Elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDMS): kas tai, funkcijos ir rekomendacijos. Elektroninis dokumentų valdymas kaip būdas optimizuoti verslo procesus Elektroninių dokumentų valdymo sistemų naudojimas

Darbas su dokumentais atima liūto dalį bet kurios organizacijos laiko ir išteklių, nes dokumentai lydi visus verslo veiklos etapus. Dokumentų valdymo procesų efektyvinimas iš karto dramatiškai pakelia valdymo ir apskaitos efektyvumą, dokumentų apyvartos sistemos trūkumai sukuria daug problemų verslui.

Automatizavimas paveikė ir šią verslumo pusę.

• Apsvarstykite bendros organizacinės sistemos, užtikrinančios dokumentų judėjimą elektronine forma, sukūrimo ir veikimo įmonėje ypatybes,
• aptarti, kaip išsirinkti tinkamiausią sistemą,
• Susipažinkime su populiariausiu SED.

EDMS sistemų esmė

Dokumentų srautas- terminas, apibūdinantis visus įmonės procesus, susijusius su įvairių veiksmų fiksavimu dokumentacijos pavidalu:

• pradinis rašymas arba kvitas;
• Registracija;
• atitinkamų veiksmų pagal dokumentą atlikimo užtikrinimas;
• vykdymo kontrolė;
• buhalterinė apskaita;
• archyvavimas;
• saugojimas;
• pakartotinis naudojimas;
• apklausa;
• paštu.

NUORODA! Dokumentų valdymas taip pat apima visų minėtų veiklų organizavimo procesą. Svarbu atskirti dokumentų valdymą ir darbą biure: pastaroji sąvoka yra platesnė, ji apima visą verslo industriją, susijusią su dokumentacija, ir apima pirmąją.

Ilgą laiką darbo eigos procesas buvo vykdomas išskirtinai popierine forma, tačiau šiuolaikinės technologijos leidžia automatizuoti šią sistemą ir pereiti prie visiškai nepopierinės versijos arba žymiai sumažinti dokumentacijos srautą popieriuje.

Yra keletas variantų, kaip pavadinti tokią automatizuotą elektroninių dokumentų sistemą:

• EDMS – elektroninė dokumentų valdymo sistema;
• EDDD - elektroninė dokumentų valdymo ir biuro darbo sistema;
• CAD – biuro automatizavimo sistema;
• SEDO - elektroninė dokumentų valdymo sistema;
• SADO yra dokumentų valdymo sistema.

Dažniausiai naudojamas santrumpa SED.

Privalomas SED komponentas yra naudojimas Elektroninis parašas – elektroninio dokumento identifikatorius, garantuojantis jo autentiškumą (popieriniame dokumente veikia kaip asmeninė viza).

EDMS diegimo privalumai

Akivaizdžiausias privalumas naudojant įmonėje elektroninį dokumentų valdymą yra galimybė su džiaugsmu išvengti daugelio problemų, kurios beveik neišvengiamos dirbant su tradicine popierine darbo forma. Jie apima:

• klaidos dėl žmogiškojo faktoriaus;
• reikalingo dokumento praradimas;
• laikas, praleistas ieškant reikalingo popieriaus;
• problemų su dokumentų siuntimu, pristatymu ir gavimu;
• sunkumai prireikus darant dublikatus;
• papildomi veiksmai, susiję su sukauptų popierių saugojimu, archyvavimu ir sunaikinimu;
• kanceliarinių prekių išlaidos;
• žemesnis apsaugos nuo padirbinėjimo ir galimos žalos lygis ir kt.

Iš šios sistemos naudojimo principų išplaukia teigiamos EDMS savybės, kurios stipriai veikia verslo procesų efektyvumą.

1. Unikali identifikacija- elektronine forma dokumentas registruojamas vieną kartą, po kurio jį galima nesunkiai automatiškai identifikuoti.
2. Lygiagrečios operacijos- elektronine forma beveik vienu metu galite bendrauti su keliais dokumentais, o tai padidina efektyvumą ir sumažina laiko sąnaudas.
3. Dokumentinės bazės vienybė- visi dokumentai sujungiami į nuoseklią sistemą, dėl ko jie nesidubliuoja ir neprarandami.
4. Lengva paieška– automatinė identifikavimo sistema leidžia greitai surasti norimą dokumentą su minimaliais įvesties duomenimis.
5. Galimybė pritvirtinti- į bet kurį dokumentą elektroniniu formatu galite pridėti vieną ar daugiau failų, o tai leidžia suteikti jam reikiamas programas ir atributus.
6. Išplėstinė ataskaita- elektroninė forma leidžia sugrupuoti dokumentus pagal būtinus pagrindus, o tai leidžia kontroliuoti visus dokumentacijos judėjimo etapus ir pateikti pilną bei patikimą būtinų veiksnių apskaitą.
7. Lankstus prisitaikymas- elektroninis dokumentų valdymas lengvai pritaikomas prie bet kokių gamybos poreikių.

PASTABA! Kad suteiktų visus pažymėtus EDMS pranašumus, su dokumentais dirbantis personalas turės persikvalifikuoti ir įgyti naujų įgūdžių.

Kas yra SED

Programinės įrangos produktas, skirtas darbo eigos automatizavimo funkcijoms atlikti, skiriasi jame įterptų funkcijų rinkiniu.

1. Universalus EDMS(jos dar vadinamos „paketinėmis“ arba „dėžutėmis“ – standartizuotos sistemos, užtikrinančios pagrindines biuro darbo funkcijas. Jų skiriamieji bruožai:
   • santykinai mažas funkcionalumas;
   • neatitikimas įmonės specifikai;
   • prieinamumas ir įrengimo bei įgyvendinimo paprastumas;
   • pigiausias pagal savikainą.

DĖMESIO!Įdiegdamas universalią EDMS įmonėje, darbdavys turės įsigyti licenciją naujoms diegiamoms darbo vietoms.

2. Individualaus tobulėjimo EDMS- sistemos, pagamintos specialiai konkretaus kliento poreikiams tenkinti. Šie produktai pasižymi šiomis savybėmis:
   • maksimali personifikacija;
   • papildomos išlaidos darbuotojų perkvalifikavimui ir įrangos įsigijimui;
   • auksta kaina;
   • sukurti, įdiegti ir įdiegti reikia daugiau laiko.
3. Kombinuotas EDMS– universalios platformos pagrindu įvedami papildomi individualūs priedai. Tokios sistemos įdiegimas leidžia išspręsti šias užduotis:
   • visiškai atitinkantis organizacijos poreikius;
   • sumažinamos kūrimo, įrengimo ir paleidimo išlaidos;
   • pagrindiniai moduliai leidžia greitai įsisavinti sistemą ir apmokyti personalą;
   • gali bendrauti su kitais programinės įrangos produktais;
   • klientas gauna visas teises į programinės įrangos produktą.

Priklausomai nuo konfigūracijos, tam tikros EDMS galimybės užtikrina įvairių sričių automatizavimą gamybinę veiklą, kuriuos galima derinti įvairiais būdais:

1. Darbas biure.
2. Bendra dokumentų apyvarta.
3. Sutarčių valdymas.
4. Archyvavimas.
5. Projektų valdymas.
6. Speciali dokumentacija.
7. Sąveika su gaunama dokumentacija.

Kaip pasirinkti tinkamą EDMS

Norint iš gana plataus asortimento rinkoje pasirinkti geriausią organizacijos darbo eigos automatizavimo variantą, reikia žinoti, į kokius parametrus reikėtų atkreipti dėmesį.

Pagrindiniai atrankos veiksniai yra šie organizacijai būdingi punktai:

• pasirengimas pakeisti popierinius dokumentus elektroniniais (darbo eigos „brandumas“);
• EDMS įgyvendinimo tikslai;
• tolesnio tobulėjimo galimybė;
• įgyvendinimui skirti ištekliai (laikas ir pinigai).

Pažvelkime į kiekvieną veiksnį išsamiau:

1. Pradinės darbo eigos branda. Kuo geriau įmonėje sutvarkyta popierinė darbo eiga, tuo lengviau diegti EDMS, nes ji iš karto pašalins visus sunkumus, mainais suteiks efektyvesnio biuro darbo privalumus. Sistemos įrengimas ir personalo apmokymas pareikalaus palyginti nedidelių laiko ir finansinių išlaidų. Esant žemesniems darbo eigos organizavimo lygiams, pirmiausia turėsite eikvoti energiją pagrindinių dokumentų valdymo procesų įforminimui, o po to konvertavimui į elektroninę formą.
2. Įgyvendinimo tikslai. Pasirinkimą lemia funkcijų rinkinys, kurį suteiks tas ar kitas EDMS. Kiekvienu atveju vadovybė nusprendžia, ar užteks pagrindinių savybių, ar reikalingas personalizavimas.
3. rezervai. Kai automatizavimas reikalingas jau formalizuotiems procesams, yra didelė jų specifikos tikimybė. Organizacijos plėtra numato darbo eigos pokyčius, kuriuos sistema potencialiai turėtų sugebėti. Todėl, nustačius plėtros rezervus, įdiegta EDMS turėtų būti kuo lankstesnė.
4. Ištekliai. Vertė, išreikšta laiku ir pinigais, galiausiai yra investicijų komponentas. Todėl reikia atsižvelgti ne tik į kainą programinė įranga ir jos įrengimas, bet ir kiek kainuos turėti šią sistemą. Papildomos išlaidos gali būti lėšos jau veikiančios EDMS „atnaujinimui“, darbuotojų perkvalifikavimui ir pan.

Trumpa kelių populiarių EDMS apžvalga

Šiuo metu šiuolaikinėje Rusijos rinkoje naudojama apie 20 skirtingų EDMS. Išanalizuokime dažniausiai naudojamus iš jų, kurie sėkmingai pasiteisino gerinant įmonės valdymo efektyvumą.

1. "Praktika". 2012 metais Telekomunikacijų ir masinių komunikacijų ministerija šią sistemą pristatė kaip pagrindinę dokumentų tvarkymui, ji turi apie 4 tūkst. Sistema naudojasi dauguma Maskvos valstybinių institucijų. Ši programa gali būti naudojama debesyje arba serverio versijoje. Organizacijos abonentinio mokesčio kaina yra palyginti nedidelė, už kiekvieną papildomą vartotoją mokama papildomai.
2. "Naumen DMS"- kūrimas remiantis NauDoc (netolimoje praeityje vienas populiariausių EDMS), tačiau patobulinta ir papildyta versija. Tai yra platesnės verslo procesų valdymo sistemos dalis.
3. Directum– sistema, pabrėžianti kolektyvinės sąveikos principus. Jame yra patogūs mechanizmai, leidžiantys kurti duomenų bazes dokumentacijai, organizuoti konferencijas, interviu, susitikimus ir kt.
4. „CompanyMedia“ Priešingai, tai suteikia maksimalų personalizavimą. Šios EDMS pagalba nesunku susikurti asmenines darbo vietas ir užtikrinti jų funkcionavimą.
5. "Verslas"- pirmaujantis produktas, užimantis beveik pusę EDMS rinkos Rusijos Federacijoje, kurį naudoja Centrinis bankas, Sberbank, Rostelecom ir kitos didelės organizacijos.

Sveiki mielas kolega! Plėtra informacines technologijas nestovi vietoje, o kartu su jais vystosi ir verslo procesai, bet kažkas visiškai išnyksta. Taip, palaipsniui įvairios įmonės, įskaitant vyriausybines agentūras, pereina nuo popierinių prie elektroninių. Sąvoką "elektroninis dokumentų valdymas", pagrindines sisteminimo ir įgyvendinimo formas apsvarstysime šiame straipsnyje. Likite su mumis. Tikiuosi, kad pateikta informacija ženkliai sumažins Jūsų verslo laiko, darbo ir finansines sąnaudas arba, jei tik planuojate tapti verslininku, išvengsite klaidų šia kryptimi.

1. Kas yra elektroninis dokumentų valdymas ir kokie EDI tipai yra?

Dar prieš 5 metus tokią sąvoką kaip „elektroninė dokumentų valdymo sistema“ buvo galima pamatyti labai retai. Palaipsniui su įžanga Kompiuterinė technologijaį mūsų gyvenimą ir pradėjo diegti duomenų mainus nenaudodami popieriaus.

Elektroninis dokumentų valdymas Rusijoje yra moderni technologija, galinti žymiai supaprastinti procesus įmonėje, sutrumpinti dokumentų paieškos ir generavimo laiką ir pan.

Taigi, pažvelkime į pagrindines sąvokas, kurias turėsime aptarti šiame straipsnyje.

darbas biure yra priemonių, skirtų organizuoti dokumentų apyvartą įmonėje, visuma. Jis turi tam tikrą algoritmą, taisyklių rinkinį ir įvairias kryptis. Taigi daugelyje organizacijų galima išskirti tokius tipus kaip personalo įrašų tvarkymas, gamyba ir pan. Iš esmės tai yra dokumentacija.

Elektroninis dokumentas – tai kompiuterinėmis technologijomis sukurtas dokumentas, kuris gali būti pasirašytas elektroniniu parašu ir saugomas kaip specializuoto formato failas kompiuteryje arba tinkle (vietiniame ar internete).

Dokumentų srautas - tai yra didelė sistema kurti, interpretuoti, gauti, perduoti, archyvuoti dokumentus, taip pat stebėti jų įgyvendinimą ir apsaugoti nuo neteisėtos prieigos. Dokumentų valdymas gali būti tiek paprastas (popierinis), tiek elektroninis.

Ir, galiausiai, elektroninis dokumentų valdymas yra automatizuotų darbo su dokumentais procesų rinkinys, atliekamas elektronine forma, turintis „bepopieriaus biuro darbo“ sąvoką.

Elektroninis dokumentų valdymas gali būti tiek organizacijos viduje, tiek tarp organizacijų.

Pažiūrėkime, kokie yra darbo eigos tipai:

1. Gamybos darbo eiga;
2. Valdymo dokumentų srautas;
3. Archyvavimas (dokumentų archyvavimo procedūrų rinkinys);
4. Personalo verslas (personalo darbo eigos procedūrų rinkinys);
5. Apskaitos dokumentų srautas;
6. Sandėlio dokumentų srautas;
7. Slaptas (konfidencialus) biuro darbas;
8. Techninis ir/ar technologinis dokumentų srautas ir kt.

Akivaizdu, kad įmonėje dokumentų valdymo sistemų gali būti tiek, kiek procesų. Gali būti, kad, pavyzdžiui, jūsų organizacijoje nebus personalo ir apskaitos dokumentų tvarkymo, nes šią apskaitą vykdysite naudodamiesi paslaugomis ir pan.

Kokios yra EDO užduotys?

• užtikrina organizacijos veiklos skaidrumą ir valdymo efektyvumą, dėl automatinės užduočių įgyvendinimo įmonėje kontrolės;
• palaiko atitiktį tarptautiniams kokybės standartams;
• palaiko veiksmingą informacijos ir žinių kaupimą, valdymą ir prieigą prie jų. Suteikia personalo lankstumo, kaupiant visą darbuotojo veiklos įmonėje istoriją;
• registruoja visus procesus;
• optimizuoja ir automatizuoja verslo procesus bei jų įgyvendinimo ir kontrolės mechanizmus įmonėje;
• dėl popierinių dokumentų išbraukimo iš apyvartos labai sutaupomi resursai mažinant popieriaus, kasečių savikainą. EDI dėka įmonei lengviau kontroliuoti dokumentų judėjimą organizacijos kanalais;
• supaprastina ir sumažina dokumentų saugojimo elektroniniuose archyvuose išlaidas.

Taigi, mes kartu su jumis apsvarstėme pagrindines EDI sąvokas ir tipus, taip pat užduotis, kurias sprendžia ši sistema.

2. Kas yra elektroninių dokumentų valdymo automatizavimas. Elektroninis dokumentų valdymas: už ir prieš

Elektroninis dokumentų valdymas – tai informacinė sistema, leidžianti racionaliau ir paprasčiau naudotis įmonės duomenimis. Tai apima specializuotą programinę įrangą, paštu, įgalinantis operatyvų ryšį, internetą, vietinis tinklas ir taip toliau. Įvairiose organizacijose tokį kompleksą gali sudaryti skirtingi komponentai.

Pagrindiniai elektroninio dokumentų valdymo pranašumai, palyginti su popieriniu, yra šie:

• galimybė ieškoti failų sistemoje naudojant įvairius filtrus ir parametrus;
• pilna produkcijos apskaita ar bet kokia kita dokumentacija;
• įmonės veiklos atskaitomybė;
• operatyvus įmonės valdymas ir informacijos mainai saugiais kanalais iš bet kurios vietos (nebūtina būti visiems kartu toje pačioje teritorijoje, norint bendrauti);
• vieningi šablonai dokumentų kūrimui;
• personalo priežiūra ir kontrolė;
• prieigos teisių prie įmonės informacijos paskirstymas pagal tam tikrus kriterijus ir parametrus;
• popieriaus sąnaudų mažinimas (o jei pasauliniu mastu, tai tam tikru mastu aplinkos problemų sprendimas);
• galima sumažinti su popierizmu susijusius darbuotojus, taip pat sumažinti nuomojamas (užimamas) patalpas, nes trūksta popierinių archyvinių dokumentų.

Kalbant apie EDI (elektroninio dokumentų valdymo) trūkumus, jų nėra tiek daug. Tai gana brangi programinė įranga ir atimanti daug laiko tiek darbuotojų mokymui, tiek esamų dokumentų skaitmeninimui. Bet jei tik pradedi vadovauti verslumo veikla, tuomet jums neturėtų kilti problemų diegiant elektroninį dokumentų valdymą, nes šioje sistemoje darbuotojai jau dirbs pradiniame etape.

3. Ko reikia norint pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo?

Taigi, jei išsiaiškinome EDI koncepciją ir pagrindinius privalumus, dabar siūlau apsvarstyti pagrindines biuro automatizavimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemas bei šių sistemų diegimo procesus.

Kaip jau tapo aišku iš aukščiau pateiktos informacijos, neužtenka vien tik įsigyti ir įdiegti programinę įrangą, svarbu apmokyti darbuotojus ir visiškai pertvarkyti visą savo įmonės gamybos procesą. Jei tik pradedate verslą, tada jums bus šiek tiek lengviau, nes verslo procesai dar nepaleisti.

EDI diegimas jau veikiančioje įmonėje turėtų vykti palaipsniui. Palaipsniui prijungti prie darbo visus struktūrinius įmonės padalinius.

Pats pirmasis žingsnis bus automatizuoto biuro darbo sukūrimas. Visuose etapuose galite susidurti ne tik su techninėmis, bet ir psichologinėmis problemomis, nes sunku „laužyti“ jau nustatytas taisykles.

Svarbu įsigyti ir įdiegti programinę įrangą, skirtą EDI iš vieno tiekėjo, tada visos sistemos nustatymas bus daug lengvesnis ir nesuges.

Pažvelkime į pagrindinius reikalavimus diegiant elektroninių dokumentų valdymo diegimo organizacijoje procesą.

Pirmiausia, Prieinamumas Kompiuterinė technologijaįdiegti programinę įrangą;

Antra, visi šiame procese dalyvaujantys įmonės darbuotojai turi būti pasitikintys kompiuterio vartotojais ir turėti prieigą prie jo;

Trečia, tarp komandos turėtų būti elektroninėmis priemonėmis ryšiai, tokie kaip el. paštas, skype ir pan.;

Ketvirta, turite sukurti specializuotą padalinį arba įtraukti jį kaip užsakomųjų paslaugų įmonę (daugiau apie užsakomųjų paslaugų teikimą galite paskaityti).

Ir galiausiai, įmonės administracinis sektorius turėtų būti pasiruošęs tam, kad vietoj įprasto „rankinio“ parašo, .

Taigi, įvykdžius visus šiuos reikalavimus, galima pradėti perėjimą prie elektroninių dokumentų naudojimo ir elektroninio dokumentų valdymo.

4. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų tipai

Šioje straipsnio pastraipoje apžvelgsime elektronines dokumentų valdymo sistemas. Norėčiau pastebėti, kad bet kurioje sistemoje gali būti šių kategorijų elementų, tačiau iš esmės jie turi specifinę orientaciją kiekvienoje srityje, kuri yra susijusi su produkto pozicionavimu.

1. Elektroniniai archyvai

Elektroniniai archyvai (EA) – Tai elektroninės dokumentų valdymo sistemos su kruopščiai ištobulintomis informacijos saugojimo ir paieškos priemonėmis. Dėl tobulos EA sistemos galite ieškoti ne tik pagal dokumento pavadinimą, bet ir pagal pagrindinius parametrus.

2. EDI sistemos su pažangiais darbo eigos (WF) įrankiais

Gana sudėtinga kategorija, kurioje patys dokumentai nėra itin svarbūs. Čia išryškėja darbai, prie kurių jau pridedami dokumentai. Taigi jie juda tam tikru maršrutu (sunkus maršrutas). Tokių sistemų pagalba galima organizuoti darbą tam tikrose srityse, kurioms iš anksto žinomi ir numatyti visi algoritmai.

3. EDI sistemos, orientuotos į organizacijos valdymo palaikymą ir žinių bazės kaupimą

Tokios programos, kaip taisyklė, yra hibridinės ir gali derinti dviejų ankstesnių elementų. Be to, pagrindinis elementas gali būti dokumentas arba užduotis, priklausomai nuo pasirinkimo. Organizacijos valdymo funkcijai įgyvendinti reikalingas ir standus maršruto parinkimas, ir laisvas maršrutas, kai dokumento maršrutą nurodo vadovas (pvz.: užregistravęs gaunamą dokumentą vadovas jį „nudažo“ pagal reikšmę ir užduotis), todėl abi šios technologijos vyksta tam tikroje situacijoje. Tokiomis sistemomis aktyviai naudojasi valstybinės įstaigos, didelės įmonės, kuriose aiškiai paskirstyta hierarchija ir galioja tam tikros taisyklės bei procedūros. Darbuotojai patys kuria dokumentus, juos rengia, priima sprendimus ir stebi jų vykdymą.

4. Bendradarbiavimo tipo EDI sistemos (bendradarbiavimas)

Tokios sistemos yra orientuotos į bendradarbiavimą ir yra naujos elektroninių dokumentų valdymo srityje. Jie buvo sukurti keičiantis rinkos sąlygomis ir būtinybė aiškiai sutelkti dėmesį į tam tikras sritis be nereikalingo balasto. Jie yra priešingi aukščiau paminėtoms sistemoms, nes organizacijoje nėra aiškios hierarchijos ir darbo eigos formalizavimo. Pagrindinė jų užduotis yra užtikrinti, kad žmonės organizacijoje dirbtų kartu, net jei jie būtų skirtingose ​​pasaulio vietose, o taip pat išsaugoti atlikto darbo rezultatus. Paprastai jie sukuriami pagal portalų tipą, kurie yra saugojimo ir leidybos paslaugos.

5. Sistemos su pažangiomis papildomomis paslaugomis

Manau, kad ne kartą girdėjote tokią sąvoką kaip CRM (customer relation management) - tai ryšių su klientais valdymo paslauga, projektų valdymas, atsiskaitymas ir pan. Tokios paslaugos yra įvairios ir gali apimti skirtingus paslaugų rinkinius.

Prieš diegiant elektronines dokumentų valdymo programas didelės įmonės Patariu atlikti gilią pateiktų sistemų analizę ir išsirinkti optimaliausią, pateikiant tik Jūsų organizacijai taikomų sistemų sąrašą. Svarbu, kad SEDO būtų galimybė efektyvus valdymas verslumas ir visų jos procesų skaidrumas, bet kartu ir aukštas konfidencialumo lygis.

Renkantis platformas patariu ypatingą dėmesį skirti elektroninių dokumentų archyvų organizavimui, darbo eigos automatizavimui, atsižvelgiant į individualios savybės jūsų įmonė ir įsitraukimas į esamą sistemą.

5. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimo problemos

Bet kuri įmonė, kuri vienaip ar kitaip stengiasi modernizuoti procesus ir žengti koja kojon su laiku, susiduria su naujų sistemų diegimo problemomis. Tai gali būti taikoma ir organizacijai, norinčiai diegti elektronines dokumentų valdymo sistemas.

Pažiūrėkime, su kokiomis problemomis galite susidurti:

Pirmiausia, kaip jau minėjome, atsižvelgiant į EDI privalumus ir trūkumus, tai yra psichologinis barjeras, tačiau problema slypi ne tik jame. Taip pat kliūtimi gali tapti žemas įmonės personalo išsilavinimas, nenoras mokytis, baimė dėl procesų skaidrumo. Žodžiu, konservatizmas.

Antra, daugelis įmonių, deja, dar nenutolo nuo sovietinio valdymo tipo, būtent sovietinio laikotarpio režisieriaus faktoriaus, kai jis pats nenori dirbti kompiuteriu, peržiūrėti ir redaguoti dokumentų.

Trečia, dažni struktūriniai organizacijos pokyčiai ir silpnas verslo procesų formalizavimas.

Ketvirta, vienaip ar kitaip, teks bendrauti su išoriniu pasauliu, kuris dar nėra visiškai perėjęs prie elektroninių dokumentų valdymo, nors to ir siekia.

6. Elektroninis dokumentų valdymas viešuosiuose pirkimuose

Šioje straipsnio pastraipoje norėčiau atspindėti pagrindinius elektroninių dokumentų valdymo reglamentavimo viešuosiuose pirkimuose punktus.

Pagal 2013 m. balandžio 5 d. federalinio įstatymo Nr. 44-FZ „Dėl sutarčių sistemos perkant prekes, darbus, paslaugas valstybės ir savivaldybių poreikiams tenkinti“ 5 straipsnį:

„Šio federalinio įstatymo 1 straipsnio 1 dalyje nurodytų santykių rėmuose leidžiama keistis elektroninius dokumentus numato įstatymas Rusijos Federacija ir kiti norminiai teisės aktai dėl sutarčių sistemos pirkimų srityje, tarp sutarčių sistemos dalyvių pirkimų srityje, įskaitant paraiškų dalyvauti nustatant tiekėją (rangovo, vykdytojo), galutinių pasiūlymų pateikimą. Kartu šios paraiškos, galutiniai pasiūlymai ir dokumentai turi būti pasirašyti sustiprintu elektroniniu parašu ir pateikti naudojant “.

Šiame straipsnyje taip pat teigiama, kad patobulintus elektroninio parašo raktus ir jų patvirtinimo sertifikatus galima gauti tik iš specializuotų sertifikavimo centrų, kurie yra akredituoti pagal 2011 m. balandžio 6 d. federalinį įstatymą Nr. 63-FZ.

Įgaliotos institucijos parengia šių sertifikavimo centrų sąveikos su viena informacine sistema tvarką, taip pat nustatomi saugumo reikalavimai.

Taigi, jeigu tiekėjas (pirkimo dalyvis) turi elektroninį parašą, atsiranda kliūčių dalyvauti Viešieji pirkimai ne.

Taigi, šiame straipsnyje mes išnagrinėjome pagrindinius elektroninių dokumentų valdymo principus. Iš žinomiausių korporacijų, teikiančių programinės įrangos pardavimo ir diegimo paslaugas, galima išskirti tokias įmones kaip 1C, 1C-Rarus, ABBY ir kt.

Tai viskas siandienai. Tikiuosi, kad ši medžiaga jums buvo naudinga. Linkiu sėkmės ir iki susitikimo kituose leidimuose.

Informacinių technologijų amžius leidžia daug ką automatizuoti. Ir perteikti puiki suma popierinis darbas didelė kompanijaį kompiuterių „rankas“ – įsakė pats Dievas. Elektroninė dokumentų valdymo sistema – darbo supaprastinimas ar papildomos problemos?

Iš straipsnio sužinosite:

Darbo eiga suprantama kaip visos procedūros, susijusios su dokumento sukūrimu, jo judėjimu organizacijoje, apskaita, saugojimu, archyvavimu, apsauga nuo trečiųjų šalių prieigos ir jo vykdymo kontrole.

Jeigu visus šiuos procesus užtikrina specialiai sukurtas kompiuterinių programų rinkinys, o informaciją formuoja elektroniniai dokumentai, tai toks dokumentų srautas vadinamas elektroniniu. Filistro lygmenyje jis taip pat vadinamas „be popieriaus“.

Privalumai

Nepopierinis dokumentų judėjimas turi nemažai privalumų. Pavyzdžiui:

• taupoma vieta ir popierius (nėra popierinių dokumentų – nereikia spintelių, aplankų, lentynų, archyvų);
• taupote darbuotojų laiką (dokumentą rasite elektroninė duomenų bazė profesionalui tai kelių minučių reikalas, bet rasti popierinį variantą dideliame biure ir net prieš kurį laiką sukurtą – dar vienas ieškojimas);
• galimybė gauti griežtesnę trečiųjų šalių prieigą prie informacijos, labiau apgalvota privatumo apsauga (atsitiktiniams žmonėms bus sunkiau gauti informaciją elektroninėje sistemoje, jei saugumo klausimas bus apgalvotas, tačiau kopijuoti popierinį dokumentą į bendrą netvarką elementarus);
• dokumento judėjimo procedūros skaidrumas (jei sistema sukonfigūruota, tai keli žmonės vienu metu gali stebėti, kaip dokumentą praeina vykdytojai, kontrolieriai, vadovai, lengviau kontroliuoti etapus, kruopštumą, aktualumą ir pan.);
• sistema leidžia susieti kelis dokumentus vienas su kitu, matyti tuos, kurie kažkaip susiję su tam tikru pasirinktu, arba nustatyti kitokio pobūdžio funkcionalumą);
• elektroninė dokumentų valdymo sistema leidžia darbuotojams dirbti nuotoliniu būdu, susipažinti su dokumentacija būnant padaliniuose, kurie geografiškai nutolę vienas nuo kito, tuo pačiu sutaupant pinigų, dažniausiai išleidžiamų nuolatiniams kurjeriams, pritraukiamoms kurjerių kompanijoms, pašto išlaidoms ir pan.;
• taupyti pinigus popieriuje.

Sed tipai

Elektroninė dokumentų valdymo sistema sed yra specifinis programinės įrangos produktas. Jie gali būti Įvairios rūšys. Skirstymas į tipus susijęs su tuo, kad šios sistemos naudojamos įvairiose veiklos srityse, o taip pat įsigyjamos įvairioms užduotims atlikti. Viena organizacija pirmiausia turi užtikrinti didelės apimties elektroninių dokumentų saugojimą, kita – užtikrinti jų mainus tarp padalinių, trečia išryškina dokumentų analizę ir ryšį. Paklausa sukelia pasiūlymus – todėl sistemos yra skirtingos, o kartais vartotojas turės sunkų pasirinkimą.

Taigi, elektroninė dokumentų mainų sistema gali:

Atstovauti elektroniniam archyvui ir suteikti galimybę saugoti bei greitai ieškoti dokumentacijos; tokios programos yra specializuotos duomenų bazės;

Pateikti darbo eigas (šiuo atveju elektroninis elektroninės dokumentų valdymo sistemos dokumentas nevaidina didelio vaidmens, tai aplikacija, būtinas sistemos reguliuojamų darbo eigų papildymas);

Leisti bendrai dirbti su dokumentu daugeliui darbuotojų vienu metu (jei įmonėje nereikia numatyti hierarchinės darbo eigos struktūros, o iškyla bendras dokumentų kūrimas);

Į pačią dokumentų apyvartos sistemą įtraukite kitas reikalingas paslaugas (el. paštą, projektų valdymo ir kitas paslaugas).

Valdymo sistemos elektroninis dokumentų valdymas gali derinti aprašytų tipų elementus. Juos taip pat galima atskirti pagal veiklos rūšį, pramonės šaką ir kitus kriterijus. Įmonei svarbu suprasti, kokias užduotis ji nori atlikti EDMS pagalba, darbo eiga turi užtikrinti komercinės struktūros efektyvumą ir pelną bei kitų organizacijų įstatyminių užduočių vykdymą.

Taip pat skaitykite:

sed užduotis

Be pagrindinės užduoties, elektroninė dokumentų valdymo sistema užtikrina ir kito, kartais įmonei svarbaus, funkcionalumo įgyvendinimą. Pavyzdžiui, tai gali būti:

1. galimybė įkelti didelį kiekį elektroninės dokumentacijos;
2. vienu metu dirbti su grupe darbuotojų su dokumentu „online“ režimu;
3. internetinės dokumento diskusijos kūrimas;
4. skirtingų dokumentų leidimų palyginimas;
5. dokumente esančios informacijos apsaugos tvarka;
6. kopijavimas ir archyvavimas;
7. individualizavimo priemonių (pavyzdžiui, vandens ženklų) taikymas;
8. galimybė naudoti elektroninį skaitmeninį parašą ir kt.

Atsižvelgiant į poreikius, užduotis, finansines galimybes, plačios struktūrinių padalinių sistemos buvimą ar nebuvimą, įmonės apimtį, parenkama viena ar kita sistema. Rinkoje yra pakankamai pasiūlymų.

Trūkumai ir problemos

Tarp daugelio privalumų (aptartų aukščiau) yra ir problemų. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų naudojimas reikalauja tam tikrų darbuotojų pastangų. Naudojimo problemos apima:

programų įsigijimo, įdiegimo ir priežiūros išlaidos (arba savo specialistų kūrėjų personalo išlaikymo išlaidos);

darbuotojų motyvavimas mokytis ir naudotis visu sistemos funkcionalumu;

sunku atsižvelgti į visus įmonės veiklos niuansus ir pokyčius programiniame produkte;

poreikis bendrauti su kitomis organizacijomis, kurios nesinaudoja Informacinės sistemos elektroninis dokumentų valdymas, o tai reiškia, kad kartais tenka grįžti prie popierinių dokumentų arba kopijuoti elektroninius;

kartais kyla klausimų juridinę galią dokumentus, kai nenaudojamos skaitmeninio parašo galimybės.

Personalo mokymas ir motyvavimas pereiti prie skaitmeninių technologijų – atskira užduotis, ypač jei įmonė „popieriniame pasaulyje“ gyvuoja jau seniai, o darbuotojai nėra jauni ir kūrybingi naujos kartos žmonės. Be to, programinės įrangos produktų išsivystymo lygis visiems darbuotojams yra skirtingas. Ir kartais nuo sprendimo pereiti prie skaitmeninio iki realaus įgyvendinimo praeina daug laiko ir etapų. Procesas iš pirmo žvilgsnio lengvas.

Pasirinkimo sunkumai

Daug informacijos šiais laikais pradedama paprasčiausiai įvedus užklausą paieškos juostoje. Taigi, atsakant į šį veiksmą (frazės atsiradimas paieškos termine " elektroninė dokumentų valdymo sistema ir popierizmas“), informacijos ieškotojas gauna daugybę įvairių Rusijos ir užsienio specialistų sukurtų sistemų pasiūlymų. Visi garsiai deklaruoja besąlygišką visų vartotojų problemų sprendimą šiuo klausimu. Ir čia ateina atradimas – pasirinkimo problema. Kaip nepadaryti klaidos? Iš tiesų, norint suprasti kompiuterinių programų funkcines ypatybes, būtina turėti bent jau programuotojų ir pažengusių vartotojų įgūdžių užuomazgas. Kartais tenka pasitelkti specialistus. Tuomet kyla klausimas, kaip teisingai suprasti vieniems kitus, kaip programuotojui paaiškinti įmonės užduotis, kad jis teisingiausiai ieškotų šių problemų sprendimo siūlomose sistemose.

Renkantis produktą turėsite atlikti visą tyrimą, ištirti funkcionalumą tokiomis sąlygomis, kai kūrėjas-pardavėjas ne visada suinteresuotas visiems atskleisti visus produkto niuansus. Elektroninė dokumentų valdymo sistema EDMS turi būti patogi, funkcionali ir naudinga vartotojui. Be to, atsižvelgiant į jos veiklos specifiką. Turėsite išstudijuoti vaizdo įrašus apie programą, vartotojų atsiliepimus, žiūrėti ekrano kopijas, galbūt išbandyti ir patikrinti praktiškai, nusipirkti atskirus modulius ir blokus, jei programa leidžia, palaipsniui diegti sistemą ir pan. Na, leidimo kaina kartais nėra paskutinė sąrašo numeris.

Platformos pasirinkimo problemas vartotojas sprendžia įvairiais būdais prieš diegiant elektroninių dokumentų valdymo sistemų organizavimą – kažkas tai supranta pats, kažkas pritraukia specialistus ir konsultantus iš išorės, daugelis tvarkosi padedami etatinių darbuotojų. . Bet kuriuo atveju reikia suprasti, kad SED sistema yra atsakingas žingsnis įmonės gyvenime, kurį geriausia daryti subalansuotai ir sąmoningai.

Pagrindinės elektroninių dokumentų valdymo sąvokos

Pagrindiniai elektroninių dokumentų valdymo principai

• Vienkartinė dokumento registracija, kuri leidžia unikaliai identifikuoti dokumentą bet kuriame šios sistemos diegime.
• Galimybė lygiagrečiai atlikti operacijas, leidžiančias sutrumpinti dokumentų judėjimo laiką ir padidinti jų vykdymo efektyvumą
• Dokumento judėjimo tęstinumas, leidžiantis identifikuoti už dokumento (užduoties) vykdymą atsakingą asmenį kiekvienu dokumento (proceso) gyvavimo momentu.
• Viena (arba suderinta paskirstyta) dokumentinės informacijos duomenų bazė, leidžianti atmesti galimybę dubliuoti dokumentus.
• Veiksmingas organizuota sistema dokumentų paieška, kuri leidžia rasti dokumentą su minimalia informacija apie jį.
• Sukurta įvairių dokumentų būsenų ir atributų ataskaitų teikimo sistema, leidžianti kontroliuoti dokumentų judėjimą per dokumentų valdymo procesus ir priimti valdymo sprendimus remiantis ataskaitų duomenimis.

Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemos

Patentuota EDMS

SED sumokėta iš biudžeto

• EDMS organizacijoms, dalyvaujančioms biudžeto sudarymo procese, teikia Federalinis iždas

Mokama EDMS

taip pat žr

• ECM (verslas) – įmonės informacijos išteklių valdymo sistemos

Nuorodos

• Tiesiog apie elektroninį dokumentų valdymą, verslo procesus ir sąveiką. Dienoraščiai. Diskusijos.
• Įmonės valdymo automatizavimo sistemų parinkimas pagal kriterijus

Wikimedia fondas. 2010 m.

Pažiūrėkite, kas yra "SED" kituose žodynuose:

SED- SEDO elektroninės dokumentų valdymo sistemos tech. SED konsoliduotas ekonomikos departamentas fin. EDMS „Elektroninės demokratijos“ sistema http://e democratia.ru/…

SED UD- elektroninių dokumentų valdymo sistema ir sąveikos valdymo tech. Šaltinis: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 EDMS UD Directum naudojimo pavyzdys ... Santrumpų ir santrumpų žodynas

Elektroninė dokumentų valdymo sistema – tai automatizuota kelių vartotojų sistema, lydinti organizacijos darbo valdymo procesą, siekiant užtikrinti jos funkcijų vykdymą. Verslo terminų žodynas. Akademik.ru. 2001... Verslo terminų žodynėlis

EDMS GO UR- Udmurtijos Respublikos, Udmurtijos valstybinių įstaigų elektroninio dokumentų valdymo sistema Šaltinis: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 ... Santrumpų ir santrumpų žodynas

EDMS PD- pirminės apskaitos dokumentacijos elektroninių dokumentų cirkuliacijos sistema fin. Šaltinis: http://mskit.ru/news/n57353/ … Santrumpų ir santrumpų žodynas

SEDO kanclerio tipas Darbo eigos automatizavimo sistema, SEDO kūrėjo IBA, Minsko svetainė www.kancler.by www.iba.by Šis terminas turi ir kitų reikšmių, žr. Kancleris ... Vikipedija

SEDO- EDMS SEDO elektroninės dokumentų valdymo sistemos tech ... Santrumpų ir santrumpų žodynas

- - Ukrainos įmonės „Bankomsvyaz“ specialistų sukurta elektroninė dokumentų valdymo sistema, skirta sukurti visapusišką dokumentų tvarkymo verslo procesų valdymo ir jų įgyvendinimo stebėjimo sistemą. AO ... ... Vikipedija

EDMS tipas, įmonės informacinės sistemos kūrėjas OAO Industrial Information Systems Parašyta ... Wikipedia

„LanDocs“ yra programinės įrangos platforma, skirta kurti įmonių turinio valdymo sistemas ir elektroninių dokumentų valdymą (ECM / EDMS). Nuosavas įmonės LANIT vystymas. „LanDocs“ tipo ECM, dokumentų valdymo sistema, EDMS kūrėjas ... ... Vikipedija

Knygos

• Šiuolaikinės biuro darbo ir dokumentų srauto technologijos Nr. 9 (45) 2014, Nėra. “ Šiuolaikinės technologijos biuro darbas ir dokumentų srautas“ – žurnalas biuro padalinių vadovams. Sužinosite, kaip efektyviai diegti ir optimizuoti elektroninę ...