынша кәсіпорынды басқаруды автоматтандыру жүйелерін таңдау

Викимедиа қоры. 2010 ж.

Басқа сөздіктерде «SED» деген не екенін қараңыз:

SED- SEDO электронды құжат айналымы жүйесі технологиясы. SED финнің шоғырландырылған экономикалық бөлімі. EDMS «Электрондық демократия» жүйесі http://e democratia.ru/ …

SED UD- электрондық құжат айналымы жүйесі және өзара әрекетті басқару технологиясы. Дереккөз: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 EDMS UD Directum пайдалану мысалы ... Қысқартулар мен аббревиатуралар сөздігі

Электрондық құжат айналымы жүйесі – бұл ұйымның өз функцияларын орындауын қамтамасыз ету мақсатында жұмысын басқару процесін ілесіп жүретін автоматтандырылған көп пайдаланушылық жүйе. Кәсіпкерлік терминдер сөздігі. Akademik.ru. 2001 ... Кәсіпкерлік терминдердің глоссарийі

EDMS GO UR- Удмурт Республикасының мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы жүйесі, Удмуртия Дереккөз: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 ... Қысқартулар мен аббревиатуралар сөздігі

EDMS PD- бастапқы есептік құжаттаманың электрондық құжат айналымы жүйесі фин. Дереккөз: http://mskit.ru/news/n57353/ … Қысқартулар мен аббревиатуралар сөздігі

SEDO канцлер түрі Жұмыс процесін автоматтандыру жүйесі, SEDO әзірлеушісі IBA, Минск веб-сайты www.kancler.by www.iba.by Бұл терминнің басқа мағыналары бар, Канцлер бөлімін қараңыз. Канцлер ... Википедия

SEDO- EDMS SEDO электрондық құжат айналымы жүйесі технологиялық ... Қысқартулар мен аббревиатуралар сөздігі

- - украиналық «Банкомсвязь» компаниясының мамандары әзірлеген электронды құжат айналымы жүйесі, ол құжаттарды өңдеудің бизнес-процестерін басқарудың және олардың орындалуын бақылаудың толық жүйесін құруға арналған. AO ... ... Википедия

EDMS түрі, корпоративтік ақпараттық жүйені әзірлеуші ​​ОАО Industrial Information Systems Жазылған ... Wikipedia

LanDocs – корпоративтік мазмұнды басқару жүйелерін және электрондық құжат айналымын (ECM/EDMS) құруға арналған бағдарламалық платформа. LANIT компаниясының өзіндік дамуы. LanDocs түрі ECM, құжатты басқару жүйесі, EDMS әзірлеушісі ... ... Wikipedia

Кітаптар

• Іс жүргізудің және құжат айналымының заманауи технологиялары No9 (45) 2014 ж., Қолда жоқ. «Іс жүргізудің және құжат айналымының заманауи технологиялары» - кеңсе бөлімшелерінің басшыларына арналған журнал. Сіз электрондық поштаны тиімді енгізу және оңтайландыруды үйренесіз ...