1 laboratorija
organizacinis dizainas
Teorinis pagrindimas
Verslo procesas – tai stabilus, tikslingas tarpusavyje susijusių veiklų visuma (kitaip tariant, darbų seka), kuri naudojant tam tikrą technologiją įvestis paverčia vartotojui vertingais išėjimais.
Norint išspręsti įvairias verslo problemas, būtina detaliai ir vaizdžiai aprašyti procesus. Tai yra, kurti jų modelius. Modeliai skirti detaliam operacijų, atliekamų nuosekliai laiku, naudojant tam tikrą technologiją, aprašymui.
1.1 pav. Modelis „procesas“
Yra įvairių procesų grafinio, lentelių, tekstinio aprašymo galimybės. Pažiūrėkime, kaip naudojant sukurti grafinę verslo proceso diagramą programinės įrangos įrankis Microsoft Vision. Visų pirma, verta pasakyti, kad „Visio“ produktas nėra įtrauktas į standartinį „Microsoft Office“ paketą.
Gairės dirbti:
Programą paleidžiame naudodami mygtuką „Pradėti“ arba darbalaukyje esančią nuorodą.
1.2 pav. – pagrindinis programos MS Visio 2010 langas
1.3 pav. – pagrindinis programos MS Visio 2003 langas
Pirmas dalykas, kurį pamatysime paleidę programą, yra langas, raginantis iš siūlomų kategorijų pasirinkti mums reikalingą grafinės konstrukcijos tipą. Savo tikslams pasirenkame kategoriją „Verslo procesai“. Čia pamatysime įvairius diagramų variantus, naudojamus ir procesams, ir srautų diagramoms aprašyti. Pavyzdžiui, duomenų ar darbo srautas; tarpfunkcinės diagramos.
Iš meniu siūlomų procesų aprašymo parinkčių pasirinkite parinktį EPC diagrama.
Naują failą taip pat galima sukurti darbo režimu, kai atidaromi kiti failai, per pagrindinį meniu. Pasirinkite Failas – Naujas (Naujas) – Verslo procesas (Verslo procesas) – ir reikiamą tipą – ePC diagramą.
Kairėje esančiame meniu yra objektai, kuriuos naudosime kurdami proceso diagramą.
– Renginys
- Funkcija
‒ Atlikėjas
Ir loginiai operatoriai: ir, išskirtinis arba, neišskirtinis arba.
1.4 pav. Proceso diagramos sudarymo objektai
Naudoti Microsoft Visio programinės įrangos įrankį patogu, paprasta ir įperkama naudoti kuriant grafines verslo procesų diagramas.
Kitame pratime mes išsamiai išanalizuosime vadinamųjų grandinių konstravimo taisykles epC žymėjimas- tai yra grafinio modeliavimo kalba.
1 pratimas. Proceso diagramų konstravimo epC žymėjimu taisyklės
Esame „Visio“ programinės įrangos pakete ir ieškome verslo procesų, vadinamų įvykiais – procesų grandine, arba EPC. Tokio tipo schemos yra patogios, lengvai skaitomos ir šiuo metu aktyviai naudojamos praktikoje. Išsamiai išanalizuosime, kaip tinkamai sudaryti proceso diagramą. Naudosime objektus, esančius kairėje esančiame meniu.
Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėję patenkame į meniu, pasirenkame "formatuoti", "užpildyti" - ir pakeisti spalvą į ryškesnę. Taip pat objekto ypatybėse galite keisti išbrovę, kontūro linijos tipą ir storį, šešėlį.
Juos galima paimti iš įrankių dėžės kairėje arba iš valdymo skydelio. Jei reikia, taip pat galite pritaikyti jų savybes. Dažniausiai jungties linija tarp objektų nurodoma juodai ir taškuota. Norėdami geriau matyti, galite padidinti rodyklę.
Pabandykime sukurti tam tikrą veiksmų grandinę. Kad kiekvieną kartą nenustatytume objekto savybių, naudosime kopijavimo funkciją. Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku pasirinkite objektą, spustelėkite „kopijuoti“, tada „įklijuoti“. Papildomus objektus galima ištrinti naudojant įrankių juostos mygtuką arba klaviatūros klavišą Delete.
Praktiškai kiekvieną kūrinį atlieka koks nors žmogus, atlikėjas. Norėdami nurodyti atlikėją, pasirinkite objektą. Pavyzdžiui, geltonas ovalas. Ir dedame jį būtinai Funkcijos dešinėje, nepamirštant nurodyti organizacinio vieneto. Tai gali būti skyrius, grupė, skyrius arba tiesiog atlikėjo pareigos. Mes sujungiame savo objektą su kitais ryšio linija. Tokiu atveju linija turi būti tiesi – be pradžios ir pabaigos rodyklių.
Galimybės
1. Bilietų užsakymas.
2. Pirkite per internetinę parduotuvę.
3. Buto pirkimas.
4. Banko skolinimas.
5. Kabelinės televizijos jungtis.
6. Prekybinio ploto nuoma.
7. Paskyrimas pas gydytoją.
8. Priežiūra.
9. Viešbutis.
10. Draudimo bendrovė.
11. Biblioteka.
12. Išplėstinio mokymo kursai.
13. Krovinių transportas.
14. Automobilių nuoma.
15. Laisvų lėšų investavimas.
2. Naudodami pirmoje užduotyje pateiktą įmonės variantą, naujame puslapyje sukurkite organizacijos schemą:
- išsaugoti ir rodyti informaciją apie darbuotojus, padalinius, padalinius organizacinėse diagramose;
‒ tinkinti organizacijos schemos išvaizdą.
1 priedas
Diagramos teisingumo patikrinimas
TP1 Teisinė registracija susitarimų
1 taisyklė: EPC funkcijų diagrama turi prasidėti bent vienu pradžios įvykiu (pradžios įvykis gali sekti proceso sąsają) ir baigtis bent vienu pabaigos įvykiu (pabaigos įvykis gali būti prieš proceso sąsają).
Klaidų nerasta.
2 taisyklė: Vykstant procesui, įvykiai ir funkcijos turi keistis (įvykis ir funkcija gali būti susieti per operatorius).
Klaidų nerasta.
3 taisyklė:Įvykiai ir funkcijos turi turėti tiksliai vieną įeinantį ir vieną išeinantį ryšį, kuris atspindėtų proceso eigą.
Klaidų nerasta.
4 taisyklė: Diagramoje neturi būti neįvardytų ryšių.
Klaidų nerasta.
5 taisyklė: Po vieno įvykio neturi būti „OR“ arba „XOR“ operatorius.
Klaidų nerasta.
6 taisyklė: Kiekvienas sujungimo operatorius turi turėti bent dvi įeinančias nuorodas ir tik vieną išeinančią, šakotasis operatorius turi turėti tik vieną įeinančią nuorodą ir bent dvi išeinančias. Operatoriai negali turėti kelių įeinančių ir kelių išeinančių jungčių tuo pačiu metu.
Klaidų nerasta.
7 taisyklė: Operatoriai gali derinti arba šakoti tik to paties tipo elementus. Funkcijų ir įvykių sujungimas ar išsišakojimas vienu metu neįmanomas.
Klaidų nerasta.
8 taisyklė: Kiekviena funkcija turi turėti ryšį „atlieka“ bent su vienu ir iki trijų dalykų.
Klaidų nerasta.
9 taisyklė: Diagramoje tas pats įvykis turėtų būti rodomas tik vieną kartą.
Klaidų nerasta.
1 laboratorija
Užduotis aprašyti verslo procesus naudojant MS Visio.
Procesų diagramos yra bet kokio laipsniško proceso vizualizacijos. Paprastai sukuriamos kaip schemos su formomis, vaizduojančiomis proceso etapus su prijungtomis rodyklėmis, rodančiomis kitą veiksmą.
„Visio“ yra daug proceso diagramų šablonų, tačiau juos visus galima suskirstyti į vieną iš dviejų kategorijų:
Bendrosios paskirties proceso diagramos
Jei norite proceso diagramos ir neturite konkrečių metodikų, kuriuos norite prenumeruoti, vienas iš šių trijų modelių turi būti įdiegtas neteisingai:
Paprasta blokinė schema
Funkcijų bloko schema
Darbo eigos diagrama
Norėdami rasti šiuos modelius:
Atidarykite skirtuką Failas.
Spustelėkite mygtuką Sukurti.
Pasirinkite blokinė schema.
Paprasta blokinė schema
Paprastas struktūrinės schemos šablonas yra naudingas įvairiems verslo procesams, kuriuose visos reikalingos veiklos gali būti pavaizduotos naudojant paprastas geometrines figūras.
Funkcijų bloko schema
Kryžminės funkcinės blokinės schemos, tokios pat kaip paprastos struktūrinės schemos, bet su papildomu struktūros elementu: konteineriais, vadinamais „juostomis“, vaizduoja žmones ar skyrius, kurie yra atsakingi už visą reikiamą veiklą. Tiesą sakant, kryžminė blokinė diagrama naudoja vieno figūros elementų rinkinio šabloną, naudoja paprastą schemos modelį; Pagrindinis skirtumas: yra keletas takelių, įtrauktų į puslapį iš.
Darbo eigos diagrama
Darbo eigos diagrama – bendrosios paskirties grafinė diagrama. Jame yra daugelio įprastų verslo skyrių, objektų ir veiksmų formos. Jis gali būti naudojamas vietoj paprastos schemos, kad būtų reprezentatyviau parodyta, kaip procesas vyksta įvairiais etapais.
Konkrečių metodikų procesų diagramos
Metodologija pagrįstos procesų diagramos turi papildomą struktūrą nei bendrosios paskirties diagramos ir gali perteikti išsamesnę informaciją. Jie dažnai naudojami simboliai, turintys konkrečias reikšmes arba reikalaujantys, kad tam tikri duomenų tipai būtų kartu su tam tikromis formomis, kad procesas būtų užbaigtas. Šios taisyklės ar taisyklės specifikacijoje paprastai apibūdinamos oficialiu pavadinimu, dauguma jų yra prieinamos internete.
Norėdami rasti šiuos modelius:
Atidarykite skirtuką Failas.
Spustelėkite mygtuką Sukurti.
Spustelėkite mygtuką blokinės schemos arba verslui.
Štai keletas šablonų, pateikiamų kartu su „Visio“, kad palaikytų metodikos proceso diagramas:
-
Šešios sigmos
Kokybės vadybos schema
Verslo procesų modeliavimo žymėjimo diagrama
Klaidų medis
Schema IDEF0
BPMN schema
Galite sukurti verslo procesų modeliavimo žymėjimo (BPMN) struktūrines diagramas, atitinkančias BPMN 1.2 standartą.
Klaidų medis
Klaidų medžių naudojimas verslo procesams, įskaitant Six Sigma ir ISO 9000 procesus, dokumentuoti.
Schema IDEF0
Hierarchinių diagramų kūrimas, skirtas modelių konfigūracijoms valdyti, poreikių ir naudos analizei, reikalavimų apibrėžimui ir nuolatinio tobulinimo modeliams naudojant IDEF0 procesų diagramų kūrimo modelius.
ITIL schema
Microsoft SharePoint darbo eiga
Sukurkite anotuotą diagramos darbo eigą, skirtą SharePoint 2010 programoje Visio ir eksportuokite jų konfigūracijas į SharePoint Designer.
SDL schema
Objektinės diagramos ryšių ir telekomunikacijų sistemoms ir tinklams, naudojant aprašo kalbą ir specifikacijas.
Šešios sigmos
Naudokite šį šabloną Six Sigma struktūrinei schemai arba kokybės diagramai sukurti.
Kokybės vadybos schema
Bendrų kokybės kontrolės schemų kūrimas, įskaitant priežastį ir pasekmę iš viršaus į apačią ir funkcines technologines schemas verslui – perkūrimo ir nuolatinio tobulinimo procesas.
Vertės srauto diagrama
Iliustruokite medžiagas ir informaciją taupiame gamybos procese naudodami vertės srauto diagramas.
Verslo procesų diagrama atspindi jos esmę ir veikimo mechanizmą. Sukurti grandinę savaime nėra labai sunku. Pakanka suprasti, į kokius klausimus turėtų atsakyti schema, o tada vadovautis kūrimo algoritmu. Jei nekantraujate pradėti kurti modelius arba nežinote, nuo ko pradėti, šis straipsnis skirtas jums.
Noriu priminti, kad prieš pradedant verslo procesų aprašą, tai būtina. įmonės yra platforma pradėti.
Čia pateiktas algoritmas bus naudingas tiems, kurie tik ketina aprašyti verslo procesus. Tiems, kuriuos apmokiau, straipsnis bus puikus pakartojimas to, kas buvo atlikta))))
Verslo procesų diagrama – nurodymai nekantriesiems
1 – Nubrėžkite proceso ribas
Kiekvienas verslo procesas prasideda ir baigiasi įvykiu. Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, yra pažymėti pradžios ir pabaigos įvykius.
2 – Nubraižykite pagrindinius proceso blokus
Išdėstykite pagrindinius blokus (poprocesus, operacijas) tokia tvarka, kokia jie atliekami.
Šiame etape schemos neapsunkinkite. Rodyti blokus taip, lyg procesas vyktų puikiai.
3 – Pridėkite šakutes ir kitus įvykius
O dabar laikas viską šiek tiek apsunkinti. Pridėkite pagrindines proceso plėtros parinktis ir pagrindinius tarpinius įvykius. Užpildykite diagramą su trūkstamomis operacijomis.
4 – Nurodykite proceso dalyvių vaidmenis
Verslo procesuose nėra pareigybių ar konkrečių darbuotojų. Vietoj to vartojama „vaidmens“ sąvoka. Vienas darbuotojas gali atlikti daugybę vaidmenų. Vieną vaidmenį gali atlikti daug darbuotojų. Pozicija susideda iš vaidmenų rinkinio.
Jei reikia, pridėkite trūkstamas operacijas.
5 - Padėkite dokumentus ant diagramos
Dokumentas nebūtinai yra oficialus popierius su septyniais parašais. Verslo procesų valdymo požiūriu dokumentas yra informacija bet kurioje informacijos laikmenoje. El. paštas, ataskaita, pristatymas, SMS – visa tai yra dokumentai.
Kartais reikia rodyti tarpinius produktus. Tai ruošiniai, pusgaminiai ar tiesiog svarbios darbo dalys, kurios pereina iš vieno proceso bloko į kitą. Pridėkite juos šiame etape. Iš būtinybės.
6 – Pridėti naudojamas programas ir duomenų bazes
Procesas turėtų atspindėti, kokias programas ir duomenų bazes jis naudoja.
7 - Sutvarkykite įrankius ir medžiagas
Jei procese naudojami įrankiai ir (arba) medžiagos, tai taip pat turėtų būti rodoma. Pagrindinius dalykus galima nustatyti verslo procesų diagramoje. Išsamų aprašymą geriausia pateikti komentaruose ir specialiose aprašymo dalyse. Puiki galimybė yra sudaryti diagramą, skirtą konkrečiai įrankių ir medžiagų naudojimui. Tokioje schemoje akcentuojamas ne darbų srautas, o kaip, kokiu kiekiu ir kokios medžiagos naudojamos verslo procese.
8 – Apibrėžkite veiklos procesų veiklos rodiklius
Verslo procesų diagramoje įdėkite veiklos rodiklius, į kuriuos vienaip ar kitaip atsižvelgiama sistemoje.
9 - Susiekite gautą schemą su kitais procesais
Kiekvienas verslo procesas yra tik didesnės sistemos dalis. Visi procesai yra tarpusavyje susiję. Iš esmės saitas yra kažkas, kuo procesas keičiasi su kitais procesais. Atminkite, kad turite nurodyti procesus, su kuriais yra susietas dabartinis procesas, ir tai, kuo jie keičiasi.
Verslo proceso susiejimas su kitais procesais 10 – Patikrinkite gautą verslo proceso modelį
Iš esmės schema yra paruošta. Verslo procesų diagrama turėtų atsakyti į šiuos klausimus:
- Kur prasideda ir baigiasi verslo procesas?
- Kokius procesus tai apima? Kuo keičiamasi?
- Kokios operacijos atliekamos? Kokia tvarka?
- Kas atlieka veiklą procese?
- Kokie dokumentai naudojami ir atsiranda procese? Kokiose operacijose šie dokumentai naudojami/parodomi?
- Kokie įrankiai, medžiagos, programinė įranga ir duomenų bazės naudojamos procese ir kokiose operacijose?
- Kokie veiklos rodikliai ir kur tiksliai fiksuojami verslo procese?
Gerai parengta schema turi būti lengvai suprantama ir pakankamai informatyvi.
Verslo procesų schema turėtų būti suprantama „žmogui gatvėje“.
Verslo procesų diagrama aprašymo etape turėtų atspindėti, kaip procesas vykdomas realiame gyvenime.
Šis algoritmas leis gana paprastai ir greitai aprašyti reikalingas verslas procesus. Toliau išsamiai pakalbėsiu apie verslo procesų aprašymą. Palaikykite ryšį.
Manęs dažnai klausia – ką skaityti apie verslo procesus?
Viena geriausių Runet svetainių yra www.klubok.net. Aš pats „užaugau“ forume ir šios svetainės straipsniuose. Daugelis straipsnių neprarado savo aktualumo ir dabar. Aš rekomenduoju pradėti nuo jo.
Bet jei kalbėtume apie knygas, galiu drąsiai teigti geriausia knyga apie verslo procesus yra Repino ir Jeliferovo parašyta knyga: "Įmonės verslo procesai. Konstrukcija, analizė, reguliavimas".
Verslo procesų aprašymas: paprastumo siekimas.
Straipsnyje nagrinėjami procesų aprašymo žymos parinkimo tolesnio reguliavimo tikslais klausimai. Dažnai naudojami darbo srauto žymėjimai lyginami tarpusavyje, pvz.: „Paprasta struktūrinė schema“ MS Visio, „Procedure“ Business Studio, ARIS eEPC notacija ir kt.
Lyginant žymėjimus, pagrindinis dėmesys skiriamas paprastų ir organizacijos darbuotojams suprantamų procesų diagramų kūrimui.
Įmonių verslo analitikams straipsnyje aptariamos tezės yra rimta priežastis susimąstyti, kiek veiksmingi yra metodai, kuriais jie kuria organizacinių procesų grafines diagramas.
Įvadas
Vienas iš svarbiausių grafinių procesų schemų formavimo tikslų yra vėlesnis jų panaudojimas organizacijos norminiuose dokumentuose. Paprastai šiomis schemomis naudojasi darbuotojai, kurie nėra mokomi sudėtingų žymėjimų, neturi sistemos analizės įgūdžių ir pan. Jiems labai svarbus schemų paprastumas ir aiškumas. Sudėtingos, painios schemos, kuriose yra daug skirtingų simbolių, yra blogai suvokiamos žmonių, todėl jas sunku panaudoti praktiškai. Todėl praktiniais tikslais svarbus teisingas žymėjimo (metodo) pasirinkimas ir naudojimas procesams apibūdinti. Pagal kokius kriterijus reikėtų pasirinkti tokį užrašą? Kaip palyginti skirtingus užrašus tarpusavyje? Pažvelkime į kai kuriuos populiarius užrašus ir pabandykime atsakyti į šiuos klausimus.
Žymėjimo palyginimasPalyginimui buvo pasirinktos šios proceso aprašymo žymos:
- „Paprasta schema“ (su dokumentų judėjimo atvaizdavimu, naudojant bloką „Sprendimas“);
- „Paprasta blokų schema“ (nerodoma dokumentų judėjimo, nenaudojami blokai „Sprendimas“);
- „Business Studio“ sistemos „procedūra“ (viena iš galimybės atstovavimas);
- ARIS eEPC.
Bandomuoju atveju buvo pasirinktas paprastas ir intuityvus procesas. Šio proceso aprašymo rezultatai pateikti pav. 1-4.
Ryžiai. 1. Proceso schema MS Visio žymėjime „Paprasta struktūrinė schema“ (su dokumentų judėjimu, naudojant bloką „Sprendimas“).
Pagal schemą pav. 1. Proceso operacijų seka laike parodyta storomis rodyklėmis, o dokumentų judėjimas – plonomis punktyrinėmis rodyklėmis. Blokai „Sprendimas“ naudojami klasikiniu būdu. Jie rodo informaciją (klausimus), nuo kurių „priklauso“ tolesnė proceso eiga. Toks požiūris į „deimantų“ naudojimą yra labai paplitęs. Tačiau iš tikrųjų visa sprendimų priėmimo logika ir tam tikrų išėjimų (dokumentų) formavimas turėtų būti įtrauktas į proceso operacijas. Jei gerai pagalvoji, šių „deimantų“ piešimo vertė (prasmė) nėra akivaizdi. Kas tai yra objektai: proceso operacijos, įvykiai? Atrodo, kad nei vienas, nei kitas. Tai greičiau teiginiai, skirti sprendimui priimti tam tikromis sąlygomis. Bet juk mes kuriame proceso schemą žmonėms, o ne rašome kompiuterinę programą specialia kalba. Kompiuterinėje programoje „deimantas“ būtų visavertė sąlygoms lyginti skirta operacija ir pan. Bet procesų diagramoje reikia parodyti tikrus objektus – žmonių atliekamus procesus, dokumentus, informacines sistemas ir kt. Pagalvokite, ar teisinga diagramoje „deimantus“ rodyti atskirai nuo proceso operacijos? Vietoj to galite:
a) apibūdinti sprendimų priėmimo logiką nagrinėjamo proceso schemos operacijų sekos forma;
b) apibūdinti logiką atitinkamo subproceso žingsnių diagramos pavidalu, pereinant į žemiau esantį lygį;
c) apibūdinti logiką tekstu (operacijos tekstiniuose atributuose) ir vėliau įtraukti į proceso vykdymo grafiką.
Suformuluokime aukščiau pateikto (1 pav.) „deimantų“ panaudojimo būdo „pliusus“ ir „minusus“.
| „Paprasta struktūrinė schema“ MS Visio (su dokumentų judėjimu, naudojant bloką „Sprendimas“) | |
| "už" | "Minusai" |
|
|
Ant pav. 2. rodomas to paties proceso pavyzdys, tik aprašytas nenaudojant „Sprendimo“ blokų ir dokumentų. Nesunku patikrinti, ar šioje diagramoje yra 24 mažiau grafinių elementų nei schemoje pav. 1. Schema pav. 2. atrodo daug paprasčiau. Iš grafinių elementų ji neakina, tačiau informatyvumo požiūriu ši schema yra gana suprantama ir prieinama galutiniam vartotojui. Jei kiekvienai proceso operacijai jo įgyvendinimo reikalavimai yra aprašyti tekstiniu būdu, tai sujungus lentelę ir grafinę pateikimo formas, galima adekvačiai aprašyti proceso vykdymo tvarką įmonės darbuotojams.
Ryžiai. 2. Proceso schema MS Visio žymėjime "Paprasta struktūrinė schema" (be dokumentų judėjimo, nenaudojant bloko "Sprendimas").
Grafinio proceso vaizdavimo „už“ ir „prieš“ pav. 2. parodytos žemiau.
Apskritai, schemų naudojimas tokiu formatu, kaip parodyta Fig. 2 patogus tiek kūrėjams, tiek pagal šias schemas dirbantiems darbuotojams.
Ant pav. 3. pateikiama procesų schema, suformuota „Business Studio“ modeliavimo aplinkos žymėjime „Procedūra“. Schema turi keletą funkcijų. Pirma, blokai „Sprendimas“ naudojami ne standartiškai – ne kaip grafinis elementas klausimui atvaizduoti ir išsišakoti, o kaip visavertė sprendimų priėmimo proceso operacija. „Business Studio“ „deimantas“ turi beveik visus visaverčio proceso atributus, tačiau jo negalima suskaidyti (galbūt sistemos kūrėjai tam laikui suteiks galimybę). Naudojant „rombą“ (vietoj keturkampio), diagrama tampa aiškesnė. Tuo pačiu metu į deimantų atributus galima įvesti bet kokią tekstinę informaciją: aprašymą, pradžią, pabaigą, termino reikalavimą ir kt.
Antrasis proceso diagramos bruožas, parodytas fig. 3., yra rodyklių naudojimas. Norėdami parodyti operacijų seką, galite naudoti rodyklę su vienu antgaliu – rodykle „pirmybė“. Norėdami parodyti dokumentų judėjimą, galite naudoti rodyklę su dviem antgaliais. Bet būtent „Business Studio“ galite naudoti tik vieno tipo rodykles – „pirmybės“ rodykles. Tuo pačiu metu prie įvardytų rodyklių galima pritvirtinti reikiamą skaičių dokumentų, kurie yra apibrėžti veiklos objektų kataloge. Šis metodas leidžia:
- žymiai sumažinkite grafinių elementų skaičių proceso diagramoje ir tuo pačiu:
- įtraukti į proceso tvarkaraštį reikalinga informacija apie gaunamus ir išsiunčiamus dokumentus.
Taigi, neapkraunant schemos nereikalingais elementais, vis dėlto galime visapusiškai aprašyti procesą ir įkelti visą reikiamą informaciją į nuostatus.
Grafinio proceso vaizdavimo „už“ ir „prieš“ pav. 3. parodytos žemiau.
Ryžiai. 3. Verslo studijos sistemos „procedūra“ (variantas su netradiciniu „Sprendimo“ blokų naudojimu).
Jei naudojate „Business Studio“, užrašas „Procedūra“ gali būti naudojamas šiek tiek skirtingai. Straipsnio autorius linkęs prie metodo, pateikto pav. 3.
Ant pav. 4 paveiksle parodyta nagrinėjamo proceso diagrama, sukurta naudojant ARIS eEPC žymėjimą. Atkreipkite dėmesį, kad kai kurios proceso operacijos netilpo diagramoje. Šioje nepilnoje paprasčiausio proceso diagramoje, sudarytoje naudojant ARIS eEPC žymėjimą, yra keturi loginiai teiginiai ir aštuoni įvykiai! Diagramą skaitantis asmuo turi sugebėti teisingai interpretuoti visus šiuos loginius operatorius. Be specialaus mokymo ir tam tikrų įgūdžių skaityti tokias diagramas, paprastas darbuotojas vargu ar sugebės suprasti nagrinėjamo proceso logiką be išsamaus tekstinio aprašymo ar kvalifikuoto verslo analitiko pagalbos.
Atkreipkite dėmesį, kad proceso diagrama ARIS eEPC žymėjime užima žymiai daugiau vietos nei diagramos, parodytos Fig. 1-3. Tokios schemos formavimo sudėtingumas taip pat yra žymiai didesnis.
| Proceso schema ARIS eEPC žymėjime (sukurta „Business Studio“) | |
| "už" | "Minusai" |
|
|
Apskritai, jei neketinate pirkti SAP R / 3, tada ARIS eEPC žymėjimo pasirinkimas ir naudojimas, straipsnio autoriaus požiūriu, nėra optimalus sprendimas. Verta atkreipti dėmesį į vizualesnį ir intuityviai suprantamą procesų aprašymų žymėjimą. Tačiau kai kuriems ARIS eEPC žymėjimas gali atrodyti aiškesnis ir suprantamesnis. Tam tikra prasme tai yra skonio reikalas.
Ryžiai. 4. Proceso schema ARIS eEPC notacijoje (sukurta Business Studio).
Proceso aprašymas tolesniems automatizavimo tikslams
Įdomu pažvelgti į nagrinėjamą proceso diagramą, jei ji aprašyta BPMN 2.0 žymėjime. Šis žymėjimas skirtas „vykdomiesiems“ procesams apibūdinti, t.y. BPM sistemos palaikomi procesai.
Jūsų nuomonė apie BPMN 2.0 naudojimą. akcijų A.A. Belaičukas - generalinis direktorius„Verslo konsolės“ įmonė:
Ant pav. 5 parodytas tas pats procesas BPMN žymėjimu. Kaip matome, šis paveikslas panašus į 1 paveikslą: BPMN žymėjime užduotys vaizduojamos stačiakampiais, šakutės – deimantais, duomenys – piktograma, panašia į dokumentą. Valdymo srautai yra ištisinės linijos, duomenų srautai yra brūkšniniai. Pažymėtina, kad šioje diagramoje dalyvauja tik nedidelė BPMN žymėjimo dalis: paletėje yra tik vienas šakių tipas iš 5, vienas užduočių tipas iš 8. Be platesnės paletės, šis žymėjimas yra išsiskiria galimybe modeliuoti ne tik izoliuotą darbo eigą, bet ir kelis procesus, sąveikaujančius tarpusavyje per pranešimus ar duomenis. Be to, šis žymėjimas yra griežtesnis: jis apibrėžia ne tik piktogramas, bet ir taisykles, pagal kurias jas galima derinti tarpusavyje. Tokių taisyklių poreikį diktuoja tai, kad BPMN žymėjimas yra orientuotas ne tik į tai, kad žmonės jį skaitys, bet ir į tiesioginį vykdymą specialia programine įranga – BPM sistemos „varikliu“. Tuo pačiu metu, kaip rodo šis pavyzdys, naudojant ribotą paletės poaibį, BPMN nėra sudėtingesnis už pažįstamą schemą. Na, o tiems, kurie nori profesionaliai įsisavinti BPMN, rekomenduojame specializuotus mokymus www.bpmntraining.ru. |
Ryžiai. 5. Proceso diagrama BPMN 2.0 žymėjimu.
Gyvenimo praktika
Ant pav. 6 paveiksle pavaizduotas verslo analitikų sukurtas proceso diagramos fragmentas konkreti įmonė savo užrašu. Schema sudaryta naudojant „Paprastos blokinės schemos“ principus – blokas „Sprendimas“ naudojamas klasikinėje versijoje. Be to, diagramoje parodyta daug kitų simbolių, naudojamų nestandartiniu būdu.
Sudarant schemą pav. 6, verslo analitikai akivaizdžiai „kovojo“ už matomumą ir maksimalų aiškumą paprastam vartotojui. Jie siekė sumažinti arba net pašalinti tekstinius proceso diagramų komentarus. Atlikėjai tiesiog atsispausdino A3 formato schemą, kurią skaitant iškart viskas paaiškėjo: ką daryti, kaip, kokius dokumentus naudoti ir t.t.
Nagrinėjama schema, žinoma, nėra paprastumo ir aiškumo pavyzdys. Bet jis buvo suformuotas siekiant perteikti maksimaliai naudingą informaciją proceso vykdytojams.
išvadas
Taigi akivaizdu, kad aprašant procesus reikia siekti paprastumo ir suprantamumo darbuotojams.
Sudėtingų, formalizuotų žymėjimų naudojimas aprašant procesus lemia:
- sunkumai paprastiems darbuotojams naudojant (aiškinant) schemas;
- skyrių darbuotojų, kurie nebuvo specialiai apmokyti, negalimumas (sunkumas) organizuoti procesų aprašymo darbą;
- ženkliai išaugusios verslo analitikų darbo sąnaudos schemų formavimui;
- papildomi sunkumai dokumentuojant grandines (didelė apimtis ir kt.);
Todėl neperkraukite proceso diagramos įvairiais grafiniais elementais. Bet net jei jie naudojami, geriau, kad jie neša darbuotojams naudingą informaciją, o ne tiesiog formalaus modeliavimo žymenų taikymo pasekmė.
V.V. Repinas, Ph.D., docentas, BPM Consulting Group LLC vykdomasis direktorius, vadovas. Verslo procesų valdymo katedra NOU HPE "IEF "Synergy", portalo www.FineXpert.ru įkūrėja
Būtent šiuos paprastus principus bandau perteikti verslo lyderiams, kurie, susižavėję gražiais programinės įrangos produktų pristatymais, dažnai pamiršta, kad paprastas kontrolinis sąrašas dažnai yra geriau nei 10 puslapių reglamentų.
Šis straipsnis tęsia leidinių seriją, skirtą priemonėms, kurios Rusijos įmonės gali būti naudojamas verslo procesų modeliavimo ir tobulinimo problemoms spręsti be didelės rizikos. Prisiminkite, kad ankstesniame šios serijos straipsnyje buvo kalbama apie IDS Scheer produktus, kurie užima aukščiausias pozicijas analitinių įmonių reitinguose. Šiandien kalbėsime apie kitokio kainų diapazono, verslo procesų modeliavimo požiūriu ne tokį funkcionalų, bet labai populiarų ir masyvų produktą – Microsoft Visio.
Ir vėl analitikų nuomonė...
Maža Visio kaina kartu su tokiais veiksniais kaip priklausymas pirmaujančiai biuro produktų šeimai, kurią gamina pramonės lyderis programinė įranga, lėmė itin reikšmingą verslo procesų modeliavimo įrankių rinkos dalį (Gartner duomenimis – 34%) ir aukštus įvertinimus analitinių įmonių ataskaitose. Taigi analitinė bendrovė „Gartner“ šį produktą priskiria prie rinkos lyderių (1 pav.).
Ryžiai. 1. Pirmaujantys verslo procesų analizės įrankių gamintojai
(šaltinis: Blechar M. Magic Quadrant for Business Process Analysis Tools,
2H07-1H08 – „Gartner“ tyrimo pastaba G00161090, 2008 m. rugsėjo 23 d.)
„Gartner“ teigimu, „Visio“ yra vienas geriausių įrankių toms įmonėms, kurios dar tik pradeda modeliuoti ir analizuoti savo verslo procesus ir pirmiausia yra orientuotos į jų vizualizavimą. Tačiau plėtojant šią kryptį įmonėje šis produktas dažniausiai pakeičiamas funkcionalesniu įrankiu.
Vizija Rusijos rinkoje
Ant Rusijos rinka Visio pristatomas taip pat, kaip ir kiti Microsoft biuro produktai – tai yra, jis pasiekiamas visuose regionuose per labai išvystytą partnerių tinklą. Per ją teikiamos techninės priežiūros, techninio aptarnavimo ir mokymų paslaugos rusų kalba. Rusiška šio įrankio versija egzistavo ilgą laiką. Yra knygų apie produktą ir juo pagrįstus sprendimus (įskaitant verslo procesų modeliavimo įrankius, tačiau šie įrankiai yra atskiros diskusijos objektas, nes jų prieinamumas, galimybės ir kainos labai skiriasi nuo originalaus produkto prieinamumo ir galimybių bei kainų už jį).
Prekės savybės
Techninės savybės. Duomenų saugykla
Techniškai „Visio“ yra darbalaukio programa, kuri valdo atskirus failus (dokumentus). Visio brėžinyje yra viena ar daugiau diagramų, išdėstytų viename ar keliuose puslapiuose. Kiekviename dokumente yra simbolių (atitinkančių modelio objektus) ir jungčių (atitinkančių nuorodas) rinkinys, o simboliai, be pavadinimų, gali turėti papildomų atributų, kuriuos vartotojas nustato modeliuodamas.
Jei reikia, kartu su gaminiu esantis simbolių rinkinys gali būti papildytas vartotojo sukurtais simboliais. Nėra visuotinių apribojimų taisyklėms ir galimybei kurti nuorodas tarp tam tikrų gaminio simbolių tipų, tačiau jame yra vadinamųjų diagramų šablonų mechanizmas, kurio naudojimas leidžia apriboti simboliai, pasiekiami tiesiogiai atitinkamoje įrankių juostoje modeliavimo proceso metu. Šablonus gali kurti vartotojai, o gaminys tiekiamas su rinkiniu paruošti šablonai(2 pav.).
Ryžiai. 2. Diagramų šablonai, įtraukti į „Visio“.
Paprastai įmonės veiklą apibūdinančių modelių rinkinys yra atskirų bylų rinkinys, o esant pakankamai didelės įmonės ir išsamų veiklos aprašymą, tokių bylų skaičius gali būti keli tūkstančiai. Nėra techninių priemonių skirtinguose failuose saugomų modelių ryšiams produkto lygmeniu pateikti, nors gaminys suteikia priemones tokiems ryšiams savarankiškai įgyvendinti (apie juos kalbėsime šiek tiek vėliau). Todėl „Visio“ naudojimas tokiais atvejais, ypač nuolat besikeičiančių procesų sąlygomis, reikalauja nemažos priežiūros tokiam įspūdingam modelių rinkiniui.
Palaikomos metodikos ir žymėjimai
Kol „Visio“ simbolių ir šablonų rinkinys gali būti savavališkai išplėstas, o pats produktas nereikalauja visuotinių simbolių naudojimo galimybių ir ryšių tarp jų apribojimų, verslo procesų aprašymas naudojant „Visio“ gali būti formaliai atliekamas rėmuose. beveik bet kokia metodika. Tuo pačiu metu bet kurio leidimo (standartinis, profesionalus) gaminio paketas turi modelių šablonų rinkinį, skirtą dažniausiai pasitaikantiems žymėjimams, pvz., duomenų srautų diagramoms, kokybei pridėtoms grandinės diagramoms, įvykiais pagrįstoms procesų grandinėms, IDEF0, SwimLane diagramoms. , taip pat įmonių organizacinių struktūrų modeliavimo šablonus (3 ir 4 pav.).
Ryžiai. 3. Plaukimo juostos proceso modelis
Ryžiai. 4. Modelio tipas EPC (įvykiais valdoma proceso grandinė)
Dokumentuokite procesus ir kurkite sprendimus remiantis Visio
„Microsoft Visio“ apima „Visual Basic for Applications“ kodo vykdymo laiką, leidžiantį rašyti kodą vartotojui dirbant ir sukurti jį naudojant kūrimo aplinką (5 pav.).
Ryžiai. 5. VBA kūrimo aplinka Microsoft Visio
Norėdami pasiekti modelio duomenis, „Visio“ pateikia atitinkamą objekto modelį, kuris pasiekiamas per COM sąsajas tiek iš VBA kodo vykdymo laiko pačioje programoje, tiek iš išorinių programų. Atminkite, kad visų „Microsoft Office“ programų, įskaitant „Visio“, programavimo kalba ir objektų modeliai yra gerai dokumentuoti. Tai reiškia, kad turėdamas tam tikrus VBA programavimo įgūdžius, vartotojas gali generuoti bet kokio sudėtingumo ataskaitas ir kurti priemones duomenims perduoti tarp Visio ir kitų modeliavimo įrankių bei modelių generavimui kurdamas sprendimus, pagrįstus šios šeimos programomis, ir plečiant pats modeliavimo įrankis, ir įvairių sprendimų kūrimas (pavyzdžiui, imitaciniam modeliavimui, automatizuotam modelių publikavimui internete ir kitoms užduotims).
Be VBA, norėdami dokumentuoti procesus, galite naudoti „Visio“ integravimo įrankius su „Microsoft Office“ programomis, pvz., „Office Visio 2007“ diagramų įterpimą į „Microsoft Office“ dokumentus kaip iliustracijas ir „Visio 2007“ diagramų kūrimą tiesiogiai šiose programose, „Visio 2007“ kalendoriaus įrankius naudodami „Office“ „Outlook data 2007“, įrankiai „Visio 2007“ diagramoms prijungti prie „Excel 2007“ skaičiuoklių arba „Access 2007“ duomenų bazių, kad būtų galima integruoti duomenų šaltinius ir diagramų komponentus, grafikų sudarymą ir Ganto diagramų sudarymo įrankius į „Visio 2007“, importuojant atitinkamus duomenis iš „Project 2007“, Ganto diagramų sudarymo ir grafikų sudarymo 20 informacijos eksportuotojo0 Visio7 Office Project 2007, organizacijos diagramų sudarymo įrankiai, pagrįsti Exchange pasauline adresų knyga.
Procesų dokumentavimui taip pat įdomūs įrankiai darbui išsaugoti kaip tinklalapiai, kuriuos teikia naujausia Visio versija, taip pat įrankiai, skirti dinamiškai keistis proceso duomenimis su kitomis programomis, naudojant standartizuotus XML pagrindu veikiančius mainų formatus, tokius kaip ODX ir BPEL.
Apribojimai ir galimos problemos
Frazė „beveik bet kokia metodika“, vartojama vienoje iš ankstesnių straipsnio skyrių, nereiškia, kad „Visio“ yra geriausias verslo procesų modeliavimo ir analizės įrankis. Taigi, skirtingai nei ARIS šeimos gaminiai, Visio aiškiai nesprendžia problemos „kas yra tas pats objektas“ – taisyklės, pagal kurias sprendžiama, ar du simboliai tame pačiame modelyje rodo tą patį objektą, Vartotojai turi treniruotis ir stebėti. savarankiškai, tuo tarpu gaminys nesuteikia sukurtą taisyklę palaikančių techninių priemonių – jas teks sukurti savarankiškai, naudojant turimas programavimo sąsajas.
Be to, kai tik verslo procesų modelių, reikalingų įmonės problemoms spręsti, skaičius viršija keliolika, o modelių autoriai yra keli, labai aktualus tampa modelių autorių prieigos prie duomenų atribojimo klausimas. Kai naudojate Visio, tokį atskyrimą galite įgyvendinti naudodami atitinkamo failų serverio operacinės sistemos pateiktus failų prieigos valdymo įrankius arba naudodami dokumentų valdymo sistemą, pvz., EMC Documentum. Šiuo atveju modelio prieigos valdikliai yra administravimo įrankiai. Operacinė sistema arba dokumentų valdymo sistemos, o tai reiškia, kad užduotis apriboti prieigą prie modelių iš tikrųjų yra priskirta sistemos administratoriui.
Metodinių filtrų mechanizmas (įrankiai, skirti apriboti modelių, objektų, nuorodų tipus, prieinamus konkrečiam vartotojui ar vartotojų grupei konkrečiam projektui), panašus į daugelio kitų įrankių (pavyzdžiui, ARIS šeima), Visio taip pat neteikia.
Kalbant apie duomenų vientisumo ir nuoseklumo palaikymo priemones, gaminyje taip pat nėra paruoštų mechanizmų, tačiau juos galite susikurti patys, naudodami minėtas programavimo sąsajas. Tačiau produkte trūkstamo funkcionalumo išvystymas yra papildomos išlaidos, ir tai nėra faktas, kad Visio naudojimas tokiomis sąlygomis bus ekonomiškai pagrįstas.
Palyginimas su kitais produktais
Pabandykime palyginti Visio su kitais modeliavimo įrankiais.
Pagrindinis Visio pranašumas, palyginti su minėtų šeimų gaminiais, yra maža kaina ir naudojimo paprastumas, todėl tai yra geras pradžios įrankis įmonėms, kurios tik pradėjo apibūdinti savo verslo procesus ir vis dar domisi jų vizualiniu atvaizdavimu. Kitas šio produkto privalumas yra jo tobula integracija su kitomis Microsoft Office programomis – biuro rinkiniu, neabejotinai rinkos lyderiu. Svarbus šio produkto privalumas yra gerai dokumentuotos programavimo sąsajos – jų dėka Visio pagrindu sukurta daug sprendimų, tarp kurių yra ir brangesni Microsoft partnerių kompanijų kuriami verslo procesų modeliavimo ir analizės įrankiai.
Visio, kaip verslo procesų modeliavimo įrankio, trūkumai iš tikrųjų yra jo pranašumų tęsinys. Naudojimo paprastumas virsta funkcionalumo, kurio paprastai tikimasi iš tokių įrankių, stoka, pavyzdžiui, trūksta priemonių apriboti prieigą prie duomenų, analizuoti ir patvirtinti modelius, išlaikyti duomenų vientisumą ir nuoseklumą. Tai reiškia, kad nusprendę naudoti Visio procesų valdymo ir verslo procesų analizės etape, ateityje greičiausiai teks atkreipti dėmesį į kitus, funkcionalesnius modeliavimo įrankius, pavyzdžiui, IDS Scheer produktus.
Verslo procesų modeliavimo įrankių aptarimą tęsime kituose šios serijos straipsniuose.
