Журнал прибуткових та видаткових касових ордерів. Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів Журнал реєстрації документів форма 3

Уніфіковані форми первинної документації втратили статус бланків, обов'язкових до застосування, кілька років тому – у 2013 році. Проте ця зміна не зачепила касових документів (Інформація Мінфіну № ПЗ-10/2012). У той самий час уніфікована форма журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (далі — журнал реєстрації) перестав бути обов'язкової, т.к. зазначений документ є регістром зведеного обліку і, отже, його форма може бути затверджена підприємством самостійно.

Уніфікована форма

Уніфікована форма журналу реєстрації № КО-3 затверджено Постановою Держкомстату Російської Федерації від 18 серпня 1998 № 88 .

Ця форма використовується для обліку бухгалтерією касових ордерів або документів, що застосовуються натомість (наприклад платіжних відомостей), до передачі в касу підприємства.

Вона складається із двох частин. У першій частині (розташовується ліворуч) відображається інформація про прибуткові касові ордери, у другій (розташовується праворуч) - про видаткові касові ордери.

У журналі фіксується інформація щодо кожного із зазначених касових документів, у т.ч.:

дата та номер документа;
сума;
примітки (наприклад, коротко можна записати суть операції).

Необхідно враховувати, що порядок присвоєння номерів прибутковим та видатковим ордерам має бути окремим щодо кожного з цих видів касової документації.

Форма журналу реєстрації, затверджена підприємством

На підставі частини 5 статті 10 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" затвердження подібних форм зведених регістрів є прерогативою керівника підприємства за поданням головного бухгалтера або іншого уповноваженого на ведення бухобліку особи.

Відповідно до частини 6 зазначеної статті подібний регістр ведеться на паперовому та (або) електронному носії. Ведення електронної форми допускається лише за умови підписання електронним підписом.

Вибираючи між уніфікованою формою журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (бланк та зразок заповнення можна завантажити тут) та затвердженої самостійно, підприємство має оцінити лише свої тимчасові та трудові витрати на створення та затвердження своєї форми.

Також зазначимо, що якщо на підприємстві не ведеться зазначений документ, це не може спричинити адміністративну відповідальність.

Ведення бухобліку на фірмах, підприємствах, торгових точкахздійснюється з оформленням документації різної спрямованості та характеру- Платіжних відомостей, рахунків з оплати, зарплатних відомостей, видаткових та прибуткових касових ордерів.

Оформлення такої документації згідно з існуючим порядком вимагає занесення їх у особливу форму обліку – журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Ця процедура значно спрощує контроль документообігу компанії, крім того, дозволяє обчислювати кінцевий сальдо за будь-який необхідний період.

Журнал реєстрації таких документів має уніфіковану форму, яка раніше була обов'язковою для всіх видів власності та її дотримання суворо контролювалося.

Така прийнята форма має кодування №КО-3 (ЗКУД 031003)і було затверджено Постановою Держкомстату РФ №88.

Навіть у тому випадку, якщо прийнята внутрішніми порядками форма журналу обліку дещо відрізнятиметься від загальноприйнятої, переважно складатиметься вона з двох частин:

Перша частина (відображається у лівій частині). У ній відображаються основна інформація та характеристика касових ордерів, за якими здійснилася парафія – постановка на облік грошових коштів;
Друга частина (відбивається праворуч). У ньому фіксують інформацію про касових ордерах, відповідальних витрати і зняття з обліку коштів із балансу фірми чи організації.

Всі подібні документи заносяться до журналу обліку відповідно до присвоєних порядкових номерів, дат оформлення, сум, що проводяться з обліку, а також з приміток, що відображають тип та суть вироблених на підставі їх операцій.

Щодо власної форми такого журналу, яку кожне підприємство чи організація може розробити самостійно, можна зазначити:

Законодавством встановлено можливість розробки власної форми обліку прибуткових та видаткових касових ордерів. Безпосередньо, на допустимість такої дії вказує частина 5 статті 10 ФЗ «Про бухгалтерський облік».
До розробки власної форми допускаються в повному обсязі посади, які мають доступом до ПКО і РКО фірми – декларація про її складання мають головний бухгалтерорганізації або особа, яка є окремим наказом або посадовими обов'язкамиуповноважено вести бухоблік.
Стверджувати вид журналу має право виключно керівник підприємства.
Упорядкування власної форми журналу обліку ПКО і РКО має сенс у тому разі, якщо конкретної організації необхідно відбивати докладніші деталі і показники вироблених операцій, ніж передбачає типова форма. В інших випадках найбільш оптимальним рішенням буде використання загальноприйнятої форми.

Окремо варто зазначити, що при бажанні допускається ведення книги реєстрації касових документів електронному вигляді. Однак такий варіант допускається тільки в тому випадку, якщо організація виконала необхідне оформлення електронного підпису, що належить у таких випадках.

У форму журналу реєстрації документів вносяться як основні папери підприємства, так і інші додаткові, які також відображають списання або постановку на облік коштів:

Особливості складання

Журнал реєстрації має такі особливостісвого оформлення та складання:

Заклад подібного способу обліку складає проміжок часу, визначений внутрішніми порядками чи статутом організації.
Всі сторінки документа обов'язково нумеруються, прошиваються і на паперовій пломбі, що клеїться на нитку для прошивки, ставиться друк організації. Також окремим порядком може бути передбачено наявність на ній підписів керівників структурних підрозділів (начальника відділу, управителя, старшого за званням).
Якщо заповнення документа здійснюється вручну, то допускається використовувати для цього кулькову ручкуабо чорнила синього кольору.
Титульний лист журналу повинен містити в собі таку інформацію: назву документа, найменування установи або структурного підрозділу організації, облік документації якої ведеться в даному журналі, дата початку занесення відомостей та дата закінчення при його закритті, прізвище, ім'я та по батькові, а також посада працівника, який відповідальний за ведення журналу.
Основна частина документа містить у собі однакові аркуші, які з основний таблиці. Таблиця містить у собі інформацію, що стосується реквізитів та основних показників видаткових та прибуткових касових ордерів.

Інформація про них заноситься в певні рядки та стовпчики журналута складається з таких пунктів:

Дата складання ПКО. Окремо слід зазначити, що саме складання та проведення мають співпадати з фактичним часом оприбуткування коштів.
Номер відомості, який носить індивідуальний характер і надається зазвичай за порядковою нумерацією подібних документів компанії.
Величина грошових коштів, яка зафіксована у ПКО та була внесена до каси підприємства чи фірми.
Частина, відведена під примітки, у якій відбиваються особливості, що супроводжують складання документа – вказівку особи, від якої отримано певна сума коштів, інша причина, через яку відбувається їх оприбуткування, джерело, з якого прийшли кошти, інші дані.
Дата, яку було складено РКО. При його занесенні відповідальна особа обов'язково має враховувати факт, що непроведені операції не можуть відображатись у такому журналі. Деякі матеріально відповідальні особи практикують оформлення таких документів «наперед», але такі дії загрожують необхідністю повернення грошей назад, якщо вони не були використані. Занесення ж РКО до журналу потім доведеться усувати, а така дія категорично забороняється.
Номер документа з внутрішньої нумерації витратних документів. Найчастіше кожен новий календарний рік обнулюється розрахунок таких ордерів, і нумерація починається з першого.
Сума, яку було видано з каси на певні потреби. Це може бути добуток оплати постачальникам, інші витрати. Не допускається жодних заокруглень – величина, зазначена в РКО повинна точно співпадати з цифрою, яка фіксуватиметься в журналі.
Окремі коментарі, які супроводжують видатковий документ та вказують причину, з якої він створений, кому видано кошти та, можливо, характер їх використання.

При заповненні журналу обов'язково потрібно враховувати вимогу дотримання наскрізної нумерації документів щодо приходу та витрати коштів.

Наприклад, якщо зазначений РКО за номером 48, то наступним за ним повинен обов'язково йти 49. Таким чином здійснюється додатковий контроль за правильністю ведення бухгалтерського обліку та складання документів, що підтверджують рух коштів фірми.

При заповненні не допускається вчинення будь-яких помилкових дій. Звичайно, якщо заповнення журналу не проводиться автоматично за допомогою облікової програми, то, у зв'язку з людським фактором, можуть виникати ситуації помилкового внесення даних.

Що ж робити у такому разі?Якщо відповідальна за заповнення особа помічає помилку, її необхідно одразу виправити та поставити дату уточнення, а також свій підпис. У деяких організаціях також потрібно відобразити слово «виправлено».

Застосування

Застосування книги реєстрації касових документів провадиться в наступних цілях:

Необхідність окремої фіксації документообігу посилення контролю та ведення обліку.
Посилення заходів безпеки у організації. Ця обставина пов'язана з підробкою документів для незаконного отримання коштів обманним шляхом. У такому разі будь-який ордер або відомість, які не внесені до журналу реєстрації або з задвоєними номерами, не зможуть стати підставою для видачі коштів.
Можливість здійснення додаткової звірки зареєстрованих операцій у журналі з усіма проведеними документами з обліку та виявлення помилок, якщо вони будуть.
Регулювання фінансових операцій організації із боку контролюючих органів РФ.
Здійснення контролю над дотриманням вимог щодо ліміту каси – граничному значенню коштів, що може перебувати кінцевий період у касі організації.

Закінчений журнал (заповнений повністю) підлягає зберіганню в архіві організації протягом терміну, встановленого для такого документа – п'ять років. У разі необхідності перевірки контролюючі органи мають право вилучити його для ознайомлення з рухом коштів фірми, виявленням неточностей та визначення законності операцій.

У тому випадку, якщо в обліку руху грошей були помічені будь-які порушення щодо ведення касової дисципліни, відповідальним особам це може загрожувати накладенням штрафу в розмірі від 4 тис. рублів для МОЛ та до 50 тис. рублів для фірм та організацій.

Заповнення ПКО та РКО представлено у цьому відео.

Усі документи, що свідчать про ті чи інші операції, що проходять через касу компанії, повинні реєструватися у спеціальному журналі обліку прибуткових та видаткових касових документів – це одна з основних норм касової дисципліни.

ФАЙЛИ

Роль журналу

Основне завдання журналу полягає в тому, щоб упорядкувати рух первинних видаткових і прибуткових документів, тому реєструвати їх необхідно відразу після створення. І лише потім вони можуть бути передані касиру для подальшої роботи (винятки становлять ордери на отримання заробітної плати, які складаються однією день, але завжди можуть бути своєчасно реалізовані).

Крім того, наявність журналу дозволяє керівництву підприємства уникнути ситуацій, пов'язаних із неправомірним використанням платіжних документів. Для цієї мети наприкінці кожного робочого дня бухгалтер компанії повинен звірити всі записи, внесені в журнал з наявними корінцями «приходників» та «витратників».

Також правильно заповнений журнал у випадках податкових перевірок дозволяє швидко проконтролювати залишок у касі (тут не зайвим буде нагадати, що при використанні каси слід суворо дотримуватися готівкових коштів).

Які документи мають бути зареєстровані у журналі

У журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів мають бути:

всі документи, що свідчать про прихід та витрату коштів, незалежно від того, з яких джерел вони надійшли або на які цілі були витрачені;
інформація про , що супроводжують видачу заробітної плати працівникам підприємства (але після проведення процедури виплати);
заяви на отримання коштів тощо.

Чи можна обходитися без журналу реєстрації

За законом підприємства, що працюють з контрольно-касовою технікою, повинні дотримуватися касової дисципліни. Одне з основних її правил свідчить, що це документи мають бути зареєстровані у спеціальному журналі. При цьому якщо організація порушує цю норму, у разі їй загрожує адміністративне покарання у вигляді великого штрафу (при цьому покаранню підлягає як юридична особа, так і її керівник).

Хто має вести журнал

Функція з ведення журналу зазвичай лежить на матеріально-відповідальній особі - спеціаліста бухгалтерського відділу, якою може виступати або рядовий бухгалтер, або касир підприємства. Контроль за правильність оформлення та ведення з певною періодичністю повинен здійснювати головний бухгалтер.

Як часто треба міняти журнал

Точних термінів за періодом ведення журналу закон не встановлює, тому вони визначаються внутрішніми нормативними актами компанії, залежно від її потреб.

Досить часто це буває якийсь податковий період: квартал, півріччя чи рік.

Чи можна припускатися в журналі помилок

Жодні помилки та виправлення в журналі допускати вкрай небажано. Але якщо якась неточність все ж таки закралася в документ, слід акуратно закреслити невірні відомості, написати зверху правильні та поставити поруч підпис відповідальної особи та дату виправлення.

Правила зі складання журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів

На сьогоднішній день існує кілька способів ведення журналу, оскільки єдиного уніфікованого зразка, обов'язкового до застосування немає. Підприємства можуть вести документ у довільному вигляді або за шаблоном, розробленим та затвердженим в обліковій політиці компанії або використовувати раніше загальноприйнятну форму.
При цьому журнал повинен містити низку обов'язкових відомостей:

найменування підприємства та структурного підрозділу, власністю якого є документ;
код організації по (Загальноросійський класифікатор підприємств та організацій);
рік чи інший період, протягом якого він ведеться;
персональні дані співробітника, що має пряме відношення до його заповнення: його посада, ПІБ.

Основна інформація оформляється у вигляді таблиці, в яку в хронологічному порядку вносяться дані про всі касові документи: з лівого боку про прибуткові, з правого боку про видаткові. По кожному з них у відповідні осередки вписуються:

дата,
номер (за внутрішньому документообігукомпанії),
сума, яка по ньому проходить,
Примітка.

Всі рядки обов'язкові до заповнення, у тому числі примітка – воно дає роз'яснення до того чи іншого платіжного паперу.

Правила оформлення журналу

Журнал можна вести як в електронному, так і паперовому вигляді. При цьому якщо на підприємстві він ведеться «живцем», то всі його сторінки потрібно пронумеровувати, скріплювати спеціальною міцною ниткою та засвідчувати підписом. Друкуванням візувати журнал не обов'язково, т.к. він відноситься до внутрішнього документообігу компанії, до того ж починаючи з 2016 року юридичні особизаконодавчо звільнені від вимоги застосовувати у роботі штампи та печатки.

У період ведення журнал повинен лежати у певному місці, доступ якого потрібно суворо обмежити. Після втрати актуальності його слід передати на зберігання до архіву підприємства, де він повинен утримуватися протягом встановленого законом часу.

Кількість:

В наявності

X
Ви знову замовили тонкий журнал.
Можливо, Вам потрібен журнал із великою кількістю сторінок та іншими характеристиками.
Просимо скористатисякалькулятором

Артикул: 00201808
Держкомстат РФ
Рік: 2019
Формат: 297х210
Палітурка: М'яка обкладинка
Спосіб скріплення:Скріпка

Налаштування блоку сторінок

Показати ▼

Сторінок: 10 (аркушів: 20 ) (Рекомендується 60 сторінок )

Виберіть кількість сторінок

Щільність паперу: ?

48 гр./кв.м- тонкий недорогий папір злегка сірого або деревного відтінку. Використовується для друкування газет або аналогічної продукції. Має малу густину і відповідно не високу зносостійкість. Перевагою такого паперу є низька вартість.

65 гр/кв.м- вибілений папір. Широко використовується під час друку книг, журналів тощо.

80 гр/кв.м- вибілений папір. Використовується для друку книг, журналів тощо. Використовується у побутових принтерах. Міцність такого паперу значно вища за попередні два типи паперу. З такого паперу рекомендується замовляти журнали для виробництв (пил, бруд), харчоблоків (мокрі руки) і т.д.

Пронумерувати, прошнурувати, скріпити печаткою: ?

Ви отримуєте друковану продукцію пронумерованою, прошнурованою та підготовленою для скріплення печаткою відповідно до чинних нормативними документами:

Вартість робіт з прошнурування та скріплення становить 45 руб.

9 з 10 покупців замовляють прошнурівку та скріплення печаткою
А 7 із 10 додатково замовляють нумерацію сторінок

Нумерація сторінок починається з титульного листа до останньої сторінки журналу. Номери сторінок розташовані у нижніх кутах журналу.

Блок журналу пробивається двома отвертіями діаметром 6 мм, які розташовані на відстані 80 мм один від одного, з боку корінця по середини журналу.

Прошнурівка журналу здійснюється спеціальною лавсановою ниткою, протягнутою через отвори дірокола. Закріплюється картонною вставкою та наклейкою для друку.

Налаштування обкладинки

Показати ▼

Швейно-клейове скріплення ? Швейне скріплення

(робить плетіння більш міцним)

Швейне скріпленняв процесі виготовлення використовуються друковані листи, які згинаються, збираються зошитами і зшиваються між собою нитками, що дає блоку високу міцність. Далі цей блок вставляється в палітурну кришку. (Використовується одна палітурна кришка, що складається з картону щільністю 2,5 мм, обтягнута бумвінілом). Потім блок з'єднується із кришкою за допомогою форзацу – паперового листа. На верхню та нижню частину корінця блоку приклеюється каптал, для візуальної краси та закінченості виробу.

Зробити тиснення на обкладинці: ?

Назва журналу повністю переноситься методом тиснення на обкладинку в основному використовується золота фольга (але також є срібна, синя, червона). Можна зробити тиснення: назву організації, логотип, будь-які комбінації букв, цифр і малюнків.

Вартість робіт з тиснення становить 80 руб.

Якщо Ви завантажили логотип Вашої компанії, ми можемо відтиснути його разом з назвою журналу

Пронумерувати, прошнурувати, опломбувати: ? Відповідно до Постанови Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. N 225 "Про трудові книжки" Прибутково-витратна книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неїі книга обліку руху трудових книжокі вкладишів у нихмають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації, а також скріплені сургучним печаткою або опломбовані.

Докладніше про м'яку палітурку М'яка обкладинка- одна з найбільш недорогих і швидкоплетних палітурок.

Обкладинка палітурки виготовляється із щільного паперу щільністю 160 г/м2, за Вашим бажанням обкладинку можна заламінувати.

Після того, як обкладинка готова і блок надрукований, відбувається їхнє скріплення на скріпку, а якщо в блоці більше 60 сторінок, то скріплення здійснюється на термоклеєвій машині.

М'яка обкладинка через простоту виконання і доступну ціну є найбільш популярною і однією з найдоступніших видів палітурки.

Колір обкладинки: біла

Ламінувати обкладинку: ?
Ламінування– це покриття поліграфічної продукції плівкою. Ламінація дозволить надовго зберегти привабливий зовнішній вигляд поліграфічної продукції та надійно захистить її від забруднення та механічних пошкоджень. Ми виконуємо односторонню та двосторонню ламінацію до формату А1 на спеціальних пристроях – ламінаторах. Основне призначення гарячого ламінування - захист зображення від різних зовнішніх впливів, до яких можуть належати розлиті кави, всілякі спроби пом'яти, зіскребти, подряпати зображення, вологе прибирання приміщень, дощ, сніг. Але досвідчені користувачі знають і про іншу цінну властивість ламінації: вона може значно покращити якість зображення. При використанні глянцевих плівок зображення "проявляється" фарби стають більш контрастними та соковитими. Завдяки ефекту "прояву" недорогий папір з ламінуванням набуває вигляду розкішного фотопаперу.

Для чого потрібен журнал реєстрації ПКО та РКО

Існуюче положення про готівковому грошовому обігу (закон від 10.07.2002 № 86-ФЗ) передбачає єдині правила, які є обов'язковими для виконання і організаціями, і банками. Відповідно до ст. 34 цього Закону Банк Росії встановлює порядок ведення касових операцій фірмами, які повинні мати касу для отримання та видачі готівки. Незадіяні в обороті кошти слід зберігати у банку.

При розрахунку готівкою за товари та послуги організацією, що приймає гроші, повинна застосовуватися контрольно-касова машина для фіксації отриманої суми. При цьому оформляють прибутковий касовий ордер (ПКО, форма КО-1). Якщо отримана сума перевищує ліміт залишку в касі, то надлишок має бути зданий до банку. Для цього оформляють видатковий касовий ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформлюють і при отриманні коштів з банку для видачі зарплати, підзвітних сум, витрат на відрядження. РКО оформляють під час видачі грошей із метою конкретним працівникам фірми.

Порядок ведення касових операцій обумовлений у вказівці ЦБ РФ від 11.03.14 № 3210-У, що набрав чинності 01.06.2014. Відповідно до цієї вказівки всі операції з видачі або прийому грошей фіксуються у первинних документах (ПКО та РКО), після чого вони мають бути відображені у журналі реєстрації (форма КО-3). Усі ці форми затверджено Держкомстатом (постанова від 18.08.1998 № 88).

З вимогами до первинних документів можна ознайомитись у статті «Первинний документ: вимоги до форми та наслідки її порушення».

Правила оформлення журналу прибуткових та видаткових касових ордерів

Основні законодавчі вимоги до заповнення ПКО та РКО:

до ордера повинен бути доданий первинний документ, що є основою його оформлення;
помарки та виправлення в ордерах не допускаються;
забезпечення наскрізної нумерації ордерів з кожного виду з початку року;
обов'язкова реєстрація ордерів у журналі;
ордери діють лише у день їх складання.

Облік видаткових та прибуткових касових ордерів є обов'язком кожної фірми. Операції з готівкою провадить головний бухгалтер або уповноважена ним особа. Ордери оформляють від руки або друкують на принтері.

Квитанцію від прибуткового ордера видають особі, яка внесла гроші, а сам ордер залишається у касира. Касир фіксує повну інформацію про нього в журналі реєстрації касових ордерів КО-3.

Видачу готівки роблять із оформленням видаткового касового ордера. Одночасно його фіксують у журналі. У ньому ж відображають дані щодо відомостей на зарплату. А на самих відомостях ставлять позначку (штамп) із реквізитами РКО.

У видатковому ордері записують дані паспорта отримувача грошей. На відомостях із зарплати допускається вказівка на один видатковий ордер.

При розрахунках між юрособами необхідно пам'ятати про дотримання їх максимально дозволеного розміру. У 2019 році він складає 100 000 руб. за одним договором. За недотримання цього правила неминучі штрафи. Отримані в касу гроші фірма може використовувати тільки на виплату зарплати та оплату товарів, що купуються. Суми, що залишилися понад установлений ліміт, вона повинна здавати в банк.

Підсумки

Журнал реєстрації касових ордерів фіксує інформацію про всіх складених прибуткових та видаткових касових ордерах. Вести його потрібно за встановленою формою КО-3.