Путькіна Лідія Володимирівна

кандидат технічних наук, професор кафедра інформатики та математики, економічний факультет Санкт-Петербурзький гуманітарний університет профспілок Санкт-Петербург, Росія

Інструкція: У статті розглядаються особливості застосування системи електронного документообігу. У статті наголошується, що ефективність роботи будь-якої організації залежить від оперативності обробки документів, швидкості розподілу інформації між підрозділами організаційної структури та контрагентами. Процес застосування електронного документообігу можна поділити на вісім етапів. Одним з важливих моментів є та обставина, що після успішного проходження кожного з восьми етапів автоматизації, впроваджена система має постійно доопрацьовуватись та вдосконалюватися. Це є одним із основних факторів успішного використання електронного документообігу на підприємстві.

Ключові слова: системи електронного документообігу, впровадження, ефективність, підприємство

Features of the implementation of the electronic document

PhD of technical science, професор Департаменту з комп'ютерних наук і математичних наук, статей Economics Saint-Petersburg University of Humanities and Social Science Saint-Petersburg, Russia

Abstract: Ця стаття розкриває особливості створення електронного документа управління системою. Матеріали пояснень, що ефективність будь-якої організації залежить від ефективності документації, інформаційне розповсюдження берега між членами організації і структурами. Процеси реалізації електронні документи можуть бути розподілені в вісім статей. Один з найвищихlights є факт, що після успішного завершення кожного з восьми штанів автоматизації, система реалізована повинна бути постійно рефіналізована і невиконана. Це є основним фактором у успішному використанні електронні документи управління в підприємстві.

Ключові слова: електронні документи управління системами, implementation, efficiency, enterprise

У світі ефективність роботи будь-якої організації залежить від оперативності обробки документів, швидкості розподілу інформації між підрозділами організаційної структури і контрагентами, і навіть від надійності всієї інформаційної складової загалом.

Саме тому останнім часом керівники багатьох підприємств дедалі частіше ставлять питання щодо вдосконалення системи документообігу. Домогтися цього завдання можна за допомогою його автоматизації.

На сьогоднішній день автоматизований документообіг не є нововведенням. Частина організацій вже запровадила та користується системою електронного документообігу (ВЕД). Проте більшість підприємств все ще залишають документообіг у традиційній, паперовій формі.

Основний критерій при виборі форми діловодства - обсяг створених документів, що надійшли в організацію, за певний проміжок часу. Тому в компаніях, де структура департаментів є розгалуженою та пов'язана ланцюгом різних документів, перехід на електронний документообіг є дуже важливим завданням.

Щоб сформувати точне уявлення про це поняття, зупинимося на ньому докладніше. Електронний документообіг можна у вигляді єдиного механізму руху документів, створених з допомогою комп'ютерних засобів і, зазвичай, підписані електронним цифровим підписом. При цьому документи обробляються також з використанням електронних носіїв.

У організації, де впроваджено СЕД документ є базовим інструментом управління. У подібних організаціях немає просто наказів, доручень чи рішень. Є документи, які містять ці самі рішення, накази та доручення. Отже, управління організації повністю здійснюється через документи. Більшість завдань, які виконуються співробітниками, також прив'язуються до документів.

СЕД може застосовуватись у будь-якій організації: як для невеликого підприємства, так і для величезного холдингу або корпорації з цілою мережею філій. Деякі компанії починають з автоматизації окремих етапів документообігу, так як СЕД має ряд істотних переваг:

1) Спочатку слід зазначити прозорість бізнес-процесів. В електронній системі контроль над отриманням, виконанням та створенням документів здійснюється значно простіше та швидше. За допомогою цього керівництво будь-якої миті може відслідковувати бізнес-процеси організації.

2) Також за допомогою електронного документообігу підвищується виконавська функція. Згідно зі статистичними даними, значна частка доручень не виконується співробітниками. СЕД дозволяє керівникам здійснювати контроль за робочими процесами, швидкістю та якістю виконання, а головне, за результатом роботи.

3) Скорочується час на обробку та виконання документів. За допомогою електронного документообігу забезпечується швидший пошук, створення, обробка та розсилання документів. Це досягається за рахунок автоматичного складання зведень, реєстрів та звітів, що, в свою чергу, дозволяє якісно та оперативно виконувати роботу, і, як наслідок, оптимізувати бізнес-процеси.

4) Підвищується рівень конфіденційності інформації. Кожен співробітник має той ступінь доступу та управління документами компанії, яка відповідає з його повноваженнями. Наприклад, співробітник може мати право на читання документа, може мати можливість редагувати, вносити відповідні корективи в документ, також це можуть бути повні права. Кожна дія протоколюється у комп'ютерній системі. А це означає, що будь-якої миті є можливість подивитися, хто зі співробітників вносив зміни до даних, працював із ними.

Для багатьох організацій проблема конфіденційності інформації є дуже гострою. Втрата будь-яких важливих документів може спричинити мільйонні збитки. У цьому плані паперові документи схильні до більшого ризику, оскільки вони без проблем можуть бути вилучені з папки, а вся інформація буде передана на сторону. Впровадивши в компанії систему електронного документообігу, виключити повний витік інформації може і не вдасться. Проте в даному випадку буде можливість подивитися, хто саме із працівників та в який момент користувався цими документами.

5) За допомогою СЕД оптимізується схема навчання нових співробітників, а також запровадження нових процесів у компанії. Введення в роботу нових положень та інструкцій з використанням електронного документообігу відбувається набагато швидше, ніж окреме інформування кожного працівника та його ознайомлення з паперовими документами.

6) Підвищується рівень корпоративної культури. СЕД створює єдиний інформаційний простір, у якому задіяні всі чи більшість структур компанії. Це, у свою чергу, створює можливість залучати в корпоративні процеси практично кожного співробітника.

7) При переході компанії на електронний документообіг вирішується проблема з адаптацією нових змін над ринком міжнародних стандартів. Що стосується появи таких, організація, яка використовує СЕД, може оперативно внести зміни під новий шаблон, підвищивши цим рівень своєї конкурентоспроможності над ринком.

Однак цей метод удосконалення роботи підприємства нарівні з плюсами також має свої недоліки.

По-перше, серйозною проблемою є збереження документів. У комп'ютер може проникнути вірус, система збереження документів може спрацювати. Ця проблема може бути вирішена за допомогою створення системи резервування.

Ще одним можливим мінусом впровадження СЕД може стати консервативність працівників, які будуть зайняті у системі. При переході на автоматизований документообіг не завжди виходить уникнути і попередити невдоволення серед співробітників, які звикли до ручної праці та мають неповні знання про електронний документообіг.

Також система електронного документообігу надає великого значення грамотному введенню даних. У разі особливо важливий людський чинник, оскільки безперебійне функціонування системи надалі залежатиме від кваліфікації та якості роботи персоналу.

На етапі купівлі та впровадження системи електронного документообігу керівництво компанії має бути готовим до фінансових витрат. Хоча згодом дані витрати зазвичай компенсуються за рахунок скорочення витрат на роботу з документацією та оптимізації бізнес-процесів.

Обмін електронними документами можливий не з усіма контрагентами. Причиною є відсутність єдиного інформаційного простору. Внаслідок чого багато компаній змушені паралельно вести як паперовий, і електронний обмін документами. Очевидним залишається факт, що пересилання актів та договорів електронним способом значно спростили б роботу між замовником та клієнтом у будь-якому сегменті ринку.

Обов'язковий реквізит більшості документів, який надає їм юридичної сили – це особистий підпис. Юридичну силу електронного документа зазвичай підтверджують електронним підписом, який, згідно з 63-ФЗ може бути трьох видів:

1) Простий електронний підпис. Даний вид підпису створюють за допомогою паролів, кодів та інших інструментів, які ідентифікують автора підписаного документа. Криптографічний електронний підпис у цьому випадку не використовується.

2) Посилений некваліфікований підпис. Для створення цього виду підпису використовуються криптографічні засоби, що, своєю чергою, дозволяє визначити автора документа. Посилений некваліфікований підпис часто є аналогом документа з печаткою.

3) Посилений кваліфікований підпис може замінювати паперову документацію у всіх випадках. Винятком є ​​ситуація де на законодавчому рівні потрібна наявність лише документ на папері.

Сьогодні більшість країн вважає рівноправними як паперові документи зі звичайним підписом, і електронні документи, підписані кваліфікованим електронним підписом.

Перехід організації з паперового документообігу на електронний може бути грамотним і добре продуманим, оскільки від цього кроку залежить подальша робота всього підприємства.

Найчастіше ініціатором автоматизації процесів руху документів для підприємства виступає Генеральний Директор. Зацікавленість керівництва у переході на безпаперовий документообіг грає велику роль, оскільки від цього залежить успіх даного проекту.

Зазвичай саму автоматизацію умовно поділяють на дві частини: безпосередньо процес та звіт, тобто контроль за роботою готового продукту.

Якщо стоїть завдання не лише запровадити електронний документообіг, а й перетворити бізнес-процеси, то технічне завдання необхідно формулювати разом із менеджерами, які відповідальні за ці процеси. Тільки у разі залучення їх до союзників вдасться створити успішну версію електронного документообігу.

Процес автоматизації можна розділити на кілька ключових етапів:

Етап 1. Технічне завдання. Для початку керівники проекту мають визначитися із завданнями, які мають виконувати майбутня система. Чітко сформульовані завдання допоможуть зробити правильний вибір другого етапу.

Етап 2. Вибір IT-рішення. Для підприємства з невеликим документообігом можливо достатньо використання електронної бази даних, наприклад Access або Excel. Тобто підприємствам невеликого масштабу не завжди обов'язково займатись глобальною розбудовою документообігу.

Керівники великих підприємств, які мають регіональні підрозділи, які бажають автоматизувати документообіг, навпаки – мають бути готові до дорогого та тривалого впровадження.

Етап 3. Опис бізнес-процесів. Перед початком впровадження документообігу необхідно вивчити існуючі нині бізнес-процеси підприємства. Саме на цьому етапі провідна роль віддається начальникам відділів, які задіяні в автоматизації. Їхнє основне завдання - допомогти описати шлях документів і скласти покрокове перебіг бізнес-процесів.

Етап 4. На цьому етапі складаються кошториси, календарні графіки, списки необхідних ресурсів, розробляється загальний план робіт. При цьому необхідно враховувати всі існуючі плюси та мінуси, які з'являться після автоматизації документообігу.

Етап 5. Реалізація. На цьому етапі відбувається безпосереднє використання електронного документообігу. Тривалість етапу безпосередньо залежить від складності структури організації та бізнес-процесів, що протікають у ній. Контроль та координація робіт здійснюється керівником проекту.

Етап 6. Завершення. На цьому етапі відбувається тестування програми. Найчастіше при тестуванні виявляються прогалини автоматизації. Цей етап важливий тим, що на ньому ще є можливість оперативно усунути проблеми, що виникли.

Етап 7. Введення проекту в експлуатацію. Це може бути один із способів реалізації, який застосовується на початку використання системи:

Паралельна стратегія, тобто робота ведеться за старою системою, але використовуються нові технології. У процес дві системи – стара і нова постійно порівнюються і, як наслідок, нова система поступово адаптується. Однак унаслідок дублювання даних такий підхід є найбільш витратним у трудовому та тимчасовому відношенні.

Стрибок – перехід використання нової системи виробляється моментально, тобто перехідний процес відсутня. Цей метод є ефективним, проте дуже ризикованим.

Запуск пілотного проекту – стрибок відбувається на одній ділянці. Цей підхід відрізняється надійністю.

Послідовна автоматизація. Впровадження починається з найвужчих місць і поступово в процесі починають брати участь нові ділянки. При виборі такого підходу зазвичай витрачається багато часу, проте при цьому віддача помітна практично відразу.

На даному етапі, незалежно від обраної стратегії, можуть виникнути складності, пов'язані з консерватизмом співробітників. Однак за грамотного підходу ймовірність ризиків можна значно знизити.

Етап 8. Контроль використання системи. Основна мета на даному етапі – досягти поступового використання програми на повну потужність. Тобто програма має стати реальним засобом документообігу, а чи не залишатися набором файлів.

Ще одним важливим моментом є та обставина, що навіть після успішного проходження кожного з восьми етапів автоматизації, впроваджена система має постійно доопрацьовуватись та вдосконалюватися. Це є одним із основних факторів успішного використання електронного документообігу на підприємстві.

Подальший супровід системи обов'язково має включати:

Підтримка системи в робочому стані. Вона може полягати в консультативній допомозі користувачам, усуненні помилок, що виникають, резервному копіюванні даних;

Внесення корективів до довідників системи, виходячи з поточних змін до організації;

Відстеження змін у законодавстві;

Зміна налаштувань у системі під нові вимоги працівників.

Список літератури:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Time constant of innovation effects doubling // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – № 6 – 36. – Pp. 307-312.

2. Галстян А. Ш., Шиянова А. А., Мінаков В. Ф., Мінакова Т. Є. Верифікація економіко-математичної моделі інноваційного розвитку зв'язку та інфотелекомунікацій Росії // Вісник Північно-Кавказького федерального університету. - 2015. - № 3 (48). - С. 78-84.

3. Горячова Є. А., Мінаков В. Ф., Барабанова М. І. Модель управління ліквідністю при контролі Банком Росії у режимі реального часу // Економіка, статистика та інформатика. Вісник УМО. - 2013. - № 4. - С. 178-183.

4. Мінаков В. Ф.. - 2015. - № 11 (23). – с. 32.

5. Мінаков В. Ф.. – 2016. – №3 (27). - С. 30.

6. Мінаков В. Ф.. - 2015. - № 7 (19). - С. 31.

7. Мінаков В. Ф. Виробнича хвильова функція / / Міжнародний науково-дослідний журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 10-1 (29). - С. 22-25.

8. Мінаков В. Ф. Виробнича функція у логістичних потоках // Міжнародний науково-дослідний журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 11-3 (30). - С. 55-58.

9. Мінаков В. Ф. Відмінності та подібності у періодизації теорії поколінь // Міжнародний науково-дослідний журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 12-2 (31). - С. 122-124.

10. Мінаков В. Ф. Цінова еластичність попиту та пропозиції якості // Інформаційні технології у бізнесі. Збірник наукових статей 8-ї міжнародної наукової конференції. - Санкт-Петербург. Видавництво «Інфо-так». - 2013. - С. 51-60.

11. Мінаков В. Ф.. - 2015. - № 2 (14). - С. 5.

12. Мінаков В. Ф., Лобанов О. С., Остроумов А. А. Розгортання хмарної інфраструктури в регіональному інформаційному просторі // Науковий огляд. - 2014. - № 11. - С. 103-106.

13. Мінак В. Ф., Малишенко А. В. Декомпозиція інноваційних процесів у вузі // Наука. інновації. Технології. - 2004. - № 36. - С. 12-15.

14. Мінаков В. Ф., Мінакова Т. Є. Інформаційне суспільство та проблеми прикладної інформатики // Міжнародний науково-дослідний журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 1-1 (20). - С. 69-70.

15. Мінаков В.Ф.. – 2016. – №6 (30). - С. 37.

16. Мінаков В.Ф.. – 2016. – №4 (28). - С. 17.

17. Мінаков В.Ф.. – 2016. – №5 (29). - С. 36.

18. Мінаков В.Ф.. – 2016. – №1 (25). - С. 13.

19. Мінакова Т. Є., Мінаков В. Ф. Енергозбереження - мультиплікатор ефективності економіки / / Міжнародний науково-дослідний журнал = Research Journal of International Studies. - 2013. - № 11-2 (18). - С. 60-61.

20. Путькіна Л. В. Динаміка концепції розвитку підприємницьких структур//Міжнародний науково-дослідний журнал. 2015. №2-3 (33). С.79-80.

21. Путькіна Л. В. Особливості інноваційних підприємницьких структур//Міжнародний науково-дослідний журнал. 2015. №2-3 (33). С.80-82.

22. Путькіна Л. В. Проектування інтелектуальних систем в економіці. Стаття у відкритому архіві № 0321400431 30.07.2014

23. Путькіна Л.В. Концепція процесного підходу під управлінням // У світі наукових відкриттів. 2015. №11.7 (71). С.2759-2765.

24. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 05 (029) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. - URL:

25. Путькіна Л.В.. – 2015. – No. 12 (24) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/24/3125/

26. Путькіна Л.В.. – 2015. – No. 10 (22) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/22/2975/

27. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 07 (031) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. - URL:

28. Путькіна Л.В. Особливості використання електронного документообігу для ефективної роботи сучасного підприємства// Електронний науково-практичний журнал сайт. - 2016. - No. 01 (25) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. - URL:

29. Путькіна Л.В.. – 2015. – No. 10 (22) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/22/2976/

30. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 01 (25) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. - URL:

31. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 03 (027) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/27/3343/

32. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 05 (029) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. - URL:

33. Путькіна Л.В.. – 2015. – No. 12 (24) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/24/3070/

34. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 02 (026) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/26/3226/

35. Шиянова А. А., Галстян А. Ш., Мінаков В. Ф., Мінакова Т. Є. Математичне моделювання макроекономічних трендів розвитку страхового бізнесу // Сучасні проблеми науки та освіти. - 2014. - № 4. - С. 436.

Розкажемо, як за 10 кроків запровадити систему електронного документообігу у компанії самотужки.

Завантажте корисні документи:

Навіщо потрібна система електронного документообігу

Напевно, вже не залишилося жодної компанії, де б у системі діловодства не використовували комп'ютери та локальні мережі. Тому терміни ЕДО, електронний документообіг рано чи пізно почнуть згадувати в розмовах про найближчі плани навіть невеликих організацій.

Електронний документообіг коротко - це переклад документопотоків організації на цифрову електронну форму, автоматизація всіх процесів обробки документів.

Які переваги дає компанії впровадження та ведення електронного документообігу за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення – системи електронного документообігу (СЕД)?

1. Зростає ефективність праці та, як наслідок, його продуктивність. Автоматизований пошук за будь-яким запитом дозволяє значно скоротити час обробки документів, забезпечити контроль своєчасності їх виконання.
2. Співробітники отримують миттєвий доступ до будь-якого створеного та зареєстрованого в системі документа. Виникає можливість оперативно вносити виправлення, доступу до документів можна розмежувати за виконавцями.
3. Мінімізується вплив "людського фактора", виключаються помилки, пов'язані з ним.
4. Скорочуються витрати з допомогою підвищення ефективності праці, знижуються витрати на оргтехніку та витратні матеріали.
5. Поліпшуються взаємодії між окремими виконавцями, і між підрозділами компанії. Обмін інформацією та проходження управлінських сигналів прискорюються.
6. Скорочується час створення, погодження та затвердження документації за рахунок забезпечення колективного доступу та контролю термінів виконання кожного етапу.
7. Знижуються витрати на організацію архівного зберігання документів.
8. Підвищується ступінь захисту документації від втрати та пошкодження, від несанкціонованого доступу.

Оскільки з поняттями «електронний документ, електронний документообіг» знайомі всі, хто так чи інакше пов'язаний із діловодством, переконувати у необхідності впровадження СЕД уже не треба. Але багато компаній ще вважають, що складний і коштує дорого. Але тим часом здійснити його цілком можливо силами самої організації, що суттєво скоротить витрати.

Система електронного документообігу (ЕДО): етапи впровадження

Алгоритм застосування системи електронного документообігу складається з 10 кроків.

Крок 1. Визначтеся з цілями та завданнями автоматизації. Проаналізуйте проблеми ведення документообігу на підприємстві, продумайте, чи буде вирішено за допомогою електронного документообігу.

Крок 2 Проведіть передпроектне обстеження. Вивчіть специфіку ведення діловодства у вашій компанії, для цього:

• проведіть ревізію документопотоків між виконавцями та структурними підрозділами;
• проаналізуйте діючі регламенти щодо оптимізації документопотоків, простежте маршрути руху внутрішніх та зовнішніх документів;
• вивчіть процес створення, погодження та затвердження всіх видів внутрішніх документів, що формуються в компанії;
• проінспектуйте порядок реєстрації та обробки вхідної та вихідної кореспонденції;
• оцініть, наскільки ведення діловодства у компанії відповідає нормам та вимогам галузевих стандартів, законодавству РФ;
• вивчіть процедуру формування справ, вимоги до їх поточного зберігання та передачі на зберігання до архіву організації;
• продумайте, які бізнес-процес мають бути автоматизовані;
• проаналізуйте отримані дані та сформулюйте технічні вимоги, яким має відповідати СЕД електронний документообіг.

Схема. Операції над внутрішніми документами

Крок 3 Проведіть ревізію діловодних процесів, що склалися в компанії, перш ніж перейти на документообіг в електронному вигляді. Потрібно систематизувати та впорядкувати роботу з документопотоками, повести оптимізацію всієї системи діловодства у компанії. Розробте регламенти обробки документів, складіть інструкції, у яких встановіть зони відповідальності між виконавцями, пропишіть порядок взаємодії між ними. Внесіть поправки та доповнення до локальних нормативних актів, посадових інструкцій. Разом із IT-службою продумайте питання безпеки, розмежування доступу. Керуйтеся вимогами системи стандартизації в управлінні документами, викладеними у ДСТУ ISO 15489-1-2007.

Крок 4 Складіть схему процесу управління документами, пропишіть маршрути документопотоків, порядок та черговість виконання, погодження та затвердження документації. Передбачте можливість одночасного доступу та спільної роботи з документом для всіх виконавців. Складіть технічне завдання з урахуванням конкретних побажань та вимог.

Крок 5. Вивчіть сучасні СЕД, продумайте, які зміни та доповнення можна внести до типової конфігурації з урахуванням особливостей, що характеризують електронний документообіг ЕДО вашої організації. Багато компаній-розробників ПЗ враховують індивідуальні вимоги замовників та вносять необхідні їм коригування.

Крок 6. Почніть використання СЕД в організації, обравши один з двох варіантів:

1. Впровадьте ЕДО за типами документів, коли спочатку автоматизується обробка якогось одного виду документів: наказів та розпоряджень, контрактів та договорів.
2. Поетапно впровадьте СЕД за підрозділами, коли спочатку робочі місця автоматизують у службі діловодства, потім - у кадровій службі, бухгалтерії тощо у всій компанії.

Оскільки за будь-якого варіанта вже розпочинається обробка документів, отримайте сертифікати для відповідальних виконавців, уповноважених на підписання документів.

У таблиці показано, які види електронних цифрових підписів існують і під час підписання яких документів їх можна використовувати.

Крок 7 Створіть електронний архів, сконвертувавши раніше створені паперові документи в електронні формати. В електронному архіві документи можуть зберігатись як у вигляді сканів, так і у форматах текстових редакторів. Починати створення електронного архіву можна одразу, як тільки керівництво ухвалить рішення щодо необхідності впровадження електронного документообігу.

Електронні справи в номенклатурі справ компанії

Крок 8. Інтегруйте СЕД з іншими системами автоматизованого обліку, що використовуються в компанії. Робота в системах електронного документообігу, як правило, має на увазі можливість обміну даними з тими системами обліку, які вже впровадили і зараз забезпечують автоматизований кадровий, фінансовий, виробничий облік у компанії.

Крок 9 Проведіть навчання співробітників, розробіть посібники для користувачів з урахуванням специфічних особливостей конкретних робочих місць.

Крок 10 Забезпечте контроль за дотриманням регламентованих процедур у період адаптації виконавців до нових умов роботи. Призначте в підрозділах відповідальних співробітників, які надаватиме іншим оперативну допомогу і слідкувати за тим, щоб дотримувався встановлений порядок застосування СЕД.

Слід розуміти, що запровадження СЕД, документообіг в електронних форматах – не самоціль. Це ефективний інструмент зовнішньої взаємодії і не лише з органами виконавчої влади та контрольно-наглядовими. СЕД забезпечить єдиний документообіг з відокремленими підрозділами та оперативний обмін документами з контрагентами. Виявіть ініціативу та своїх партнерів, постачальників та замовників. Це допоможе не лише підвищити якість та швидкість обміну інформаційними потоками, а й скоротити час окупності впровадженої на підприємстві системи електронного документообігу.

Робота з документами – невід'ємна частина діловодства будь-якої фірми. Система автоматизації документообігу (СЕД) допомагає вирішити низку проблем:

Для будівництва цієї роботи сьогодні широко використовуються системи електронного документообігу (СЕД).

СЕД– це розрахована на багато користувачів система, яка дозволяє оперативно здійснювати всі дії з документами:

• Прийом/створення.
• Обмін.
• Підпис.
• Виконання/надсилання.

Такі системи активно застосовуються, щоб організувати рух документів усередині компанії, а також обмінюватись ними з контрагентами. За допомогою СЕД забезпечується безперервність роботи з кожним документом, контроль за його поточним статусом, а також швидкий пошук за базою, навіть якщо є мінімум даних.

Існує 2 варіанти використання СЕД:

1. Клієнтські програми СЕД встановлюються на влаштування кожного співробітника компанії. Завдяки цьому всі отримують можливість створювати, приймати та надсилати документи, вносити до них зміни та ставити свій цифровий підпис. Документи при цьому зберігаються у загальній базі.
2. ПЗ встановлюється на сервер. Кожен співробітник отримує доступ до СЕД через веб-браузер із будь-якого пристрою.

При цьому в повному обсязі реалізована функціональність BPMS, що дозволяє:

1. Підготовляти, погоджувати та затверджувати потрібні документи в рамках кожного бізнес-процесу.
2. Готувати та проводити наради.
3. Створювати та відстежувати доручення для окремих співробітників.

Додатковими перевагами нашого продукту є широкі можливості інтеграції, доступність через браузер та з мобільних пристроїв, та можливість здійснювати сканування та занесення до бази документів через камеру смартфона.

Рішення на базі Comindware Business Application Platform є зручним для співробітників, не вимагає ні встановлення спеціального програмного забезпечення на комп'ютерах співробітників, ні додаткового навчання. Використання такої СЕД для організації допомагає з порівняно невеликими витратами на купівлю та налаштування товару домогтися поставлених завдань за короткий термін.

Якщо вас цікавлять економічні та зручні рішення, замовте демонстрацію Comindware Business Application Platform.

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі, спеціаліст з партнерських відносин.

По-перше, розшифруємо, СЕД- Це система електронного документообігу.

По-друге, слід зазначити, що в останні три-п'ять років на системи електронного документообігупереходить дедалі більше компаній, як великих, і середніх, і навіть зовсім невеликих.

Для електронного документообігу використовують спеціальні програмні платформи. Наприклад, одна з найпопулярніших – система .

Впровадження СЕД передбачаєзакупівлю такої програмної платформи, встановлення та налаштування її на робочих місцях користувачів, заповнення баз даних, переведення паперової документації в електронну форму.

Але що ж у результаті отримує компанія від запровадження СЕД? Які переваги дає автоматизація документообігу?

Намагаємося відповісти на це запитання.

Використання СЕД виробляється майже всім підрозділів підприємства. Залежно від її організаційної структури це може бути:

• керівництво підприємства,
• юридичний відділ,
• канцелярія,
• відділ фінансового контролю,
• бухгалтерія,
• проектно-кошторисний відділ,
• адміністративно-господарська служба,
• відділ кадрів,
• відділ продажів
• тендерний відділ та ін.

Оцінюючи результати впровадження СЕД, експерти виділяють такі важливі та досить загальні переваги, які виявляються у будь-якому з підрозділів:

Збільшення продуктивності праці

При впровадженні СЕД зростання продуктивності праці досягається за рахунок скорочення часу на пошук потрібних документів та інформації.

Система електронного документообігу дозволить не лише за лічені секунди знайти необхідний файл, але й зробити це з будь-якого комп'ютера компанії, незалежно від того, знаходиться він у головному офісі чи у філії. Тепер можна ефективніше витратити свій робочий час.

Оптимізація бізнес-процесів

У рамках застосування СЕД здебільшого відбувається оптимізація процесів. Електронний документообіг і, насамперед, автоматизація обліку договорів, дають можливість як істотно скоротити тимчасові витрати на оформлення та узгодження тієї чи іншої документа, а й відстежити всі етапи проходження документом різних стадій.

Відповідно в будь-який момент часу можна легко знайти «вузьке» місце, яке не дозволяє процесу йти далі. Аналогічний приклад можна навести і за погодженням інших видів документів – рахунків на оплату, заявок на витрачання коштів, бюджетів підприємства, потреб у закупівлі матеріалів тощо.

Ті, хто вже впровадив у своїй компанії СЕД, часто кажуть, що електронний документообіг виявив недоліки в організації діяльності – дозволив побачити серед своїх співробітників мало завантажених «ледарів» та тих «трудоголіків», які виявилися просто перевантаженими завданнями та документами.

Колективна робота в СЕД та покращення взаємодії між відділами

Однією з найважливіших переваг електронного документообігу є покращення відносин між відділами всередині компанії.

Адже впровадження СЕД не лише полегшує передачу та обмін інформацією між відділами, а й дає можливість одночасно працювати з одним документом одразу кільком співробітникам із різних відділів.

Впровадження СЕД зменшує вплив «людського фактора»

Пошук «загублених» документів, виправлення помилок, у тому числі і граматичних, з'ясування актуальності того чи іншого документа – все те, на що при паперовому документообігу знадобиться не менше півгодини, за наявності впровадженої системи електронного документообігу триватиме лише кілька секунд.

Впровадження СЕД сприяє зниженню матеріальних витрат

Крім збільшення продуктивність праці, автоматизація документообігу значно знижує витрати такі витрати, як папір і картриджі для принтера. Крім того, запровадження електронного документообігу дозволить скоротити витрати на зберігання документації.

Зменшення потреби у додатковому персоналі

Впровадження СЕД дозволяє так організувати роботу компанії, що зростання обсягів виробництва або розширення сфери діяльності не вимагатимуть значного збільшення штату компанії.

Розвиток «командного духу»

Цікаво, що впровадження системи електронного документообігу підвищує як продуктивність праці співробітників, а й сприяє розвитку корпоративного свідомості співробітників, допомагає відчувати себе єдиною командою.

Це невипадково, спрацьовує ефект соціалізації та згуртування, подібний до того, що спостерігається при спілкуванні людей у ​​соціальних мережах. Можна сказати, що використання СЕД певною мірою задовольняє природну потребу людини в колективній діяльності та спілкуванні.

Виняток витоку інформації

У сучасних СЕД розвинені засоби управління доступом дозволяють грамотно побудувати стратегію безпеки під час роботи з різними видами документів.

Впровадження СЕД забезпечує максимально ефективне використання всіх інформаційних систем підприємства

Як правило, у будь-якій компанії вже встановлені облікові чи комплексні ERP-системи підприємства. Інтеграція цих систем із СЕД дозволяє підняти ефективність загального управління підприємством на якісно новий рівень (див. проект).

Нарешті, запровадження СЕД забезпечує комплексне зростання таких конкурентних переваг підприємства, які вимірюються кількісно. Це впевненість менеджменту у правильності виконання доручень та дотриманні термінів вирішення завдань, це загальна зміна корпоративної культури.
І, що ще важливо — створення іміджу передового сучасного підприємства зі зрозумілими та прозорими бізнес-процесами та добре налагодженою системою управління.

До речі, серйозні закордонні компанії серед основних вимог, які вони висувають до своїх партнерів, насамперед називають саме електронним документообігом.

Відповідно до розроблених світових та вітчизняних практик впровадження інформаційних систем (ІС) у цій статті розглянемо процес впровадження СЕД, що включає кілька етапів робіт. Результатом застосування СЕД є промислова експлуатація Системи у межах всього підприємства.

Економічність документообігу який завжди пов'язані з його скороченням. Підвищення економічності документообігу та зручності для менеджерів слід розглядати у взаємозв'язку з підвищенням якісного змісту інформації. Мета оптимізації (проектування) документообігу - приведення його у відповідність до потреб управління з одночасним зниженням витрат на його ведення. Укрупнена процедура оптимізації (проектування) документообігу включає наступні п'ять кроків.

Оптимізація документообігу включає два великі напрямки:

• 1. Підвищення якісного змісту інформації (прив'язка до центрів відповідальності; оптимальний набір та зміст показників; висока якість норм та нормативів; наявність інформації про відхилення).
• 2. Підвищення економічності документообігу та зручності для менеджерів (ліквідація дублювання інформації, оптимізація маршрутів руху; поєднання первинного обліку для бухгалтерії та оперативного управління та ін; приведення назв документів у відповідність до змісту).

Підвищення економічності документообігу та зручності для менеджерів слід у взаємозв'язку з першим напрямом, тобто. економічність документообігу який завжди пов'язані з його скороченням. Втрата частини інформації може призвести до негативного ефекту загалом для підприємства.

Розглянемо варіант скорочення документообігу за умови збереження його інформаційної ємності. Отже, мета оптимізації (проектування) документообігу - приведення його у відповідність до потреб управління з одночасним зниженням витрат на його ведення.

Укрупнена процедура оптимізації (проектування) документообігу включає такі кроки:

• Крок 1. Передпроектне обстеження чи опис підприємства.
• Крок 2. Детальний опис наявного документообігу.
• Крок 3. Аналіз якісного змісту інформації.
• Крок 4. Оптимізація документообігу.
• Крок 5. Створення стандартів (інструкцій).

Інформаційне обстеження та аналіз

Завданнями першого кроку – опис підприємства – є визначення потреб менеджменту та виявлення впливу факторів. Потреби менеджменту виявляються з урахуванням вивчення функцій, закладених у посадових інструкціях, і описи груп управлінських рішень, прийнятих різних рівнях управління. Для критичного аналізу можна використати існуючу внутрішньовиробничу звітність. Роботи рекомендуємо проводити паралельно з аналізом якісного змісту інформації.

При побудові документообігу, як і створенні організаційних структур управлінського обліку, роботи починаються з вивчення впливу таких чинників, як: особливості технології, склад продукції, організація виробництва та управління підприємством та його структурними підрозділами, бізнес-процеси, матеріальні потоки. Організація документообігу великою мірою залежить від наявності у організаційних структурах управління центрів ответственности; розвитку механізму внутрішньофірмового підприємництва; наявності управління за відхиленнями; компетентності менеджменту та використання ним прогресивних методів прийняття рішень; наявності персональних комп'ютерів, інформаційних мереж та ін.

У ході передпроектних робіт, зокрема, потрібна велика деталізація щодо опису центрів створення (перетворення, використання) інформації та їх персоніфікованих взаємозв'язків (облікових точок); опису документів та існуючих документопотоків.

Розробка систем документообігу під мети управління та психологію менеджменту, безумовно, з урахуванням технологічних та організаційних особливостей підприємства, має починатися без прив'язки до конкретного програмного продукту. Спочатку потрібно створити ідеологію, і потім шукати під неї програмний продукт.

Перед початком процесу впровадження СЕД на підприємстві рекомендуємо провести експрес-обстеження (передпроектне обстеження) з метою:

• отримання загальної інформації про об'єкт застосування СЕД;
• визначення цілей застосування;
• визначення загальних ключових вимог до СЕД та меж проекту;
• визначення загального стану організації документообігу та діловодства;
• визначення основних учасників проекту (формування робочої групи);
• визначення загального рівня складності потенційного проекту;
• оцінки потреб з міграції даних та інтеграції з іншим ПЗ;
• збір інформації, необхідної для підготовки ефективної та виграшної Комерційної пропозиції, якщо обстеження та впровадження проводитиме стороння компанія.

На цьому етапі здійснюється вибір платформи, де буде розроблена СЕД.

На даному етапі, виходячи з отриманої первинної інформації, призначається Керівник проекту (РП), який складає базовий план робіт, ієрархічну структуру робіт (WBS) та Статут проекту.

У ході інформаційного обстеження досліджуються та описуються існуючі бізнес-процеси (as is - як є). В результаті аналізу зібраних даних пропонуються оптимізовані бізнес-процеси (to be - як має бути), формулюються функціональні вимоги до СЕД.

Цілями інформаційного обстеження є:

• вивчення та точний опис бізнес-процесів, що підлягають автоматизації;
• розробка рекомендацій щодо оптимізації документопотоків та організації документообігу та діловодства;
• визначення та опис модифікацій системи, інтерфейсів, в т.ч. інтерфейсів із зовнішніми системами та засобів перенесення даних з існуючих програм, які мають бути розроблені та впроваджені в ході проекту;
• розробка технічного завдання (ТЗ).

З метою отримання необхідної інформації проводиться анкетування та інтерв'ювання основних користувачів (керівників зацікавлених підрозділів та співробітників, які безпосередньо повинні будуть працювати у новій СЕД). У процесі роботи рекомендується:

• Скласти список існуючих видів документів в організації та зробити обстеження кожного виду документа:

описати технологію документування (сукупність реквізитів, за необхідності, їх розташування, послідовність та особливості оформлення); показати умови руху документів (наявність підписів, віз, перевірки та ін.), схему руху документів (маршрут) або перелік основних візуючих, підписуючих тощо; описати спосіб реєстрації (формат реєстраційних номерів);

• Скласти список співробітників, відповідальних за створення документів (хто/який підрозділ та які види документів створює).
• Скласти список співробітників, які візують, підписують, затверджують документи (хто які види документів візує/підписує; умови, за яких потрібна віза/підпис).
• Скласти список реєстраторів документів
• Визначити, які види документів необхідно ставити на контроль (визначити контролерів, умови встановлення на контроль, умови зняття з контролю та іншу необхідну інформацію).
• Скласти список інших, відповідальних за процес обробки.
• На основі зазначеної вище інформації скласти алгоритм руху документів (оперограму). Див. Приклад 1.
• Визначити необхідні звітні документи (умови створення звітів та їх форми).
• На основі обстеження скласти Інструкцію з ДОП (при необхідності).
• Скласти Номенклатуру справ із зазначенням термінів зберігання та принципів формування справ (при необхідності).
• Скласти список документів із умовами надання доступу до них (наприклад, залежно від посади).

З перерахованої вище інформації розробляються функціональні вимоги до СЕД чи технічне завдання її розробку (ТЗ). Зокрема, Аналітик повинен скласти вимоги до формату та складу реєстраційно-контрольних карток (набір та розташування полів у картці, способи заповнення в СЕД та ін.), маршрути руху документів та інші вимоги, необхідні для налаштування та розробки СЕД.

Виходячи з практики проектування систем документообігу, можна запропонувати таку послідовність робіт:

• 1. Побудова схем облікових точок основного виробництва, допоміжних виробництв, функціональних служб.
• 2. Побудова схем їх взаємозв'язків.
• 3. Збір заповнених форм документів та звітів у розрізі облікових точок.
• 4. Їх систематизація до альбомів.
• 5. Опис термінів подання, напрями руху документів та форм звітності (у які терміни, кому та від кого передається документ).
• 6. Побудова тематичних та зведених схем документообігу.
• 7. Проведення логічного та реквізитного аналізу документів.
• 8. Аналізу шляху проходження документів у процесі їх створення, погодження та затвердження.
• 9. Вироблення пропозицій щодо внесення змін до існуючої схеми документів та звітності у зв'язку з пропозиціями щодо зміни інших параметрів управлінського обліку (облік за відхиленнями, центрами відповідальності та ін.).
• 10. Розробка пропозицій щодо усунення дублювання інформації.
• 11. Розробка пропозицій щодо уніфікації документів.
• 12. Розробка пропозицій щодо раціоналізації руху документів та звітності.
• 13. Розробка проекту оптимізованої зведеної схеми документообігу та внутрішньої звітності.
• 14. Розробка та впровадження стандартів документообігу та формування внутрішньої звітності.

За виконання перелічених операцій слід врахувати деякі поради.

Облікові точки. По-перше, ви визначаєте суб'єкти взаємин у ході обміну інформацією. Їх можна назвати центрами виникнення, споживання та передачі, або обліковими точками. Отже, облікові точки зафіксовані, на попередньому етапі описані взаємозв'язки підрозділів, тепер ви можете, поєднавши та доповнивши цей матеріал, побудувати схеми взаємозв'язків облікових точок.

Дані схеми допоможуть вам не тільки відсікти несуттєві зв'язки на перших кроках проекту без врахування їх у документальну форму, але й заощадити час та гроші. Вони незамінні під час тестування пропозицій з оптимізації щодо «чи все враховано».

Альбоми та описи документів. Важливий крок - створення альбомів документів, що існують на момент виконання проекту, та їх опис; це найважча, нецікава і невдячна робота.

При проведенні робіт з оптимізації документообігу скористайтесь порадами, отриманими в результаті аналізу практики помилок: своєчасно ставте обмеження – «не осягнути неосяжного»; з'ясуйте, чи документ є тим самим працівником, що й підписує, чи є реальні невидимі виконавці; у ситуаціях, коли начальник цеху підписує накладну на передачу напівфабрикату до наступного цеху, визначтеся, скільки разів ви опишите рух документа: один раз від цеху до цеху, або простежте весь шлях. У цьому має бути ідентичний принцип записів у всіх підрозділах організації.

При проведенні робіт має дотримуватися обов'язкова умова: опис документів необхідно подавати в однаковій формі за всіма підрозділами організації.

Локальні та загальні схеми документообігу. Після опису документів можна переходити до побудови схем. Вони сприяють відповіді, наприклад, питанням - наскільки важкий шлях рядового документа у чотирьох примірниках на відміну самої виробничої операції. Аналіз схеми руху документа змушує замислитися про доцільність підсумкових маршрутів. Наприклад, навіщо потрібні первинні документи щодо внутрішнього переміщення у плановому відділі?

Приклад 1. Оформити отриману в результаті обстеження інформацію пропонуємо як оперограми (див. Малюнок 1) або у вигляді алгоритму (див. Малюнок 2). Як приклад пропонуємо розглянути життєвий цикл наказів з основної діяльності. p align="justify"> Технологія роботи з даним видом документів найбільш уніфікована і може застосовуватися на різних підприємствах.

Рисунок 1. Оперограма життєвого циклу наказу з основної діяльності

Рисунок 2. Алгоритм обробки наказів з основної діяльності

У статті «Інформаційне обстеження в рамках впровадження СЕД», опублікованій у журналі «Діловодство та документообіг на підприємстві» №2, 2007, перераховані питання, які можна використовувати в анкетах або під час інтерв'ювання користувачів. Запитання є рекомендаційними.

Чітких вимог щодо обстеження немає, у кожному конкретному випадку, використовуючи готові напрацювання, потрібно виявляти творчий підхід до отримання необхідної інформації, її структуризації і відображенню.

Інформаційне обстеження є важливим етапом оптимізації ДНЗ та впровадження СЕД. Адже від отриманої інформації та якості її подання безпосередньо залежить якість прийнятих рішень щодо оптимізації процесів та розробки вимог до функціоналу СЕД. У зв'язку з цим необхідно дотримуватись головного принципу обстеження – отримати повну, достовірну та актуальну інформацію про процеси, які планується автоматизувати.

Тематичний аналіз та оптимізація документообігу

Захаращення документообігу, його нераціональність можна побачити, провівши аналіз за темами. Проаналізуємо, наприклад, входи та виходи матеріального потоку в підрозділі (рух напівфабрикатів, готової продукції). Може виявитись, що урочистий факт переходу контейнера з обробленою сировиною з цеху в цех супроводжуватиметься феєрверком записів у первинних документах, журналах, зведеннях та звітах. Значне дублювання зустрічається при передачі напівфабрикатів у межах одного цеху.

Для вироблення рішення про скорочення записів рекомендується проводити реквізитний аналіз у табличній чи графічній формі. Він формально показує дублювання показників у документах. Аналіз локальних схем, доповнений з'ясуванням конкретного призначення документа, зведення чи запису в обліковому регістрі (управлінське рішення тощо) допоможуть виявити дублювання документів чи реквізитів сутнісно. В результаті приймається рішення про скорочення або перетворення документів з урахуванням технічної оснащеності цехів та можливостей АСУ. Також можуть бути надані рекомендації щодо об'єднання журналів:

Доцільність та логіка здійснення всіх видів робіт оцінюються з точки зору того, як вони сприяють оптимізації інформаційного забезпечення управлінських рішень, оперативності та точності їх виконання.

Розробка та налаштування СЕД

На даному етапі здійснюється реалізація описаних у ТЗ вимог: налаштування СЕД, її доопрацювання або розробка нових функцій системи на вибраній платформі.

Цілями фізичної реалізації СЕД є:

• розробка структури БД СЕД;
• розробка екранних форм;
• розробка механізмів: візування, реєстрації, виконання та ін.
• розробка технічної документації на систему.

• Наявність необхідних функцій у системі (процедури узгодження, реєстрації, виконання, контролю за виконанням, надання доступу та інше);
• Наявність необхідних карток документів;
• Складність та вартість доопрацювання Системи;
• Максимальна кількість користувачів, що працюють одночасно, при якому система працює стабільно і швидкість обробки запитів є задовільною;
• Максимальна кількість підключених до Системи користувачів;
• Вартість ліцензій (на сервер, 1 АРМ);
• Складність та вартість адміністрування Системи, технічної підтримки;
• Можливість, складність та вартість оновлення версій;
• Можливість роботи віддаленим користувачам (за потреби);
• Вартість та якість консалтингових послуг;
• Надійність Постачальника (ступінь популярності на ринку, кількість успішно завершених проектів та інше).

У процесі цієї стадії безпосередньо реалізуються описані на етапі інформаційного обстеження вимоги.

Більшість робіт з розробки виконується поза територією Замовника, тому постійна та ефективна взаємодія Розробників із Замовником є ​​ключовим фактором для успішного завершення розробки та приймання системи Замовником.

Процес тестування є вирішальним у забезпеченні якості розробки. Планування та підготовка тестування повинні розпочатися наскільки можливо рано. Кінцеві користувачі повинні бути максимально залучені до підготовки критеріїв тестування. Критично важливим є те, щоб тестування проводилося Замовником.

Дослідно-промислова експлуатація

Метою впровадження Системи є факт початку роботи користувачів у СЕД (Система повинна задовольняти потреби та запити користувачів) та стабільна працююча Система (без збоїв та помилок).

У процесі застосування виконуються такі работы:

встановлення та налаштування ПЗ;

• навчання персоналу та адміністраторів СЕД;
• розробка документації на СЕД для користувачів (Help);
• усунення помилок у роботі системи;
• доопрацювання СЕД за зауваженнями та пропозиціями користувачів;
• розробка нормативної документації: інструкції з ДОП, регламенти роботи з різними видами документів;
• організація технічної підтримки користувачів (консультування користувачів з питань роботи у системі).

Цей етап є найскладнішим всім учасників проекту (користувачів, розробників, впроваджувачів). На цьому етапі відбувається адаптація програмного продукту, його апробування, тестування у умовах роботи. Найбільш складним є подолання психологічного бар'єру у користувачів на початку роботи у новому їм середовищі, т.к. користувачі змушені змінити звичні та усталені їм способи роботи. У зв'язку з цим на даному етапі важливо проводити навчання та консультування користувачів. Це допоможе їм адаптуватися до нових умов роботи.

Промислова експлуатація

Промислова експлуатація СЕД - це використання стабільно працюючої та повністю відповідає вимогам користувачів СЕД у процесі виконання посадових обов'язків співробітників організації.

Роботи, що виконуються в процесі експлуатації СЕД:

• Консультування та навчання користувачів з питань роботи у СЕД;
• Адміністрація довідників (організаційна структура, користувачів, маршрути погодження, списки розсилки та ін.);
• Адміністрація сервера та ПЗ;
• Здійснення резервного копіювання (back-up)

На даному етапі можна ініціювати процес розвитку СЕД: додавання нових функцій, розширення меж проекту впровадження (додавання нових категорій/видів документів, розширення числа користувачів/підрозділів/підприємств холдингу, додавання нових функцій).

З метою скорочення часу на реалізацію та впровадження СЕД роботи перерахованих етапів можуть реалізовуватися паралельно залежно від рівня складності завдань автоматизації, використовуваного програмного забезпечення (ПЗ) та ін.

Протягом усього життєвого циклу проекту впровадження СЕД мають проводитись роботи з управління проектом. Наприклад, рекомендується використовувати американський стандарт ANSI/PMI 99-001-2004 (Посібник PMBOK).

Управління проектом

Проект – це тимчасове підприємство для створення унікальних продуктів або послуг. Управління проектом – окрема сфера менеджменту, призначена спеціально для управління тимчасовою діяльністю з унікальними результатами.

Найвідоміші/широко використовувані стандарти управління проектами:

• PMBOK (американський стандарт: www.pmi.ru);
• Prince2 (англійський стандарт: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (європейський стандарт: www.ipma.org);
• P2M (японський стандарт: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Основні дійові особи:

• Менеджер (керівник) проекту – особа, відповідальна за управління проектом.
• Спонсор проекту – особа, яка забезпечує фінансові ресурси проекту та здійснює адміністративну та організаційну підтримку проекту.
• Замовник (споживач) проекту – особа, яка використовуватиме результати проекту.
• Зацікавлені сторони у проекті – особи, активно залучені до проекту та/або інтереси яких можуть бути порушені виконанням проекту (які впливають та на яких впливають результати проекту).

Приклад життєвого циклу проекту:

Статут проекту– це перший офіційний документ проекту. Формально підтверджує існування проекту. Наділяє РП повноваженнями використовувати ресурси організації на операціях проекту. РП визначається та призначається якомога раніше. РП необхідно завжди призначати до початку планування та бажано на етапі розробки Статуту проекту.

Статут проекту підлягає деталізації у фазі планування проекту.

Статут проекту може включати:

• Опис бізнес потреб для ініціації проекту;
• Мета або започаткування проекту;
• Опис потреб та очікувань, а також ступінь впливу зацікавлених сторін;
• Сумарний план ключових контрольних точок проекту (Milestones);
• Опис функціональних організацій;
• Опис організаційних припущень та обмежень;
• Сумарний бюджет проекту

Опис змісту проекту– це інформація про цілі та завдання проекту, отримана від Замовника на стадії ініціації (інформаційного обстеження). Вона може містити загальні показники і підлягає подальшому уточненню та розробці керівником проекту на стадії планування та розробки. Це формулювання проекту (що потрібно зробити).

Процес розробки опису змісту проекту описує та документує характеристики та межі проекту та пов'язані з ним продукти та послуги, а також методи приймання та управління змістом.

Основні складові документа:

• Цілі проекту;
• Опис продукту проекту
• Результати проекту
• Допущення та обмеження у проекті, межі проекту;
• План контрольних точок проекту.

План управління проектом– це офіційно затверджений документ для керівництва виконанням проекту. Це документ, який містить та інтегрує результати планування у всіх галузях проекту (час, витрати, ресурси, ризики, якість тощо)

План управління проектом може складатися з одного або кількох додаткових планів, таких як:

• План управління змістом проекту;
• Календарний план;
• План керування вартістю;
• План керування якістю;
• План керування персоналом;
• План управління взаємодією;
• План управління ризиками;
• План управління постачанням;
• План удосконалення процесів

Неможливо створити детальний план для проекту відразу.

Базовий план– це офіційно затверджений документ, щодо якого вимірюється виконання проекту та який буде використаний для управління та контролю за виконанням проекту. Використовується контролю відхилення ходу проекту.

Робочий план– це документ або набір документів, що змінюється у міру виконання проекту та надходження додаткової інформації. Робочий план, зазвичай, завжди відрізняється від базового. Робочий план змінюється на РП.

Виконання проекту- Основний процес здійснення проекту (задіяна значна частина ресурсів).

До основних обов'язків РП входять:

• Інтеграція та координація дій щодо виконання плану проекту;
• Постійне порівняння та аналіз відхилень поточного виконання проекту порівняно з базовим планом проекту;
• За потреби – ініціація запитів на зміну;
• Прогнози вартості та термінів проекту.