Навіщо потрібна корпоративна соціальна мережу. Корпоративна соціальна мережа. Використання корпоративних соціальних мереж у HR-брендінгу

Cookie – це невеликий текстовий файл на вашому пристрої, який запускає функції та можливості веб-сайту.

Cookie-файл являє собою невеликий текстовий файл, який веб-сайт запитує у вашого веб-браузера і зберігає на вашому пристрої, щоб запам'ятати яку мову ви віддаєте перевагу й іншій подібній інформації про вас, а також запускає функції та можливості веб-сайту.

У Comindware ми намагаємося бути зрозумілими і відвертими щодо того, які дані про вас ми збираємо і як їх використовуємо. І ця Політика надає детальну інформацію про те, які файли cookie ми збираємо і як ми використовуємо дані про вас. Ця політика використання файлів cookie застосовується до веб-сайту Comindware.

Завжди включені

Забезпечують ваш персональний досвід та належну роботу веб-сайту.

Завжди ввімкнені cookie-файли допомагають нам забезпечувати персональний досвід використання веб-сайту для вас і не можуть бути відключені в нашій системі. Ви можете налаштувати веб-браузер для блокування або попередження про ці файли cookie, але в подальшому деякі частини веб-сайту можуть не працювати.

Швидкість роботи сайту

Використовуються для постійної оптимізації та покращення веб-сайту.

Cookie-файли продуктивності допомагають нам постійно оптимізувати та покращувати веб-сайт. Ці файли cookie дозволяють нам вважати переходи на веб-сайт, відстежувати джерела трафіку, визначати, які сторінки користуються найбільшою популярністю і приносять користь відвідувачам, дізнаватися як користувачі переміщуються по веб-сайту. Всі дані збираються в ці файли cookie в узагальненій формі і тому анонімні.

| 27.02.2014

За оцінками різних джерел, у середньому за місяць кожен співробітник витрачає близько 12 години на особисте спілкування в соціальних мережах. Можна заборонити до них доступ із робочих місць, обмежити час відвідування деяких груп, а можна взяти краще, що мають у своєму інструментарії соціальні мережі, і задовольнити потребу працівників у віртуальному спілкуванні.

Хтось скаже, що у нас є корпоративний портал і навіщо нам щось ще. Погляньмо, що таке корпоративний портал? Це внутрішній сайт компанії, що поєднує велика кількістьінформаційних сервісів та надає доступ до відомостей, що належать до виробничих процесів компанії. Крім класичних функцій з надання довідкових даних про працівників та структуру компанії, портал служить для об'єднання зі спеціальними інформаційними системами та сервісами, системами фінансового та бухгалтерського обліку, управління проектами, файловими ресурсами, форумами та ін. Що ж дасть інтеграція функцій соціальної мережі з корпоративним порталом ?

терміни та визначення

Для подальшого розуміння додамо кілька скорочень та визначень:

КСС – корпоративна соціальна мережа, аналог звичної багатьом соціальної мережі з її функціоналом, але створена задоволення бізнес-потреб. Це професійна соціальна мережа, що вирішує завдання організації та супроводу діяльності компанії.

Робоча сторінка в КСС- аналог особистої сторінки в соціальній мережі за функціоналом, її основним призначенням стає забезпечення працівника зручним та єдиним інструментом для виконання його посадових обов'язків. Це свого роду єдине автоматизоване робоче місцепо посадової функції. У більшості випадків робоча сторінка є персональною, але при необхідності може бути знеособлена для деяких посад, наприклад, робоча сторінка «черговий з інженерного забезпечення». Вона має функцію заміщення, коли у період відсутності співробітника робоча сторінка цілком чи її функції передаються іншим фахівцям чи інші робочі сторінки.

Функціонал робочої сторінки- набір правил відображення підписок на новини, участь у групах та інші функції, які відповідають посадовому обов'язку. Так, функціонал робочої сторінки технолога служби релейного захисту та автоматики включає посилання на всі програмні комплекси, що використовуються працівником, повідомлення від цих комплексів, повідомлення від планувальників, що вказують на необхідність виконання регламентних дій, підписку про заявки, осцилограми, запити від інших структурних підрозділів, що приходять, зміни у регламентах та ін.

Власник робочої сторінки- Співробітник, який виконує посадові обов'язки, що відповідають функціоналу даної робочої сторінки.

Вигідний тандем

Отже, повернемося до переваг інтеграції КСС та порталу. Працівники компанії зможуть мати свій профіль, який функціонально відрізняється від профілю в соціальній мережі та містить крім особистої інформації (фотографії, хобі) додаткові професійні відомості – посаду, розміщення, телефон, компетенції та основні посадові обов'язки. Це допоможе налагодити неформальне спілкування між колегами та сприятиме зміцненню корпоративного духу, дозволить скоротити тимчасові витрати при вирішенні ділових питань, узгодження дій та пошук потрібних компетенцій.

Кожен співробітник відповідно до своїх посадових обов'язків має набір налаштованих уявлень, повідомлень та фільтрів і своєчасно отримує необхідну виробничу інформацію, накази та положення, повідомлення про настання планових заходів, а також додаткові відомості, наприклад, про дні народження колег. Далі, виконуючи інтеграцію функцій соціальної мережі із системою електронного документообігу та забезпечення управління, процес видачі доручень та узгодження документів спрощується. Увімкнувши функцію календарного планування до цих систем, не можна боятися, що якесь доручення буде забуто.

Корпоративна соціальна мережа повністю перебирає функцію внутрішнього спілкування і замінює електронну пошту, розширюючи її функції. Створення конференцій, чату, коментування та нотаток у взаємозв'язку з функціями діловодства, організації доручень та календарного планування діяльності роблять інформацію про ділові процеси більш доступною, наочною та прозорою, а самі процеси – контрольованими. Що ще можна реалізувати за допомогою запровадження соціальної мережі? Супровід практично всіх ділових процесів компанії, розвиток корпоративного духу колективу, скорочення слабких місць в організації діяльності у разі відсутності або недостатньої компетенції працівників, впровадження нових автоматизованих систем та ділових процесів, підготовку нових працівників, формування системи мотивації, усунення виникаючих конфліктних ситуаційРозглянемо деякі питання докладніше.

Йдучі разом

Яку користь можна отримати від запровадження корпоративної соціальної мережі? Якщо відповідати коротко, це створення банку знань компанії, мозкового центру з налагодженими семантичними зв'язками між діловими процесами. Це зручна організація робочого місця, де все перебуває під рукою, як у диригента, де створено єдиний інформаційний простір кожного робочого місця де різні сервіси інтегровані у одному інформаційному середовищі до виконання посадових обов'язків. Це і можливість спрямувати потреби людини у віртуальному спілкуванні на вирішення завдань компанії. Це зручна організація виконання доручень, контролю над дорученнями, завданнями, можливості комунікації та зворотний зв'язок. Це і служба підтримки користувачів, максимально наближена до їхніх проблем чи потреб.

Підписка, дошка оголошень, повідомлення та спеціалізована стрічка новин, як аналогічні сервіси соціальних мереж, допоможуть у повсякденній діяльності будь-якого працівника. Так, матеріально-відповідальна особа та інші співробітники, пов'язані з постачанням обладнання, отримають повідомлення на своїй «стіні» про те, що договір укладено та відвантаження товару розпочато. А особам, які беруть участь у розгляді заявок, надійдуть повідомлення про те, що надійшла ще одна заявка для розгляду.

Групи в соціальній мережі знаходять своє застосування та об'єднують працівників, залучених до спільної справи. Наприклад, у ситуації з автоматизацією виробничих завдань, зрозуміло, що в організації існує безліч ділових процесів, що знаходяться на різній стадії автоматизації. У цих взаємовідносинах є замовник проекту (технологічні підрозділи, фінансово-господарські блоки та ін.), який має свої потреби, і є виконавець проекту (власний розробник або ІТ-куратор при виконанні автоматизації третіми особами). Для кожного ділового процесу створюється група у відповідній категорії та з відповідними тегами, до цієї групи включаються учасники, визначаються їх ролі та обов'язки.

Для зовнішніх клієнтів компанії, контрагентів, державних та контролюючих суб'єктів ситуація аналогічна. Скажімо, за діючими або запланованими договорами надання послуг та постачання товарів ведеться ділове листування та погодження документів. Для контрагента організується доступ до спеціалізованого розділу КСС (або налаштовується шлюз електронної пошти для конкретного контрагента на його електронну адресу так, що листи від нього потрапляють на робочі сторінки зацікавлених осіб у КСС). Державні та інші суб'єкти, які контролюють органи, з якими ведеться обмін інформації, також отримують свій доступ до ресурсів корпоративної мережі.

Точне визначення цільової аудиторії для вирішення всього різноманіття завдань компанії дозволить структурувати та впорядкувати діяльність, зробити так, щоб тільки необхідна інформаціябула під рукою, а потрібні дані могли бути знайдені простими та доступними діями.

Такий інструмент, як форум або групою чат, буде корисним під час активної фази впровадження будь-якого проекту або, наприклад, при проведенні дослідної експлуатації деякої системи, при вирішенні ситуації за договором технічної підтримки або при наданні методичної та консультаційної допомоги філією.

Повідомлення, стрічка новин, дошка оголошень на робочій сторінці в мережі – дайджест ділової інформації про ту предметну область, на яку підписано власника сторінки. КСС підкаже, що потрібно зробити і як вирішити виробниче завдання, навіть якщо працівника немає.

Кадри у мережі

Які можливості надає система щодо управління персоналом? Робоча сторінка кожного співробітника містить інформацію про їх компетенції та посадові обов'язки, задану ключовими словами, тегами або довільним описом. Організація доступу HR-персоналу до таких відомостей дозволить запропонувати можливі зміни у кадровому складі у разі утворення вакансії. Підготовка персоналу, стажування, проведення навчання та обмін досвідом за посадами виконується значно швидше. Кадрові питання можна вирішувати віддалено за допомогою засобів телекомунікацій.

Класичний менеджмент багато говорить про горизонтальні і вертикальні зв'язки в структурі управління, але КСС створить структуру взаємовідносин, засновану на процесах, додавши легку організацію робочих груп, діагональні зв'язки між підрозділами та матричні структури управління. Мережа зможе взяти на себе будь-який процес, починаючи від робочої групи запровадження складних комплексів за стандартами PJM та закінчуючи узгодженням часу роботи комісії з проведення інвентаризації матеріальних активів.

На робочій сторінці можна помістити закладки на тематичні посилання для однотипних функціональних обов'язків, зокрема, посилання на сайти регіональних та федеральних енергетичних компаній, сайти нормативної документації щодо проектування будівель, сайти компаній за договорами технічної підтримки засобів обчислювальної техніки.

До звичного способу спілкування електронною поштою додадуться коментарі до повідомлень, створення доручень із повідомлень, календарне планування на основі повідомлень, зв'язок та групування повідомлень за темами, виставлення тегів та ключових слів. Це дозволить не лише легко організувати виконання доручення, але й зібрати разом усі джерела інформації з будь-якого завдання чи процесу, знайти його в майбутньому та відновити повну картину того, що відбувається.

Що бачить президент компанії, голова правління, генеральний директор, заступник директора? Виробничі показники, фінансові звіти, зведення щодо порушень, виконання доручень та групові KPI - відповідно до того, як налаштовані фільтри та яка обрана агрегація.

Що далі? Можливо, галузева корпоративна соціальна мережа, що поєднує суб'єктів енергетики, контролюючі органи та державні структури. Або державна соціальна мережа, якщо державна реформа у сфері інформаційних технологій побачить доцільність створення власної корпоративної соціальної мережі.

Проблеми під час впровадження

Незважаючи на стрімке зростання популярності рішень корпоративних соціальних мереж, великі розподілені компанії стикаються з труднощами під час впровадження КСС. Чому, хоча кількість інсталяцій за кордоном зростає в геометричній прогресії, російські компаніїне поспішають із вибором рішення для корпоративної мережі? Які проблеми виникають у підприємств? Які способи вирішення таких конфліктів?

З точки зору технології, впровадження КСС стосується практично всіх ділових процесів компанії, і, як наслідок, це довгостроковий проект зі складним технічним завданнямта високою вартістю. Багато вендори рішень SaaS і КСС розуміють це і пропонують безкоштовні версії, одні шляхом обмеження функціоналу, інші обмеженням кількості ліцензій. Нам залишається виділити філію або бізнес-напрямок для використання як «пілотний» проект.

Викликає сумніви економічна ефективністьвід впровадження мережі оскільки є досить складним підрахувати ROI. У такому разі для аналізу ефективності потрібно включити до складу КСС інструменти статистики та KPI, наприклад, для оцінки вартості операцій, часу на проведення процесу, відсутність переробок та ін.

Перешкодою для впровадження може бути психологічне неприйняття КСС топ-менеджментом, в основі якого лежить небажання вищого керівництва компаній особисто використовувати цю технологію і бути нарівні з усіма працівниками. Деякі розробники враховують цей факт та спеціально пропонують соціальні інструменти для топ-менеджменту. Наприклад, збирати круглі столи за участю керівників, де кожен учасник соціальної мережі може підготувати своє питання, а керівник дати відповідь у режимі конференції на запитання, які потребують уваги з його погляду. Дуже схоже на інтернет-конференції, які влаштовує президент Росії перед журналістами.

Керівники компанії схильні вважати, що просунуті рішення потрібні лише ІТ-орієнтованим компаніям, а рядові працівники вважають, що це чергова інформаційна система, яка нікому не потрібна. Але практика показує, що численні закордонні компанії, не пов'язані з інформаційними технологіями, успішно використовую у своїй повсякденній роботі КСС

Також негативне ставлення до соціальних мереж складається з певного стереотипу про марність соціальної мережі для бізнесу. На практиці ж виявляється, що працівники завжди залишаються на зв'язку та залучені до процесу у будь-який час, а недостатня поінформованість співробітників збільшує терміни вирішення завдань та веде до втраченої вигоди.

У звичайних соціальних мережах практично немає модерації, учасники мережі дозволяють собі будь-які висловлювання, що є неприпустимим у корпоративному середовищі. Насправді, якщо компанія має свою корпоративну культуру, то в корпоративній мережі не буде жодних порушень цієї культури, і якщо листування працівника почне втрачати діловий характер, завжди є колеги чи безпосередній керівник, які втручаться та відновлять нормальний перебіг діалогу.

Служби інформаційної безпеки скажуть, що соціальна мережа містить велика кількістьвідомостей, доступних для всіх. Але якщо визначити безпекову політику для КСС, то подібне питання реалізується не складніше, ніж обмеження до будь-яких інших інформаційних ресурсів. А узгодження та контроль за доступом до інформації залишиться в руках служб інформаційної безпеки.

Більшість із наявних КСС пропонують різноманітні способи для мотивації працівників, оцінки їхнього вкладу в процес та формування компенсації за роботу. Враховуючи, що мережа може реалізувати функції електронного документообігу, виникає питання юридичної сили дій у мережі, скажімо, таких як фіксація фактів ознайомлення з діловою документацією та правомірність застосування методів оцінки мотивації в корпоративній мережі. Ця проблема технічно вирішується застосуванням коштів ЕЦП, а організаційно - розробкою локальних нормативних актів, які встановлюють рівнозначність віртуальних дій у КСС із реальними діями.

Підсумовуючи, можна сказати, що й соціальні мережі ефективно вирішили проблему спілкування людей більшості країн, то корпоративні соціальні мережі зможуть зробити ефективним корпоративне спілкування. Найчастіше, щоб чогось досягти, достатньо лише використати можливості. Можливості соціальних мереж нам відомі – потрібно взяти їх на озброєння та застосовувати для досягнення цілей організації, компанії чи органів влади.

Скорочення «плинності» кадрів

Корпоративна соцмережа так само, як поліс ДМС, безкоштовні фітнес та обіди – показник турботи про співробітника, визнання його цінності. Це певною мірою гарантує надходження фахівців високого класу, націлених на довгострокову співпрацю. При цьому вони готові працювати за оклад навіть трохи нижче за ринковий. Інша вагома функція соціальної мережі – швидка адаптація новачків завдяки можливості оперативного пошуку потрібної інформації без участі наставника. Картки співробітників, корпоративна структура, офісні традиції, режимні моменти, робочі процедури – відповіді на ці питання легко знайти у КСС.

Зниження рівня стресу

Низька ефективність роботи кожного співробітника, спричинена стресом від щоденних навантажень, виливається в низьку ефективність бізнес-процесів. Кожен працівник протягом дня повинен мати можливість відволіктися від виконання посадових обов'язків – наприклад поспілкуватися з колегами. Соціальна мережа дозволяє зробити це всередині компанії, при цьому співробітник не вимикається з робочого процесу.

Формування відкритого середовища

У великих компаніях, особливо з великою кількістю географічно розподілених філій, іногородні підрозділи часто не знають, що відбувається в головному офісі. Співробітники практично не знайомі один з одним, немає згуртованості, немає колективу, немає мотивації. Корпоративна соцмережа створює спільний простір, у якому кожен може поспілкуватися з колегою, обмінятися досвідом, де б він не знаходився. Крім того, система оповіщень миттєво доносить усю важливу інформацію про події у компанії до кожного працівника. Відкрите середовище дозволяє підвищити ефективність роботи компанії. Кожен співробітник, кожен відділ почувається частиною колективу, чітко уявляє, як його дії співвідносяться з діями колег. Наприклад, впровадження корпоративної соціальної мережі корпорацією Procter&Gamble, кількість співробітників якої налічує 140 тисяч осіб у 160 країнах, допомогло суттєво підвищити продуктивність за географічно розподіленими проектами.

Створення швидких комунікацій

Корпоративний портал або електронна пошта не здатні прискорити зв'язок між співробітниками. До того ж люди уникають спілкування у робочих «інструментах» суто психологічно. У корпоративній соцмережі, створеній за образом і подобою всім добре знайомих класичних соцмереж, співробітники контактують значно легше, поступово переносячи в КСС вирішення робочих питань. Скорочується час на обговорення проектів та їх узгодження.

Формування інформаційної бази

У КСС весь створюваний користувачами контент – кейси, контактна інформація щодо клієнтів, обговорення проектів – формує унікальну інформаційну базу, яка залишається у відкритому доступі навіть після звільнення того чи іншого співробітника. Звісно, з погляду зберігання інформації корпоративний портал зручніше, але у ньому зазвичай публікуються офіційні відомості – зразки документів, розпорядження тощо. Мережа ж гнучкіша, вона збирає і зберігає масу неофіційних даних, що викладаються користувачами.

Зниження ризику витоку даних

Корпоративна соцмережа знижує ризик витоку важливої інформації у компанії, оскільки співробітники перестають спілкуватися по роботі у звичайних соцмережах чи месенджерах. Наслідки витоку даних можуть бути неприємними - від розриву відносин з контрагентами до втрати прибутку або частки ринку. З впровадженням корпоративної соцмережі стає малоймовірним, щоб хтось із колег з непорозуміння чи дурості опублікував у них щось дуже важливе для компанії. Все спілкування на робочі теми ведеться в КСС, отже ризик витоку стає мінімальним, оскільки корпоративні соцмережі мають дуже високий рівень захисту.

Ще один момент – можливість вільного спілкування керівництва із підлеглими через закритий канал із приводу важливих кроків, які здійснюють компанія. Особливо це стосується компаній із розвиненою мережею філій.

ROI?

Крім того, керівники попросили підлеглих прибрати свої контакти з відкритого доступу. Масовий відтік бізнесменів із соцмереж почався після скандалу зі зломом засновника Amazon Джеффа Безоса. У ЗМІ з'явилася інформація про його роман із телеведучою Лорен Санчес. Мільярдер звинуватив у витоку брата коханки Майкла.

На бізнесменів впливають розмови про те, що світ приватності сягає небуття, упевнений консультант з інтернет-безпеки компанії Cisco Олексій Лукацький.

Вимкнення або видалення свого облікового запису з однієї соцмережі проблему не вирішить, тому що ми залишаємо свою інформацію в інтернет-банках, при замовленні продуктів, використанні послуг мобільного зв'язку. На жаль, неможливо повністю піти з онлайн-простору та закрити злив інформації про себе, він відбуватиметься далі, - сказав експерт.

У лютому 2020 року засновник Tesla Ілон Маск закликав передплатників піти з Facebook і назвав соціальну мережу «відстоєм».

2015: Аналітики: 80% соціальних мереж у бізнесі не ефективні

Корпоративні соціальні мережі в майбутньому стануть головним комунікаційним каналом для зауважень та прийняття рішень щодо роботи, яку проводять компанії, вважають експерти Gartner.

Проте, на думку експертів, 80% соціальних ініціатив бізнесу в цій галузі не увінчаються успіхом у період до 2015 року, насамперед через неадекватні рішення керівництва та надмірний акцент на технології.

Аналітики нагадують керівникам, що парадигма використання соціальних інструментів у бізнесі кардинально відрізняється від парадигми використання інформаційних системтипу

Це неправильно, тому що це досить різні інструменти з різними властивостями і різними завданнями.

Коментарі до новин на порталі – це НЕ соціальна мережа!
Сторінки з профілями користувачів на порталі – це НЕ соціальна мережа!
Навіть блоги та вікі – це ще НЕ соціальна мережа!

Це все не приваблює людей! Відвідуваність коливається між низькою та дуже низькою, а кількість постів та коментарів можна перерахувати на пальцях. Знайомо?

Блоги

Блоги – гарний інструмент для ґрунтовного вираження своїх думок. Але найбільший їх недолік - це те, що далеко не всі користувачі готові писати довгі докладні нотатки.

Вважається, що зі 100 читачів тільки 1 писатиме нотатки в блог. І лише 10 коментуватимуть. Таким чином, нові пости з'являтимуться кілька разів на тиждень. Це дуже рідко, щоб у ваших співробітників виробилася звичка регулярно заходити читати нове в блогах.

А якщо люди не мають звички читати, то й писати в такий блог не буде навіть той 1% користувачів, який хотів би це робити. Адже який сенс писати те, що майже ніхто не прочитає? Саме тому корпоративні блоги рідко набувають справжньої популярності.

Вікі

Вікі - хороший корисний інструмент для спільної роботи або для накопичення та систематизації знань.

Але сам собою він не є залучаючим. Мало хто ходитиме у вікі щодня і перечитуватиме статті – чи не з'явилося щось новеньке. Підписка на зміни теж не дає потрібного результату, так як більшість змін незначні і не стосуються особисто вас (ґрунтуюсь на особистому досвіді).

У результаті вікі часто стає долею лише кількох ентузіастів, які просто дуже вірять у її корисність.

Форуми

Форуми можуть давати досить хороший рівень залучення користувачів. Але все ж таки меншу, ніж можуть дати соціальні мережі. Можна сказати, що форуми – це прабатька нинішніх соціальних мереж.

На мій погляд, основна проблема форумів – це їхня складна структура з розділами, підрозділами та топіками. Щоб дістатися до потрібного тобі контенту, щоразу доводиться трішки попітніти :)

Соціальні мережі у цьому сенсі привносять хороший інструмент передплат (або «додавань у друзі»). Це дозволяє вам один раз підписатися на потрібних людей та потрібні теми і після цього читати лише ОДНУ сторінку новин, яка містить лише те, що вам справді цікаво.

Тому форуми – це хоч і непоганий інструмент, але все сильніше, що йде в минуле.

Електронна пошта

Хоча електронна пошта і має позитивні сторони застосування, не варто заплющувати очі і на багато проблем, що виникають під час роботи з нею, зокрема проблеми з комунікаціями:

Інформація прихована в поштових скриньках та доступ до неї неможливий для людей, які не беруть участі у розмові;
До кожного одержувача листа інформація дублюється. Як вірус;
Надлишкові програми до листів з'їдають місце на диску;
Важко спілкуватися з кожною новою людиною, залученою до обговорення.

Але існує ще одна річ, яка зробила електронну пошту найбільшим зливом продуктивності для співробітників – нав'язування спілкування електронною поштою одержувачу листа. Так, це стосується саме одержувача, а не відправника. Розробляти структуру зберігання листів та розбирати хаос у папках із вхідними повідомленнями – до цього призводить відсутність у пошті власної комунікаційної структури. У результаті фільтрація листів стає важким завданням – необхідно визначати актуальну інформацію, знаходити листи, що стосуються один одного, і розкидати все це по папках. Ці дії робить кожна людина, яка бере участь в обговоренні, для кожної окремої гілки листів. А якщо додати до цієї високоінтелектуальної праці «професійний спам» - коли одержувач не має можливості відмовитися від деяких обговорень, до яких він був доданий відправником - ситуація стає некерованою для багатьох людей і купа часу витрачається в порожню.

Ілюстрація різниці між «культурою професійного спаму» та «культурою вибору».

У «культурі вибору» у всіх і кожного є можливість визначати в яких розмовах вони хочуть брати активну участь. Швидше за все, це будуть обговорення, що становлять цінність для співробітника та цікаві йому теми. Це означає, що теми розмов за промовчанням відкриті та розміщуються на відкритих платформах. У цьому випадку відправник приймає той факт, що одержувач не зобов'язаний витрачати свій час на ознайомлення з усіма публікаціями, а читає лише ті, які йому найцікавіші та найцінніші.

Навіть людей, які використовують електронну пошту за звичкою, можна заманити в новий вид комунікації. Вони, як і раніше, можуть писати повідомлення електронною поштою, автоматично залишаючи повідомлення в корпоративній соціальній мережі, а не списку адресатів в електронній пошті. Таким чином вони точно доставлять інформацію саме тим, кому вона буде цікава. Навіть якщо інші члени команди обирають підписку на групу/тему через електронну пошту, інформація залишиться доступною в мережі всім, хто її коли-небудь потребуватиме. Як тільки одержувачі прочитають інформацію, вони спокійно можуть видалити електронний лист і при цьому будуть впевнені, що вони знайдуть вміст листа у групі/темі. Інакше кажучи, немає необхідності витрачати час на організацію листів у папках поштового клієнта спрощення пошуку надалі. Вони просто заходять до групи корпоративної соцмережі, щоб знайти потрібне обговорення, знаходять його за допомогою загального пошуку або у списку тем. Якщо вони захочуть залишити коментар до обговорення, то чому б не зробити це в групі, де всі побачать, хто і що прокоментував, замість того, щоб створювати численні зв'язки електронних листів, натискаючи кнопку «відповісти всім».

Як отримати користь із корпоративної соцмережі

На відміну від блогів та вікі писати в соцмережу дуже легко, оскільки вона не вимагає створення великих ґрунтовних статей. А написати пост на пару речень – це легко, це може майже кожен. Наша статистика показує, що активних письменників у корпоративній соцмережі – 30%. Тобто залучення на порядок більше, ніж у блогів (1% авторів та 10% коментуючих).

Корпоративна соціальна мережа вирішує завдання залучення людей краще ніж будь-який інший з інструментів Enterprise 2.0. Вона дійсно дозволяє досягти того, що ваші співробітники ходитимуть туди щодня. Просто тому, що там завжди буде щось нове та цікаве.

А якщо ваші співробітники почнуть ходити у вашу соцмережу щодня, то вона відразу стане способом підвищити відвідуваність і всіх інших ваших внутрішніх ресурсів – корпоративного порталу, блогів, вікі, систем управління проектами, систем дистанційного навчання та інших. Для цього досить просто публікувати в соцмережі посилання на нові події в цих ресурсах, при чому це може робитися автоматично.

Якщо говорити зовсім коротко, то корпоративна соціальна мережа покликана підвищити відвідуваність та затребуваність усіх інструментів комунікацій та спільної роботи, що існують у вас в компанії. І тому її не можна плутати ні з чим іншим!

Нещодавнє дослідження, проведене McKinsey Global Institute, під назвою The Social Economy: Unlocking Value and Productivity Through Social Technologies стверджує, що за допомогою соціальних технологій компанії можуть підвищити продуктивність праці на 25%.

За результатами досліджень вчені McKinsey Global Institute визначили чотири основні області, в яких платформи для спільної роботи найбільш ефективно підвищують продуктивність праці офісного персоналу:

Електронна пошта.Близько 28% часу (11,2 години на тиждень) в середньому витрачається на відповіді та читання електронної пошти. При використанні корпоративних соціальних мереж тимчасові витрати скорочуються на цілих 30% (приблизно на 4 години на тиждень), за рахунок можливості пошуку за всіма створеними повідомленнями.
Пошук та збирання інформації. 19% (7,6 годин на тиждень) в середньому, витрачатися на пошук внутрішньої інформації, яку мають певні співробітники в компанії. Знову ж таки, через можливість пошуку серед абсолютно всього створеного контенту ця цифра може бути зменшена майже на 35% (до ~4,9 години на тиждень), заощаджуючи в середньому 2,7 години на одного співробітника.
Спілкування та спільна робота.Використання телефону, електронної пошти, особистих зустрічей між співробітниками займає близько 5,6 години робочого тижня (14%). За допомогою внутрішньої соціальної мережі співробітник може безпосередньо звернутися до потрібної людини, минаючи поштову скриньку, і не захаращуючи її, що допоможе вашій компанії заощадити до 35% робочого часу (2 години) на одного працівника.
Виконання конкретних завдань.Працівники компанії на виконання завдань витрачають найбільшу кількість часу, приблизно 39% або 15,6 години на тиждень. Внутрішні соціальні мережі допомагають збільшити продуктивність праці приблизно 15% (2,3 години на тиждень). З одного боку, корпоративні інструменти дозволяють централізувати всі робочі процеси в одному місці, а з іншого - всі ваші співробітники можуть використовувати дані функції для безпосереднього виконання завдань.

Міфи про соціальні корпоративні інструменти

Багато хто не наважується використовувати соціальні інструменти для спільної роботи через помилки або відсутність чіткого маршруту до успіху. Крім того, нечіткі описи переваг з'єднання та залучення співробітників не передають справжнього значення обміну знаннями та соціальної співпраці для вирішення найважливіших проблем бізнесу. Та й не варто забувати про питання безпеки.

Нижче наведено п'ять поширених міфів, які перешкоджають отриманню передових інструментів для соціальної спільної роботи всередині компанії та коментарі до них.

Міф 1- Соціальні платформи для спільної роботи не є надійними та безпечними.

Так як більшість соціальних інструментів для спільної роботи розташовуються всередині ІТ-інфраструктури організації, можна бути впевненим, що всі ваші дані знаходяться в безпечній навколишньому середовищі– ідеальну платформу для фахівців та груп, які працюють над конфіденційними проектами чи завданнями.

Міф 2– Корпоративні соціальні інструменти більше для об'єднання співробітників, спілкування та веселощів, вони не можуть бути використані для виконання завдань.

Компанії звертаються до корпоративних соціальних платформ для досягнення критичних бізнес цілей, у тому числі для швидкої взаємодії, обміну знаннями та вибудовування більш раціональних комунікацій, щоб уникати зайвого головного болю та обмежень електронної пошти, про які йшлося вище. Замість просіювання ланцюжка з кількох email-листів, лише для того, щоб знайти найбільш важливу та актуальну інформацію, а потім чекати на відповідь, співробітники отримують миттєвий доступ до експертів, відділів та інформації для виконання критичних завдань!

Міф 3– Корпоративні соціальні інструменти допомагають співробітникам використовувати соціальні медіа для комунікації з їхньою ключовою аудиторією.

Традиційні соціальні мережі, такі як Facebook, LinkedIn та Twitter, в першу чергу, об'єднують людей на особистісному рівні за межами корпоративних брандмауерів. Корпоративні соціальні інструменти, навпаки, використовуються для залучення користувачів усередині організації для вирішення бізнес-завдань, розкриття знань експертів для створення інновацій, прийняття рішень та покращення результатів. Ці інструменти взаємодії безпечні, раціональні, працюють у режимі реального часу та синхронізують взаємодію та комунікацію команд, що призводить до збільшення їх продуктивності та рентабельності.

Міф 4– Корпоративні соціальні інструменти не вирішують реальних бізнесових проблем / не показують справжнє ROI.

Існує велика потреба у неформальному робочому інструменті, який обходить типові бар'єри програмного забезпечення, що існують у більшості організацій. Сучасні технології(CRM, ERM, автоматизація бізнес-процесів та інші) роблять свою роботу, зберігаючи інформацію та надаючи допомогу стандартним бізнес-процесам, але не підтримують динамічні неформальні комунікації, необхідні для інноваційного мислення та прийняття спільних рішень. Корпоративні соціальні інструменти для спільної роботи показали позитивний приріст ефективності, продуктивності та прозорості бізнесу, допомагаючи командам вирішувати реальні проблеми та виконувати завдання. Головне, що потрібно зробити – пов'язати ці показники у бізнес-цілях організації. Після відповідності з бізнес-цілями, справжні переваги корпоративних соціальних інструментів для спільної роботи виміряні для отримання реального ROI.

Міф 5– Соціальний корпоративний інструмент для спільної роботи не може бути адаптований, щоб задовольнити мої потреби. Я не маю вибору, крім як вкладати гроші в повністю надійну платформу.

Компанія завжди може вибрати, які саме інструменти соціальної взаємодіїзабезпечать ті можливості та переваги, які найбільш важливі для організації. Formicary Collaboration Group вважає, що ці інструменти можуть бути розділені на три категорії: залучення співробітників, поінформування співробітників та колективного розуму. Компанії можуть розпочати з категорій, що відповідають найбільш актуальним потребам бізнесу та продовжити використання вже звідти. Наприклад, є сенс вибрати інструменти, які максимізують базу талантів вашої організації для формування кадрового резерву або покращать безпосередні взаємодії між командами для прийняття рішень з критично важливих питань. Незалежно від категорії чи потреб компанії використання має відбутися не відразу, а стати процесом.

Навіщо потрібна корпоративна соціальна мережа

Формально, соціальна мережа – це інтерактивний веб-сайт, який доступний для використання зареєстрованими на ньому користувачами, вони наповнюють його самостійно. При цьому соціальна мережа є автоматизованим програмним комплексом, який використовується насамперед для комунікації між користувачами.

– це внутрішній портал корпорації, реєстрація на якому доступна лише для співробітників, є одним із інструментів формування корпоративної культуриорганізації, а також використовується для підвищення рівня взаємодії між співробітниками та відділами корпорації.

На противагу використанню відкритих соціальних мереж (у тому числі корпоративних облікових записів, груп, сторінок тощо) внутрішні системи дозволяють створювати підвищений рівень довірчих відносин у колективі, використовувати мережевий капітал, а також формувати умови для розподіленої роботи над груповими проектами всередині корпорації. Також у корпоративних соціальних мережах ведуться обговорення поточного стану справ, відкриваються сторінки співробітників із можливістю публікації записів, фактів тощо.

Основні можливості корпоративних соціальних мереж

Внутрішньокорпоративні соціальні мережі

	Можливості	Характеристика
	Економія ресурсів	Підвищення ефективності використання трудових, інформаційних та тимчасових ресурсів.
	Зниження внутрішніх витрат	Відбувається за рахунок організації веб-конференцій, навіть якщо працівники територіально розподілені, надання доступу до експертних знань та досвіду професіоналів, які працюють у компанії.
	Прискорення передачі	За рахунок інформаційних розсилок, оголошень, анонсів та інших можливостей, що реалізуються у програмному комплексі.
	Економія часу працівників	Більшість інформації може бути подана в розділі "Допомога" для різних підрозділів.
	Можливість роботи із зовнішньою аудиторією	Якщо реалізовано можливість подання інформації для зовнішньої аудиторії через блоги та облікові записи співробітників, підвищується ефективність роботи корпорації, прозорість для зовнішньої цільової аудиторії.
	Ефективний зворотний зв'язок	Швидко виявляються проблеми, вирішуються оперативні завдання, реалізуються управлінські рішення. Додаткові роз'яснення для співробітників про рішення та політику керівництва компанії.
	Посилення згуртованості колективу та залучення співробітників	Працівники краще пізнають один одного, розширюються горизонтальні зв'язки між відділами. Підвищується зацікавленість у результатах праці. Широкі можливості для міжособового спілкування, згуртування команди. Вноситься елемент живого позитивного спілкування.
	Кадрові питання	Пошук експертів серед співробітників компанії, виявлення кадрового резерву, організація навчання та підвищення кваліфікації.

Разом з тим, слід враховувати низку недоліків:

"Розмивається" організаційне бачення.
Підвищується кількість часу, що йде на обговорення, що негативно впливає на ефективність роботи при вирішенні незначних питань.
Поява емоційних суперечок з дрібниць та вирішених раніше питань.
Поява неформальних лідерів та популістів у надмірній кількості.

Відкриті – повний доступ до всієї інформації співробітників, крім явно закритої, особистих даних тощо. Сторонній користувач, хоч і не може реєструватися в такій мережі, може переглядати всю доступну інформацію. Закритими залишаються лише особисте листування та непубліковані в відкритий доступдані.
Закритий – доступ до інформації у соціальній мережі мають лише співробітники корпорації та обмежене коло осіб. Зазвичай мають лише веб-інтерфейс входу або можуть розташовуватися на корпоративному домені в закритому розділі або на піддоміні.
Змішаний - найбільш прагматичний варіант організації корпоративної соціальної мережі, коли явно розмежовується інформація для внутрішньої та зовнішньої аудиторії.

В будь-якому випадку, корпоративна соціальна мережастворюється підвищення ефективності роботи співробітників корпорації, формування , поліпшення якості послуг і виробленої продукції, розвитку організаційної культури, оптимізації взаємодії підрозділів і працівників, підвищення ефективності бізнес-процесів та інших аналогічних цілей.

Особливим видом корпоративної соціальної мережі є внутрішня мережа компанії, вона відрізняється її цільовою орієнтацією на конкретне завдання: формування та розвиток HR-бренду компанії. Такий підхід у перспективі дозволить економити на підборі нових співробітників, скоротити плинність кадрів, сформувати набір унікальних преференцій (соціальних, фінансових, психологічних) працівникам, які компанія надає своїм працівникам і заради яких у ній варто працювати.

Головне завдання внутрішньої соціальної мережі корпорації – доведення до співробітників цінностей компанії, наданих можливостей та створення способів взаємодії у процесі роботи.

Слід зазначити, що цей інструмент переважно використовують кадрові служби корпорацій, а також відділи розвитку персоналу тощо. Разом про те, комунікація у межах корпоративної внутрішньої соціальної мережі виходить далеко межі функцій і завдань кадрових служб. З іншого боку, такий цілісний підхід до організації внутрішніх комунікацій у компанії дозволяє ефективно взаємодіяти з цільовою аудиторією, якою виступають співробітники корпорації.

Великі підприємства стикаються зі складністю формування сильного, оскільки інформація про роботодавця може бути суперечливою і не завжди достовірною. Внутрішня соціальна мережа дозволяє значною мірою формувати потік позитивної інформації про роботодавця серед людей, що там працюють, а за межами своєї роботи вони поширюють цю інформацію серед потенційних співробітників по каналах "сарафанного радіо".

Внутрішня соціальна мережа корпорації може стати гарним інструментом формування корпоративної культури та HR-бренду роботодавця.

При цьому методика роботи буде аналогічною, як при: взаємодія з цільовою аудиторією, баланс цінностей та потреб, формування очікувань від компанії-роботодавця.

Цільова аудиторія HR-бренду через призму внутрішньої соціальної мережі корпорації включає керівників, керуючих, спеціалістів, робітників, випускників ВНЗ тощо. Цінності та очікування повною мірою відповідають концепції HR-брендингу.

Окремо слід зазначити, що внутрішня соціальна мережа може використовуватися для оперативного інформування всіх співробітників про той чи інший захід, про запровадження нових стандартів, запуск бізнес-процесу та інші важливі віхи в житті компанії.

Логічно, що для міжнародних компаній внутрішні соціальні мережі стають ще важливішим інструментом, оскільки підрозділи перебувають у різних країнаха економія часу на поширення важливої інформації до всіх співробітників буде значною.

Використання корпоративних соціальних мереж у HR-брендінгу

Традиційно вважається, що формування бренду роботодавця – це один із напрямів діяльності відділів кадрів чи маркетингу. Однак, у корпорації всі підрозділи більшою чи меншою мірою беруть участь у роботі з формування бренду привабливого роботодавця, а координується вона фахівцями з формування HR-бренду роботодавця, які зазвичай відносяться до кадрової служби або відділу маркетингу. Питання створення та управління іміджем на ринку праці вирішується за допомогою технічних засобів комунікацій, один із яких внутрішньокорпоративні соціальні мережі.

Соціальні мережі, які об'єднують в Інтернеті людей із спільними інтересами, бажанням встановити нові дружні зв'язки чи зміцнити старі, вивчити мову чи вирішити проблеми кар'єрного росту, стали невід'ємною частиною нашого життя. Багато компаній вже можуть похвалитися тим, що їм вдалося використати ці технології на благо організації.

З одного боку, є автоматизованим соціальним середовищем, що дозволяє спілкуватися групі користувачів, об'єднаних спільним інтересом, а з іншого боку, чудово підтримує стратегію в галузі роботи з персоналом.

Завдяки можливості оперативного доступу до інформації менеджмент через корпоративну соціальну мережу може говорити працівникам:

зосередьтеся на нових технологіях та рішеннях з високим потенціалом;
забезпечуйте клієнтам інноваційні рішення;
станьте головною силою нашої компанії.

Орієнтація на успіх компанії та клієнтів.
Інновації, цінності та користь для всіх.
Довіра та відповідальність.

Корпоративна соціальна мережа повинна повторювати й індивідуальні цінності компанії, при цьому відкривати нові канали комунікації, створюючи унікальне комунікаційне середовище, яке заохочує співробітників до участі в дискусіях, обміну питаннями, просування ідей та оцінки подій у компанії. У результаті досягається наступний результат: підвищення поінформованості, продуктивності та відчуття причетності персоналу до місії організації.

Впровадження соціальних мереж та інших веб-інструментів у корпоративний бізнес-процес – очевидна для будь-якої компанії тенденція останніх років.

Корпоративні соціальні мережі дозволяють користувачам перейти від індивідуального спілкування до побудови групових відносин із цільовими аудиторіями. При цьому слід зазначити, що не лише працівники компанії, а й інші люди, які цікавляться справами корпорації, хочуть мати можливість спілкуватися з представниками компанії, які:

є експертами з питань, що їх цікавлять;
є фахівцями у необхідній їм професійній галузі;
уповноважені дати зворотний зв'язок тощо.

Зазначимо, що внутрішні корпоративні мережі дозволяють залучати та утримувати талановитих кандидатів, надаючи середовище для творчості. Сьогодні для підвищення залучення персоналу у внутрішні завдання компанії недостатньо робити електронну розсилку новин раз на тиждень. Традиційні односторонні інформаційні інструменти корпорації необхідно замінювати відеоматеріалами, вебінарами, блогами, мобільними додатками, форумами і т.д.

Особливо слід приділити увагу питанням безпеки під час розповсюдження інформації, проте слід враховувати, що побудова соціальної мережі неможлива без довіри корпорації кожному працівнику та особистої відповідальності співробітника завжди і в усьому.

Для великої компаніїважливі такі:

міжкультурне розуміння;
надання рівних можливостей у комунікаціях персоналу, наприклад, у корпоративній соціальній мережі кожному співробітнику надано право вести особистий блог, або це можна реалізувати через веб-портал компанії;
Дотримання балансу роботи та життя власна соціальна мережа дозволяє співробітникам компанії по-новому взаємодіяти один з одним і не лише ділитися професійною інформацією, а й обмінюватися особистим життєвим досвідом.

Наявність відповідної корпоративної культури та власної соціальної мережі позитивно впливають на імідж компанії на ринку праці. Якщо компанія хоче зробити свій бренд впізнаваним на ринку праці, недостатньо просто поінформувати цільову аудиторіюпро наявність HR-бренду. Для його створення і надалі для управління ним потрібен багатогранний та скоординований план комунікацій із безліччю потенційних користувачів, слухачів, глядачів тощо. План роботи повинен враховувати всі вимоги, що пред'являються до комунікацій, як із зовнішньою, так і з внутрішньою аудиторією.

Зовнішня аудиторія (можливі працівники). Тільки правильно обрані канали комунікації дозволять залучити професіоналів та фахівців, здатних досягати необхідних бізнес– результатів.

Внутрішня аудиторія (персонал, що працює у компанії). І тут канали комунікацій враховують як технічні можливості зв'язку, а й безліч додаткових завдань: потреби у розвитку кар'єри, орієнтацію нових співробітників, пошук роботи інших філіях, що у програмах розвитку персоналу, зокрема і з допомогою створення нових проектів.

Основні результати та переваги використання внутрішніх корпоративних соціальних мереж у компанії

Основні результати впровадження корпоративної соціальної мережі у компанії:

Ефективність комунікацій у корпорації забезпечує такі переваги:

Різноманітність методів взаємодії персоналу приваблює та зберігає кадровий потенціал та робить компанію привабливим роботодавцем.
Різноманітність інструментів комунікацій дає співробітникам як впевненість у тому, що вони будуть почуті, а й почуття приналежності до розвитку компанії, що, своєю чергою, позитивно впливає продуктивність їх праці.
Технології комунікацій – це певний зв'язок між робочими місцями у компанії, а й зв'язок з ринком праці. Персонал компанії має позитивно вирізнятися в очах клієнта компанії. Комусь може здатися, що роботодавці за своєю суттю виглядають однаково у поданні потенційних кандидатів, але компанія прагне донести до них, у чому її відмінність від своїх конкурентів.