Історію розвитку такої категорії, як аудит, багато авторів розглядають по-різному. Відповідна дефініція у перекладі з латинського трактується як «слухання» і використовується практично визначення перевірки. Так, під аудитом прийнято розуміти перевірку, що здійснюється незалежним експертом, спрямовану на певну діяльність чи явище. Ось тому розрізняють технічний, операційний, екологічний, також логістичний аудит, який розглядається в даній статті. Що мається на увазі під представленою категорією? Чим вона відрізняється від інших? Які види логістичного аудиту? На ці та інші не менш важливі питання можна знайти відповіді у процесі прочитання нашої статті.
Поняття та організація логістичного аудиту
Сьогодні поряд із поняттями фінансового, бухгалтерського, технічного та інших різновидів аудиту важливу позицію займає логістичний аудит. Насамперед його дія спрямована на скорочення витрат логістичного характеру та підвищення ефективності господарської діяльностіпідприємства загалом.
Під логістичним аудитом слід розуміти комплексну перевірку ефективності підсистем логістики. Роль логістичного аудиту під час виборів логістичної стратегії полягає у виявленні «проблемних ділянок». Так, у процесі процедури формується дерево зв'язків між ними, що мають причинно-наслідковий характер. Крім того, проводиться масштабний економічний розрахунок щодо продажу, застосування площ та управління запасами. Організація логістичного аудиту та етапи проведення відносяться безпосередньо до наступних видів перевірок:
- Аудит закупівель, тобто матеріально-технічного постачання.
- Аудит планування за схемою «продажу – виробництво – закупівлі».
- Аудит логістичних витрат на складування, комплектацію, зберігання та переміщення товарної продукції.
- Аудит розподілу товарної продукції відповідно до ланцюжка постачання.
Результати логістичного аудиту
Крім організаційного питання, теоретичні основисистеми логістичного аудиту включається і результат процедури у вигляді звіту, що містить такі відомості:
- Оцінка дійсного стану щодо логістичної системи підприємства.
- Перелік технічних, інформаційних, організаційних та технологічних рекомендацій щодо покращення всіх логістичних підсистем.
- Оцінка потреби певних змін.
- Попередня (потенційна) окупність інвестицій.
Результати, які оголошуються після проведення такої процедури, як аудит логістичних систем, зазвичай свідчать про доречність тих чи інших проектів, пов'язаних із наступними пунктами:
- Розробка стратегії щодо логістичної складової структури.
- Реінжиніринг (проектування) системи або підсистеми логістики. Яскравим прикладом останньої може бути проектування комплексу складського характеру.
- Формування системи, що з регламентацією логістичних бізнес-процесів.
Логістичний аудит та основний його принцип
Ключовим принципом логістичного аудиту є рух від загального до приватного. Іншими словами, процедура починається з перевірки цілей діяльності структури глобальної спрямованості та закінчується причинами втрачених можливостей, низької продуктивності, а також низької ефективності. Після опрацювання питань загального характерулогістичний аудит підприємства передбачає проведення детального дослідження логістичних функціональних областей у компанії.
Так, відповідно до наведеного вище принципу здійснюється вивчення поточних стратегій підприємства, здатних повною мірою вплинути на організацію щодо руху потоків матеріальної природи. Для цього у будь-якому випадку необхідний аналіз корпоративної місії, а також виробничої, маркетингової та закупівельної стратегії фірми. Аудит логістичних систем заключним кроком містить формування бази даних. Так, її можна застосувати з метою оцінки діяльності цих систем для підприємства.
Для реалізації процедури, що розглядається в статті, створюється команда, що включає представників логістичної служби та інших функціональних підрозділівкомпанії (бухгалтерія та фінанси, продажі та маркетинг, закупівлі та виробництво, інформаційна служба тощо). Важливо доповнити, що, наприклад, логістичний аудит транспортної системипідприємства проводиться у присутності сторонніх експертів. Крім того, для реалізації процедури нерідко залучають студентів спеціалізованих вищих навчальних закладів. Цей хід, безсумнівно, доцільний, адже фахівцям-початківцям, так чи інакше, потрібна практична база для досягнення поставлених у професійному плані цілей.
Етапи складання галузей логістичного аудиту
Сучасні вчені розрізняють кілька етапів логістичного аудиту, серед яких попередній, основний і відповідно заключний. Спочатку доцільним буде розглянути попередній етап логістичного аудиту.
Так, протягом перших двох-трьох днів фахівці вивчають функціональні галузі виробництва, постачання, реалізації та збуту товарної продукції. Потім протягом тижня логістичні експерти здійснюють опрацювання результатів досліджень, а також підготовку переліку. логістичних функцій, які так чи інакше підлягають ретельній перевірці. Логістичний аудит своїм заключним рядком на даному етапі містить формулювання питань для анкет та інтерв'ю, а також складання переліку показників, відповідно до яких проводитиметься оцінка логістичних функцій.
Основний етап логістичного аудиту
Спочатку необхідно відзначити, що основний етап настільки масштабної процедури класифікується на внутрішній і зовнішній аудит. У цьому розділі розглянуто аудит логістичних витрат з прикладу підприємства промисловості та її основний етап. Початковою точкою внутрішнього аудиту є інтерв'ю з керівником підприємства. Після цього логістичний аудит проводиться відповідно до таких напрямків:
- Перший напрямок має на увазі опитування співробітників функціональних підрозділів компанії з питань, які так чи інакше мають відношення до логістики (збут, склади, транспорт).
- Другий напрямок передбачає роботу з вибіркою документації підприємства.
- Третій напрямок говорить про збір відомостей відповідно до договорів постачання для здійснення статистичного аналізу продажів та закупівель товарної продукції.
У процесі внутрішнього логістичного аудиту застосовується система показників, які класифікуються на наступні групи:
- Перша група містить показники обслуговування зовнішніх та внутрішніх споживачів, а також оцінку якісних характеристик сервісу, куди необхідно віднести здатність принципово змінювати особливості замовлень відповідно до запитів клієнтів, час виконання замовлень, а також стабільність щодо цього часу.
- До другої групи включені показники, пов'язані безпосередньо з витратами грошових коштівна здійснення логістичних операцій та процедур. У процесі аналізу витрат проводять оцінку співвідношення «витрати – вигоди». Тут маються на увазі ті вигоди, які отримують клієнти від прийняття та подальшої реалізації певних рішень у компанії.
- Третя група налічує кілька показників застосування власного парку транспортних засобів(рухомого складу) або складських споруд, серед яких коефіцієнт застосування вантажопідйомності ТЗ, коефіцієнт застосування складського обсягу тощо.
Зовнішній аудит
Як з'ясувалося, основний етап процедури, що розглядається в статті, містить такі види логістичного аудиту, як внутрішній і зовнішній. У цьому розділі доцільним ознайомитися з останнім. Важливо відзначити, що має сенс ставити початкову точку зовнішнього аудиту лише тоді, коли процедура внутрішнього аудиту гарантовано пройдено. Так, на даній стадії здійснюється вивчення очікувань та вимог клієнтури для того, щоб визначити оптимальні показники діяльності підприємства; розгляд прийомів, що застосовуються конкурентами; оцінка рівня обслуговування споживачів матеріального потоку тощо.
Необхідно відзначити, що зовнішній логістичний аудит проводиться у вигляді розсилки спеціально підготовлених анкет або вибіркових співбесід безпосередньо з представниками компаній, що обслуговуються, а також покупцями з різних місцьу географічному плані або з різним обсягом закупівель. Важливо доповнити, що типові анкети в обов'язковому порядку адаптуються під кожну структуру, що перевіряється. Крім того, опитуються, як правило, не тільки керівники компанії або окремих її підрозділів, а й конкретні співробітники відповідно до їх сфери діяльності.
Таким чином, за результатами зовнішнього аудиту можна сформувати конкретні рекомендації для структури та вказати ті зміни, які необхідно здійснити в актуальній на момент перевірки логістичній системі.
Заключний етап
Після того, як основний етап логістичного аудиту проведено, необхідно здійснити підготовку наступних аналітичних звітів:
- Перший звіт, розроблений відповідно до аналізу номенклатури запасів, містить у собі відомості щодо асортименту сировини та товарної продукції, запасів за групами, категоріями або позиціями, оцінки оборотності позицій за номенклатурою.
- Другий звіт містить аналіз руху грошових потоків у компанії, а також за її межами. Наприклад, деталізована характеристика руху грошового потоку за складом загалом та обсяг грошових потоків відповідно до кожної логістичною операцієюокремо. Важливо відзначити, що у відрізках лінії, що є між складськими зонами, також важливо вказати величину грошового потоку. Отримані результати застосовуються для того, щоб визначити кількість вантажників та транспортних засобів внутрішньоскладського призначення.
- Третій звіт присвячується оснащенню підприємства ресурсами. Так, відповідні відомості включають класифікацію та характеристику вантажно-розвантажувальної техніки. Основною метою опису є що інше, як оцінка актуальної підприємства матеріально-технічної бази.
Узагальнення відомостей
Як з'ясувалося, логістичний аудит здійснюється з метою виявлення недоліків у логістичній системі структури. Після визначення « вузьких місць(дільниць із підвищеним ризиком), так чи інакше, логістичними експертами проводиться розробка рекомендацій для виправлення зазначених проблем. Безумовно, дані рекомендації надалі використовуються підвищення рівня обслуговування існуючих клієнтів, знаходження нових, і навіть для вдосконалення управління грошовими потоками.
Приклад логістичного аудиту
У цьому розділі доцільним буде розглянути процедуру логістичного аудиту на конкретному прикладі. Аудит складу - не що інше, як пошук методів покращення діяльності складу в межах експрес-дослідження складських процесів та ресурсів. Наведений захід може здійснюватись як разово, так і на постійній основі. Як зазначалося вище, логістичний аудит, головним чином, орієнтований на виявлення недоліків в організації складу, а також у його роботі. З іншого боку, у разі доречне створення тих чи інших пропозицій щодо усунення знайдених недоліків. Приватним завданням процедури, що розглядається в статті, часто є обґрунтування того, що склад необхідно автоматизувати.
Часто логістичний аудит вважають обов'язковим етапом, що передує використання WMS-системи. Так, результати досліджень та відповідні рекомендації логістичних експертів дозволяють відшукати найбільш оптимальні варіанти щодо зберігання товарної продукції, а також оптимізувати реалізацію складських операцій, кількість співробітників, завантаження і так далі. Іншими словами, логістичний аудит так чи інакше сприяє усвідомленню того, що необхідно зробити на складі для приведення його в абсолютний порядок перед автоматизацією.
Логістичний аудит на практиці
Логістичний аудит складу включає наступні операції:
- Аналіз щодо інфраструктури.
- Аналіз технічного процесу.
- Аналіз актуальних документів.
- Аналіз комп'ютерних та інформаційних систем.
- Розробка пропозицій та рекомендацій щодо покращення ситуації.
- Розрахунок щодо техніко-економічного обгрунтування застосування WMS-системы.
У процесі твору логістичного аудиту складського приміщення використовуються такі інструменти:
- Інтерв'ювання працівників підприємства.
- Спостереження за робочим процесом на складі.
- Аналіз актуальної документації, серед якої робочі інструкції, технологічні карти, планування і так далі.
Результатами логістичного аудиту на складі є такі пункти:
- Список актуальних підприємствам проблем.
- Рекомендації щодо вирішення існуючих проблем.
- Обґрунтування необхідності застосування автоматизованої системи.
7. Чи повинні ці операції здійснюватись на прийманні?
8. Чи слід маркування «з'їдати» площу приймання?
Запитань може бути й більше, це залежить від специфіки складу. Головне, щоб сам аудит був керованим, і його основі можна було б приймати управлінські рішення. А для цього робочі процеси (і конкретно приймання) мають бути описані; якщо немає опису, це означає, що вони стихійні і немає об'єкта аудиту.
Вимоги вимірності
Без вимірних показників проводити аудит безглуздо. Деякі параметри можна дізнатися за допомогою вимірювальних приладів, наприклад, час розвантаження. Виробничі нормувальники завжди працювали з такими показниками.
Частина фізичних параметрів, що обчислюються, наприклад площа, займана палетами при прийманні. Її не можна виміряти безпосередньо, але нескладно порахувати, помноживши площу палет на їх кількість. Деякі показники статистичні, їм необхідно узагальнювати великі масиви інформації, зокрема відсоток шлюбу. Нарешті, деякі показники можуть бути засновані на експертних оцінках, наприклад, за десятибальною шкалою. Таким чином, вимірним може бути практично все, як тільки "винайдено" методика вимірювання. Фізичні величини найбільше підходять для вимірювання продуктивності процесу та його обмежень, для управління якістю їх необхідно буде перетворити. Експертні оцінки, навпаки, більше відносяться до якості, ніж до продуктивності. На основі параметрів, що вимірюються, ми формуємо KPI (Key Performance Indicators), тобто ключові показникиефективності.
Підходи до формування KPI
До набору KPI повинні входити лише ті показники, які стосуються безпосередньо процесів приймання. Наприклад, немає сенсу включати туди оборот складу, оскільки він є зовнішнім чинником (з погляду вдосконалення існуючих процесів) стосовно складу. Обережно слід підходити до KPI, що використовується для мотивації співробітників. Це додатковий зворотний зв'язок у системі процесів підприємства, тому вона може впливати на самі процеси, і не завжди передбачувано. Аудит процесу повинен враховувати такий можливий вплив, але краще залишити ці показники поза полем розгляду, для більш оперативної роботи. Обсяг набору показників залежить від ресурсів, що виділяються на аудит, та технологічних можливостей. Наприклад, за наявності інформаційної системистатистику можна отримати з бази даних, а за відсутності – доведеться «лопатити» гору документів.
Ще варто заздалегідь продумати можливі заходи, які з аудиту. Вони визначаються можливостями на процес, наприклад бюджетом. Збирати та аналізувати інформацію необхідно лише для конкретних цілей, для подальших управлінських рішень. У моїй практиці був випадок, коли кадрова служба запропонувала збирати статистику відпрацьованих кожним співробітником годин. На запитання керівників відділів, чи платитимемо ми понаднормові, оптимізуватимемо штатний розкладабо робити ще щось, керівник служби персоналу відповів, що не знає – треба спочатку зібрати статистику. Не треба такої статистики! Інформація має викликати управлінські впливи та витягуватися лише з цією метою. Інакше це марна трата часу.
Приклади розробки KPI
Наведемо приклади KPI, які можна використовувати під час аудиту приймання. Середня величина вантажопотоку у короткостроковому періоді є константою. Добові та тижневі цикли приблизно однакові. Можна визначити в процесі аудиту величину потоку, що входить в тоннах, кубометрах, вантажних одиницях або штуках за період. Можна визначити середню величину партій поставок. Це ще не KPI, тим більше, що склад на це не впливає. А ось максимальний вхідний потік, пропускна здатність приймання визначається тим, як організовано процес. Але це ще не показник процесу, а обмеження системи. Його можна визначити у процесі аудиту. Досить зафіксувати факти переповнення складу та визначити потік приймання у ці періоди.
Першим KPI може бути резерв потужності операції приймання, який визначається як відношення різниці між максимальним вхідним потоком і поточним або середнім вхідним потоком до максимального потоку, що входить. Відповідно отримаємо середній та поточний резерв потужності. Ця формула має такий вигляд: R = (P max - P т(cp)) / P max , де R – резерв, P maх – максимальний потік, P т(ср) – поточний (або середній) потік. Якщо резерви мінімальні, то результатом аудиту мають бути заходи щодо збільшення максимальної пропускної спроможності. А якщо резерви достатні, то середній резерв потужності можна прийняти за стандарт, визначити допуски, в межах яких повинен знаходитися поточний потік, і доручити персоналу, який планує процеси приймання, що керує ними та певною мірою здійснюють їх, оперативне відстеження і таку дію на процес, яке б тримало його в допусках.
Нас може також цікавити час простою транспорту під розвантаження. З утилітарного погляду нас цікавить навіть не воно, а суми штрафів за простий. Тому другим KPI може бути ця сума, в рублях. Вона визначається кожному за класу рухомого складу індивідуально (у межі кожної одиниці, але спочатку треба вирішити хоча б для класу). Простий єврофур, звичайно, обходиться дорожче, ніж простий «Газелі». В результаті аудиту вимірюється даний KPI і плануються разові або постійні заходи зниження його до нуля.
Ще кілька KPI можуть бути пов'язані з транспортом. Наприклад, якість укладання товару. Це теж зовнішній стосовно складу процес, включати його в набір можна, якщо тільки заходи по роботі з постачальником до чогось приведуть, інакше сенс таких показників невеликий. Хоча з іншого погляду, це впливає на якість наших процесів, які ми можемо вдосконалювати. Недостатньо ділити доставку на палетовану та в навал. Палети можуть бути складені правильно і абияк. Палет може бути пакувальний лист, АSN, штрих-код, а може і не бути. Коробки в навал можуть бути покладені акуратно і послідовно по артикулам, а можуть бути хаотично звалені. Всі ці варіанти повинні бути розділені, визначена їхня частка в загальній сукупності, методика та норми обробки.
Кількісні KPI – показники продуктивності, безумовно, впливають якість, і кожному складі можна визначити їх розумний набір під час проведення аудиту. Перейдемо до якісних. Не секрет, що на багатьох складах доводиться розкривати упаковки та робити ще й внутрішньотарний контроль. Це, з одного боку, вимагає певних трудомістких витрат (ще один KPI), а з іншого – при пропуску невідповідності це повернеться до вас бумерангом вже від вашого клієнта. Тому необхідно ввести два показники: відсоток невідповідності, що отримується від постачальника, та відсоток невідповідності, виявлений споживачем. Звести їх до одного не вийде, нам цікаві обидва аспекти, і заходи щодо них будуть різні. Відсоток рекламацій також необхідно розділити за місцем виникнення шлюбу: чи зробив помилку ваш склад (і хто, приймання? або помилка зроблена пізніше?) або помилка вашого постачальника пропущена прийманням.
Корисно також простежити зв'язок рекламацій з піковими навантаженнями та взагалі з резервом потужності. Імовірно, кількість помилок буде більшою при великому завантаженні персоналу приймання, і, як це не парадоксально, у періоди, коли завантаження близьке до нуля. Якість вимагає тонусу і ритму, і навантаження та недозавантаженість однаково знижують його.
На прийманні можуть бути допоміжні операції, такі як контроль якості, маркування товару, стікерування, сортування по зонах зберігання, зважування. Обов'язково необхідно визначити їхню частку в процесі та якість при проведенні аудиту.
Застосування KPI та розробка заходів
Встановивши факти та отримавши цифри, необхідно переходити до розробки та реалізації заходів щодо вдосконалення процесу, адже аудит проводиться з метою формування на процеси системи. Більшість заходів малися на увазі вже на етапі планування аудиту і тепер мають знайти своє втілення в реальності. Заходи можна розділити на кілька категорій за місцем дії:
1. Зовнішні стосовно бізнесу. Бізнес – це відкрита система, тому необхідно впливати на світ (у нашому випадку це постачальники та перевізники).
2. Зовнішні стосовно складу. У бізнесі все взаємозалежне, склад обслуговує товарні потоки бізнесу, і робота складу залежить з інших процесів підприємства.
3. Зовнішні стосовно приймання. Наприклад, суміжна операція – розміщення товару у зонах зберігання. Якщо потужність цієї операції менша, ніж у приймання, може виникати затоварювання зони приймання.
4. Внутрішні, що стосуються операцій приймання.
За тимчасовим інтервалом усі ці заходи можна поділити на одноразові, циклічні та постійні, а за рівнем управління – на оперативні та стратегічні. Заходи (за всіма категоріями) збільшення пропускної спроможності можуть виглядати так.
Одноразові:
1. Зовнішні до бізнесу:
а) перехід на доставку всіх товарів на європалетах, що скорочує процес розвантаження/завантаження автомобіля у 1,5 – 2 рази;
б) створення вимог до постачальника щодо укладання товару.
2. Зовнішні склад:
а) перерозподіл завдань із конфліктним постачанням між відділом закупівлі та складом.
3. Зовнішні до приймання:
а) збільшення зони приймання з допомогою зони відвантаження.
4. Внутрішні:
а) поділ операцій розвантаження, маркування, приймання та оформлення документів;
б) організація роботи на кілька змін, з урахуванням пікових навантажень;
в) організація буфер-накопичувача для маркування товару.
Циклічні:
1. Зовнішні до бізнесу:
а) атестації постачальників.
2. Зовнішні склад:
а) регулярні наради у масштабах підприємства з питань якості за участю керівників приймання.
3. Зовнішні до приймання:
а) регулярний моніторинг начальником складу претензій з помилок складу.
4. Внутрішні:
а) перерозподіл персоналу з бригад з метою передачі досвіду;
б) програми навчання та перепідготовки;
в) контрольні виміри часу операцій;
г) аналіз займаної товаром площі приймання, її оптимізація.
Постійні:
Внутрішні:
а) вимірювання KPI, які після проведення аудиту визнані незадовільними;
б) контроль вантажників на алкогольну інтоксикацію;
в) безумовне слідування посадовим інструкціям;
г) наставництво. ■
Жоден склад не обходиться без тих чи інших фахівців, завдяки яким, власне, і функціонує. Насамперед до цих працівників належать завідувач складом, комірники та вантажники. Які ж обов'язки покладаються кожного з них? У цій книзі ми розглянемо функції та посадові обов'язки завідувача складу, оскільки саме цей співробітник має безпосереднє відношення до організації складського обліку. А також як правильно організувати роботу складу.
* * *
Наведений ознайомлювальний фрагмент книги Керуючи складом. На замітку керівнику складу (Андрій Бат)наданий нашим книжковим партнером-компанією ЛітРес.
Аудит на власні очі
Від того, як організована робота на складі залежить своєчасність виконання замовлень, безперебійна робота в цехах і репутація всієї компанії. Яким би він не був, яка б продукція тут не зберігалася, функція його залишається незмінною: склад – це буфер, призначений для гармонізації потужностей ділянок, виробництва та продажу, суміщений із зоною переробки товарно-матеріальних цінностей, де товар змінює форму, комплектність, стан і т.д.
Видимими базовими елементами складської системи, що постійно перебувають у взаємодії, є:
персонал;
обладнання;
товарно-матеріальні цінності.
Не слід забувати, що є й інші елементи, що у роботі системи:
процеси;
документообіг та система обліку;
організація робіт.
Розберемося з кожним із них по черзі.
Коли, увійшовши на склад, ми спостерігаємо жваву роботу – одні працівники завантажують вантажі, інші завантажують, треті переміщують їх по складу, четверті оформляють документацію, хтось керує, хтось виконує – у нас мимоволі створюється ілюзія, що все йде як слід , кипить робота, і кожен у справі. Але метушня – не показник ефективності. Швидше навпаки – вона є свідченням того, що цей складський «організм» хворий і потребує термінового лікування.
У нормально організованій і керованій складській системі за визначенням не може бути концентрації персоналу та здійснюваних процесів в одному місці та в один час. На якісно організованих складах панує тиша і спокій, робота виконується розмірено, тут не товпляться співробітники – лише самотні працівники, не поспішаючи та не відволікаючись, роблять свою справу.
Давайте спробуємо уважно розглянути, що ж насправді ховається за «активним» життям складу, описаного вище, і визначимо можливі причини авралів і метушні, що виникають, які часто сприймаються нами як природний стан справ:
Наявність матеріальних хрестів, що перетинаються матеріальних потоків, вказує на неправильне планування простору та нераціональний розподіл робіт, що підвищує можливість помилок та ризик того, що вантажі будуть відправлені не за призначенням.
Наявність технологічних хрестів, що перетинаються маршрутів руху техніки та людей, веде до гальмування робіт та підвищує ризик завдання пошкоджень (як техніці, так і співробітникам).
Відсутність правильного планування роботи складу (виконання роботи за фактом виникнення необхідності) призводить до того, що заплановані операції перетинаються в часі та просторі, створюючи навантаження на ті самі елементи складської системи.
Неефективність змінної організації праці виникає, коли навантаження складу оцінюється за усередненими показниками (за тиждень, день) і змінна організація праці не враховує реальні піки навантаження за процесами і операціям.
Неефективна організація робіт – коли лінійний керівник не знає, що, хто і коли повинен робити, працівники приймають ці рішення самостійно, що за відсутності організації та «командного центру», зрештою виявляється згубним для будь-якої системи.
Такі найпростіші, але водночас найглобальніші проблеми складу, які одразу впадають у вічі при уважному спостереженні за тим, як здійснюються роботи.
Зупинимося на деяких елементах робочої атмосфери складу та розглянемо їх докладніше.
Товарно-матеріальні цінності
Найпростішим кроком при проведенні «аудиту на власні очі» є спостереження за станом, зверненням, зберіганням та переміщенням товарно-матеріальних цінностей.
Щодо ТМЦ можна виділити групу простих ознак існування проблем складської системи:
ТМЦ перебувають у складі поза системою логістичних юнітів (коробка, піддон, контейнер та інших.);
ТМЦ зберігаються прямо на підлозі поза прив'язкою до будь-якої зони (ідентифікованої згідно з системою обліку);
упаковка продажу або юніт зберігання (переміщення) ТМЦ пошкоджено;
ТМЦ знаходяться на складі без будь-якої упаковки;
ТМЦ знаходяться на складі без системи ідентифікації (ідентифікація проводиться на вигляд або утруднена);
ТМЦ знаходяться в упаковці, в логістичному юніті, але у формі, що унеможливлює їх обробку без додаткових витрат і операцій.
Наявність подібних проблем на складі дозволяє зробити невтішні висновки:
складі не реалізована система зберігання;
правила роботи з ТМЦ не розроблено або не доведено до відома працівників;
працівники складу не дотримуються правил роботи з ТМЦ;
на складі не впроваджено систему обліку або її реалізацію неможлива;
низький рівень виконавської дисципліни та організації робіт на складі;
рівень залишків у системі обліку ніколи не відповідає фактичному;
постійно потрібні додаткові витрати на відбраковування, перепакування, закупівлю пакувальних матеріалів тощо.
часті випадки, коли на момент подання запиту ТМЦ не готові до відвантаження, що призводить до збільшення часу виконання замовлення або його зриву. Оскільки якщо, наприклад, з 10000 коробів 50 пошкоджені, втрачені або упаковані, замовлення не можна вважати виконаним повною мірою. Результатом у будь-якому випадку стануть додаткові витрати та зрив замовлення.
проблема нестачі людей, техніки та місця виникатиме регулярно, оскільки частина ресурсів постійно спрямовується на додаткові операції.
Найстрашнішим для підприємства у подібній ситуації є навіть не втрата прибутку від зірваного замовлення та не марно витрачений час. Набагато гірше, якщо працівники складу (вантажники, комірники, завідувач складу, логісти), щодня стикаючись із цими збоями та їх наслідками, не помічають їх, вважаючи все, що відбувається, НОРМАЛЬНИМ. У такому разі проблема не в якійсь деталі, що валяється на підлозі; проблема куди глибша і її вирішення вимагатиме зміни всієї системи і, можливо, заміни багатьох співробітників.
Складські системи зберігання
Наступним елементом, на який слід звернути увагу при проведенні «аудиту на власні очі», є складські системи зберігання та комплектації, простіше кажучи, – різні стелажні конструкції та те, як вони використовуються, як у них зберігаються та обробляються ТМЦ.
Є група простих критеріїв, які дозволяють зафіксувати проблеми із використанням стелажних конструкцій:
1. Кожна стелажна система призначена для зберігання відповідно до певних принципів.
неефективно зберігати та обробляти одиниці продукції або комплектуючі на палетних стелажах;
неефективно розміщувати в тунель в'їзних стелажів різний асортимент;
не ефективно зберігати одиниці товару або комплектуючі у блочно-підлоговій системі без проходів для тристоронньої обробки.
2. Кожна стелажна система призначена для обробки спеціальною технікою (гідравлічним або комплектувальним візком, штабелером, навантажувачем тощо).
неефективно проводити ручний відбір вантажів зі стелажних систем, призначених для обробки технікою;
неефективно допускати роботу персоналу на висоті з вантажами, що зберігаються на стелажних конструкціях;
неефективно використовувати один тип техніки для роботи з усіма видами стелажних систем.
3. Кожна стелажна система - це дорога конструкція, не менш цінна, ніж обладнання або товар, що зберігається на ній. Вона також потребує дбайливого ставлення, тому неприпустимі:
розбиті стійки та погнуті балки;
зірвані та відсутні таблички та інструкції.
Найбільш поширеними проблемами, пов'язаними зі складськими системами зберігання є:
неправильне проектування та розстановка стелажних систем (без урахування маршрутів транспортування, товарно-матеріальних потоків, методів навантаження-розвантаження та ін.);
неефективне використання стелажних систем, що призводить до непотрібних витрат;
постійні додаткові витрати на обслуговування, що виникають через неправильне поводження зі складськими системами зберігання;
постійна заміна елементів стелажних конструкцій, пошкоджених через неправильне поводження;
великий час комплектації замовлення;
велика кількість персоналу, необхідного для виконання роботи;
нестача місця для розміщення асортименту;
нестача техніки для обслуговування системи;
брак місць комплектації для відбору продукції;
неможливість нормального функціонування системи обліку.
Найбільшим розчаруванням нерідко стає відсутність вигод від вкладення коштів у модернізацію складів (будівництво нового приміщення, закупівлю дорогої техніки та стелажних систем). Причиною цього найчастіше стає те, що персонал складу, для полегшення роботи якого були здійснені ці інвестиції, працюючи звичним чином, зводить нанівець всі зусилля, руйнуючи стелажні системи або не використовуючи їх переваги повною мірою.
Складська техніка
Проводячи «аудит на власні очі», не можна залишити без уваги складську техніку, до якої відносяться всі типи механізмів, призначені для переміщення ТМЦ на складі.
Щодо техніки проведення аудиту спрощується, оскільки всі проблемні сторони, як правило, є досить очевидними, хоча й часто ігноруються навіть тими співробітниками, які регулярно з ними стикаються:
техніка знаходиться у неналежному вигляді (забрудненість та сліди пошкоджень);
техніка має написи, малюнки, пристосування, що не передбачені за її паспортом;
не вся техніка з наявної задіяна у процесах;
біля складу чи комплексу є «кинуті» одиниці техніки;
у процесі роботи у техніки закінчується заряд чи пальне;
існує постійна проблема нестачі техніки, виникають регулярні вимоги закупити кілька додаткових одиниць;
при наявності сервісних служб, що здійснюють ремонт за договором, існує і власна механічна та ремонтна ділянки, де постійно щось ремонтується.
Наявність перелічених вище «симптомів» вказує на існування наступних проблем:
відсутній окремий графік роботи техніки, погоджений із графіком навантажень;
реальні потреби у техніці не ідентифіковані, відсутня взаємозв'язок між обсягом та частотою робіт та кількістю одиниць техніки;
персонал несе особистої відповідальності за використовувану техніку;
техніка міститься та обслуговується без дотримання правил робіт із техпаспорту.
Хоч як дивно, але на практиці важко зустріти хоча б один склад, якому, на думку керівника, не потрібно ще кілька одиниць складської техніки. І водночас на кожному складі можна знайти можливості скорочення її кількості чи збільшення її продуктивності з допомогою раціонального використання та обслуговування.
Пакувальні та витратні матеріали
Серед усіх складів, чи це виробничі чи торгові, навряд чи знайдеться 20%, де точно прописані правила та процедури поводження з пакувальними та витратними матеріалами, визначені зони для їх зберігання та виділені необхідні ресурси. Проблеми, що виникають із ними, схожі на проблеми з ТМЦ, хоч і мають деяку специфіку.
Подивившись «по-новому» на свої витратні та пакувальні матеріали, Ви можете виявити, що:
вони не мають фіксованого місця зберігання, перебуваючи безладно по всій території складу або підприємства;
відсутні точні дані про кількість використовуваних видів та їх номенклатуру;
вони не присутні в системі обліку залишків або їхня врахована кількість ніколи не відповідає реальному;
незважаючи на постійну закупівлю, їх регулярно не вистачає, що спричиняє затримки у процесах;
не існує чинного регламенту щодо поводження з ними, а також відповідального за їх використання та витрату;
регулярно виникають скарги з боку постачальників та клієнтів на використання не тих матеріалів.
Подібні на перший погляд незначні проблеми можуть мати дуже серйозні наслідки для бізнесу:
без точного обліку частка пакувальних та видаткових матеріалів у собівартості одиниці продукції ніколи не буде визначена;
витрати на пакувальні та витратні матеріали постійно розподілятимуться на загальні та накладні витрати;
ви створите штучні норми витрати, які не дотримуватимуться;
через відсутність постійної зони для пакувальних та видаткових матеріалів місця їх проміжного зберігання будуть повсюди;
захаращеність матеріалами постійно ускладнюватиме прохід, вони будуть перекладатися з місця на місце при необхідності.
Ви також повинні розуміти, що призначенням комірника та вантажника, відповідальних за пакувальні та витратні матеріали, проблему не вирішити. На відміну від інших проблем складської системи, ця повністю криється без складського обліку, настільки ж відмінного від бухгалтерського, наскільки бухгалтерський облік відрізняється від фінансового. Тільки за його ефективному функціонуванні можна розпочати раціональне використання пакувальних і витратних матеріалів.
Складський персонал
Комірниками та вантажниками не стають – ними народжуються. Цей жарт має під собою серйозні підстави, оскільки складський персонал є унікальним за своїми характеристиками. Ніде не відбувається так багато революцій та страйків, ніде не висувається стільки ультиматумів і ніде немає настільки незацікавлених без якісного результату людей. Секрет у тому, що вони не почуваються цінними співробітниками, які створюють додану вартість, але звикли до того, що їх завжди у всьому вважають винними.
Проблеми цієї ланки легко виявляються під час спостереження за роботою:
вони ходять групами та працюють по 2-3 на одній операції, процесі;
на одного або двох працюючих завжди є один спостерігач;
якщо попросити бригадира або комірника назвати всіх людей, які працюють на складі, та вказати, хто на якому процесі працює в даний момент, Ви не почуєте чіткої відповіді;
щоразу на зміну виходить різна кількість людей;
не дотримується техніки безпеки;
вони неакуратно поводяться з ТМЦ;
вони ходять у не встановленому правилами взуття та одязі;
вони говорять по мобільним телефонамі приймають їжу в недозволеному місці;
постійно використовується ненормативна лексика;
на території дозволено курити, співробітники відвідують місце для куріння групами по 3-10 осіб.
Подібний стан справ дає підстави для таких висновків:
складі панує хаос;
керування складом непрофесійно;
Відсутнє виконавська дисципліна;
керує робочими процесами група «старожилів», досвідчених співробітників, які впевнені, що знають, як виконувати свою роботу, та не визнають регламенту та правил;
У такій ситуації Ви є повністю залежним від працівників складу щодо виконання замовлень та заявок, і жодна система оплати праці не підвищить якість робіт.
Насправді варто зазирнути в «курилку», почути радіо, що гучно грає, заглушає все навколо, побачити метушливий персонал, що зображує бурхливу діяльність, – і цього буде достатньо, щоб визнати, що зі складським персоналом існують проблеми. Різниця лише у глибині поразки цією «хворобою».
Складські процеси
Уміння прописувати процеси істотно полегшує життя керівника, дозволяючи організовувати роботу найефективнішим чином, постійно бачити послідовність виконуваних операцій, розуміти, хто і яку частину роботи відповідає. Але багато хто, прийнявши цей метод за універсальний рецепт ефективності і почавши його застосування на складі, стикаються з цілковитим неприйняттям, викликаним тим, що на відміну від виробничого складського персоналу, не сприймаючи свою роботу як цінність для клієнта і всього підприємства, байдуже ставиться до понять технологій, їх послідовності та культурі виробництва. Тому будьте готові до того, що за один раз прописати та реалізувати необхідні складські процеси не вдасться.
Отже, як же здійснювати «аудит на власні очі» щодо складських процесів? Найпривабливіше в такому "аудиті" це те, що не існує "особливих" та "унікальних" складських господарств, і про це варто постійно пам'ятати. Не обманюйтесь заявами комірників, завідувачів складами і навіть керівників комплексів, про те, що запропоновані методи вдосконалення організації робіт на складі не працюватимуть «бо…» – далі йдуть будь-які пояснення, чим цей склад відрізняється від аналогів. Але будь-який склад призначений до виконання одних і тих самих базових завдань: приймання, розміщення, зберігання, комплектації, інвентаризації, відвантаження вантажів та виконання групи процесів та операцій, пов'язаних з обробкою товару (формування комплектів, упаковка, підготовка тощо).
Тому для визначення того, наскільки технологічні та правильні процеси, що здійснюються на складі, Ви можете зробити таке:
Запитати всі види складських документів, що регламентують складські процеси (положення, порядки, інструкції, алгоритми, розпорядження, накази тощо), та перевірити знання керівників та працівників, включаючи те, наскільки ці документи є актуальними.
Перевірити будь-якого працівника на розуміння виконання процесу (попросити роз'яснити, що, чому і навіщо він робить, до якого результату це має привести і що трапиться, якщо процес не буде виконано вчасно).
Спробувати порушити будь-яку операцію чи процес і поспостерігати, яких результатів це призведе, відстеживши швидкість реакції та прийняття рішень (і визначити, чи взагалі будуть помічені зміни).
Провести атестацію керівників та працівників за допомогою кейсів, запропонувавши умовні ситуації, які можуть виникнути у процесі роботи на складі, та попросивши описати свої дії. Приклад завдання: на склад прийшла машина з пошкодженим товаром, менеджер із закупівель недоступний, до кінця робочого дня 1 годину, а водій поспішає поїхати. Придумавши до 20 таких питань, Ви досить об'єктивно зможете оцінити готовність свого персоналу до різних ситуацій.
Кінець ознайомлювального фрагмента.
Бухгалтерський облік матеріально- виробничих запасів(далі - МПЗ) організації, що є юридичними особамиза законодавством Російської Федерації(за винятком бюджетних та кредитних організацій), повинні здійснювати відповідно до Положення з бухгалтерського обліку «Облік матеріально-виробничих запасів» ПБУ 5/01, затвердженого Наказом Мінфіну Російської Федерації від 9 червня 2001 року №44н (далі — ПБУ 5/01) .
Як матеріально-виробничі запаси до бухгалтерського обліку відповідно до пункту 2 ПБО 5/01 приймаються:
· сировина, матеріали, та інші активи, що використовуються при виробництві продукції; призначеної на продаж (виконання робіт, надання послуг);
· Активи, призначені для продажу ( готова продукціята товари);
· Активи, які використовуються для управлінських потреб організації.
Сировина є предмети праці, раніше вже піддані впливу праці та призначені для подальшої переробки. Розрізняють первинну та вторинне сировину. До первинної сировини відносяться видобута руда, бавовна-сирець, природний газі так далі, вторинна сировина є непридатними. готові вироби— металобрухт, макулатура та інші.
Матеріали є активи, які змінюють форму, склад, стан під час виготовлення продукції, беруть участь у збиранні чи виробництві товарів продаж. Вартість матеріалів входить у собівартість продукції. Відповідно до пункту 42 Методичних вказівок з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів, затверджених Наказом Мінфіну Російської Федерації від 28 грудня 2001 № 119н «Про затвердження методичних вказівокз бухгалтерського обліку матеріально – виробничих запасів», матеріали – це вид запасів. До матеріалів відносяться сировина, основні та допоміжні матеріали, покупні напівфабрикати та комплектуючі вироби, паливо, тара, запасні частини, будівельні та інші матеріали.
Напівфабрикати власного виробництва - це продукти, виготовлення яких закінчено в одному або кількох цехах, але підлягають подальшій обробці в інших цехах або інших організаціях.
Зверніть увагу!
ПБО 5/01 на підставі пункту 4 цього документа не застосовуєтьсящодо наступних активів:
– використовуваних під час виробництва продукції, виконанні робіт чи наданні послуг або для управлінських потреб організації протягом періоду, що перевищує 12 місяців або звичайний операційний цикл, якщо він перевищує 12 місяців. Якщо актив призначений для використання протягом тривалого часу, тобто терміну тривалістю понад 12 місяців або звичайного операційного циклу, що перевищує 12 місяців, для його обліку можна застосовувати Положення з бухгалтерського обліку «Облік основних засобів» ПБУ 6/01, затверджене Наказом Мінфіну Російської Федерації від 30 березня 2001 року №26н (далі - ПБО 6/01). Але назване положення можна застосовувати лише у тому випадку, якщо одночасно виконуються й інші умови для прийняття активу до обліку як об'єкт основних засобів, встановлених пунктом 4 ПБО 6/01.
«3) умисного заподіяння шкоди».
Довести те, що працівник завдав збитків навмисне досить складно. У Постанові Пленуму Верховного Суду Російської Федерації від 1 березня 1983 року №1 «Про деякі питання застосування судами законодавства, що регулює матеріальну відповідальність працівників за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації» сказано таке:
« 1. У процесі підготовки справи про матеріальну відповідальність працівників до судового розгляду слід запропонувати позивачам та іншим особам, які беруть участь у справі, подати докази, що підтверджують вину працівника, наявність прямої дійсної шкоди, протиправність дії (бездіяльності) працівника, причинний зв'язок між його дією (бездіяльністю) ) та шкодою для того, щоб з урахуванням цих даних, а також обставин, від яких залежить правильне визначеннявиду та меж матеріальної відповідальності, вирішити спір по суті».
«4) заподіяння шкоди у стані алкогольного, наркотичного чи іншого токсичного сп'яніння».
Для того, щоб застосувати цю підставу для притягнення працівника до матеріальної відповідальності, потрібне документальне підтвердження того, що працівник перебував у стані алкогольного, наркотичного чи іншого токсичного сп'яніння — медичний висновок, акт про відсторонення від роботи тощо.
«5) заподіяння шкоди внаслідок злочинних дій працівника, встановлених вироком суду».
Для притягнення працівника до матеріальної відповідальності з цієї підстави потрібна наявність вироку суду.
«6) заподіяння шкоди внаслідок адміністративної провини, якщо така встановлена відповідним державним органом;
7) розголошення відомостей, що становлять таємницю, що охороняється законом (службову, комерційну або іншу), у випадках, передбачених федеральними законами».
Відповідно до статті 139 ДК РФ інформація становить службову чи комерційну таємницю у разі, коли вона має дійсну чи потенційну комерційну цінність через невідомість її третім особам, до неї немає вільного доступу на законній підставі, і власник інформації вживає заходів до охорони її конфіденційності. Особи, які незаконними методами отримали інформацію, що становить службову або комерційну таємницю, а також працівники, які розголосили службову або комерційну таємницю всупереч трудовому договору, у тому числі контракту, та контрагенти, що зробили це всупереч цивільно-правовому договору, зобов'язані відшкодувати заподіяні збитки.
Комерційна таємниця згідно зі статтею 3 Федерального закону від 29 липня 2004 року №98-ФЗ «Про комерційну таємницю» це конфіденційність інформації, що дозволяє її власнику за існуючих або можливих обставин збільшити доходи, уникнути невиправданих витрат, зберегти становище на ринку товарів, робіт, послуг або отримати іншу комерційну вигоду. Комерційну таємницю може становити науково-технічна, технологічна, виробнича, фінансово-економічна або інша інформація (у тому числі складова секрети виробництва (ноу-хау)), яка має дійсну чи потенційну комерційну цінність через невідомість її третім особам, до якої немає вільного доступу на законній підставі та щодо якої власником такої інформації запроваджено режим комерційної таємниці.
Перелік відомостей, які можуть становити комерційну таємницю, наведено у статті 5 Федерального закону від 29 липня 2004 року №98-ФЗ «Про комерційну таємницю». До прийняття названого закону Перелік відомостей, які можуть становити комерційну таємницю, було затверджено Постановою Уряду Російської Федерації від 5 грудня 1991 №35.
Перелік відомостей конфіденційного характеру затверджено Указом Президента Російської Федерації від 6 березня 1997 року №188.
«8) заподіяння шкоди не під час виконання працівником трудових обов'язків.
Матеріальна відповідальність у повному розмірі заподіяної роботодавцю шкоди може бути встановлена трудовим договором, укладеним із заступниками керівника, головним бухгалтером».
Зверніть увагу!
Керівник організації несе повну матеріальну за пряму дійсну шкоду, заподіяну організації, незалежно від того, чи містить трудовий договір з ним таке становище чи ні. Відповідно до статті 277 ТК РФ:
«У випадках, передбачених федеральними законами, керівник організації відшкодовує організації збитки, заподіяні його винними діями. При цьому розрахунок збитків здійснюється відповідно до норм, передбачених цивільним законодавством».
Відповідно до пункту 2 статті 44 Федерального закону від 8 лютого 1998 року №14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»:
«Члени ради директорів (спостережної ради) товариства, одноособовий виконавчий орган товариства, члени колегіального виконавчого органу товариства, а також керуючий несуть відповідальність перед суспільством за збитки, заподіяні суспільству їх винними діями (бездіяльністю), якщо інші підстави та розмір відповідальності не встановлені федеральними законами . При цьому не несуть відповідальності члени ради директорів (наглядової ради) товариства, члени колегіального виконавчого органу товариства, які голосували проти рішення, що спричинило заподіяння суспільству збитків, або не брали участі у голосуванні».
Відповідно до пункту 2 статті 71 Федерального закону від 26 грудня 1995 року №208-ФЗ «Про акціонерні товариства»:
«Члени ради директорів (наглядової ради) товариства, одноособовий виконавчий орган товариства (директор, генеральний директор), тимчасовий одноосібний виконавчий орган, члени колегіального виконавчого органу товариства (правління, дирекції), а також керуюча організаціяабо керуючий, несуть відповідальність перед суспільством за збитки, заподіяні суспільству їх винними діями (бездіяльністю), якщо інші підстави відповідальності не встановлені федеральними законами.
Члени ради директорів (наглядової ради) товариства, одноособовий виконавчий орган товариства (директор, генеральний директор), тимчасовий одноособовий виконавчий орган, члени колегіального виконавчого органу товариства (правління, дирекції), так само як і керуюча організація або керуючий, несуть відповідальність перед товариством або акціонерами за збитки, заподіяні їх винними діями (бездіяльністю), що порушують порядок придбання акцій відкритого товариства, передбачений главою XI.1 цього Закону.
При цьому у раді директорів (наглядовій раді) товариства, колегіальному виконавчому органі товариства (правлінні, дирекції) не несуть відповідальності члени, які голосували проти рішення, яке спричинило заподіяння суспільству або акціонеру збитків, або не брали участі у голосуванні».
Колективна (бригадна) матеріальна відповідальність.
Статтею 245 ТК РФ передбачено введення колективної матеріальної відповідальності у тих випадках, коли працівники виконують спільно роботи, пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпусткою), перевезенням, застосуванням або іншим використанням переданих ним цінностей, і неможливо розмежувати відповідальність кожного працівника за заподіяння шкоди та укласти з ним договір про відшкодування збитків у повному розмірі.
Письмовий договір про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність за заподіяння шкоди укладається між роботодавцем та всіма членами колективу (бригади).
За договором колективної (бригадної) матеріальної відповідальності цінності довіряються заздалегідь встановленої групі осіб, яку покладається повна матеріальна відповідальність над їх недостачу. Для звільнення від матеріальної відповідальності член колективу (бригади) має довести відсутність власної провини.
При добровільному відшкодуванні збитків ступінь провини кожного члена колективу (бригади) визначається за угодою між усіма членами колективу (бригади) та роботодавцем. При стягненні збитків у судовому порядку ступінь провини кожного члена колективу (бригади) визначається судом.
Постановою №85 року затверджено Перелік робіт, під час виконання яких може запроваджуватися колективна матеріальна відповідальність. До Переліку включено, зокрема, такі роботи:
По прийому на зберігання, обробці (виготовленню), зберігання, обліку, відпустці (видачі) матеріальних цінностей на складах, базах, у коморах, пунктах, відділеннях, на дільницях, в інших організаціях та підрозділах; з екіпірування пасажирських суден, вагонів та літаків; з обслуговування житлового сектора готелів (кемпінгів, мотелів та інше);
По прийому від населення предметів культурно-побутового призначення та інших матеріальних цінностей на зберігання, ремонт та виконання інших операцій, пов'язаних з виготовленням, відновленням або поліпшенням якості цих предметів (цінностей), їх зберігання та виконання інших операцій з ними; щодо видачі напрокат населенню предметів культурно-побутового призначення та інших матеріальних цінностей;
По прийому та обробці для доставки (супроводу) вантажу, багажу, поштових відправленьта інших матеріальних та грошових цінностей, їх доставці (супроводу), видачі (здавання);
По виготовленню (збиранню, монтажу, регулюванню) та ремонту машин та апаратури, приладів, систем та інших виробів, що випускаються для продажу населенню, а також деталей та запасних частин.
Типову форму договору про колективну матеріальну відповідальність затверджено Постановою №85.
Зверніть увагу!
У типовій формі немає положень про те, яким чином сума збитків, що підлягає відшкодуванню, повинна розподілятися між членами бригади.
Відповідно до положень статті 246 ТК РФ розмір шкоди, заподіяної роботодавцю при втраті та псуванні майна, визначається за фактичними втратами, що обчислюються виходячи з ринкових цін, що діють у цій місцевості на день заподіяння шкоди, але не нижче вартості майна за даними бухгалтерського обліку з урахуванням ступеня зношування цього майна.
Як розраховується розмір завданих збитків?
Якщо працівник або бригада порушать укладений договір про повну матеріальну відповідальність, то їм доведеться відшкодовувати завдані збитки. Як зазначалося вище, розмір цієї шкоди розраховується виходячи з ринкових цін, що діють у цій місцевості на день заподіяння шкоди. Але він не може бути нижчим від залишкової вартості втраченого або зіпсованого майна за даними бухгалтерського обліку. При визначенні збитків не враховуються фактичні втрати в межах норм природних втрат.
за окремим видаммайна збитки від розкрадання, псування, недостачі чи втрати розраховується за спеціальними правилами. Наприклад, існує особливий порядок визначення розміру збитків щодо іноземної валюти. Збиток від її розкрадання чи недостачі обчислюється на основі офіційного курсу валюти на день заподіяння шкоди.
Інша справа з іншими цінностями, наприклад, з дорогоцінним камінням або дорогоцінними металами. Для дорогоцінного каміння і дорогоцінних металів такий виняток встановлено Федеральним законом від 4 березня 1998 року № 41-ФЗ «Про дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння». Відповідно до цього нормативному документупри здійсненні дозволених законодавством угод оплата дорогоцінних металів провадиться з урахуванням цін світового ринку. А оплата дорогоцінного каміння — за цінами, визначеними експертним шляхом на базі прейскурантів цін, аналогічних чинним на світовому ринку, з урахуванням кон'юнктурних коливань цін на день продажу. Аналогічно має визначатися і розмір шкоди, заподіяної роботодавцю нестачею дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння. Розмір збитків необхідно обчислювати на день його заподіяння.
Зверніть увагу!
При утриманні з працівника сум, належних у відшкодування матеріальних збитків, слід враховувати обмеження, накладені ТК РФ та інші федеральними законами.
Відповідно до статті 138 ТК РФ загальний розмір всіх утримань при кожній виплаті заробітної плати не може перевищувати 20 відсотків, а у випадках, передбачених федеральними законами, - 50 відсотків зарплати, належної працівникові.
При утриманні із заробітної плати за декількома виконавчими документами за працівником, у всякому разі, має бути збережено 50 відсотків заробітної плати.
Обмеження, встановлені статтею 138 ТК РФ не поширюються на утримання із заробітної плати при відбуванні виправних робіт, стягнення аліментів на неповнолітніх дітей, відшкодування шкоди, заподіяної здоров'ю іншої особи, відшкодування шкоди особам, які зазнали збитків у зв'язку зі смертю злочином. Розмір утримань із заробітної плати у цих випадках не може перевищувати 70 відсотків.
Не допускаються утримання з виплат, які відповідно до федеральним законом не звертається стягнення.
Статтею 66 Федерального закону від 21 липня 1997 року №119-ФЗ «Про виконавче провадження» встановлено, що дані правила застосовуються також при зверненні стягнення на належні боржнику стипендії, пенсії, винагороди за використання автором свого авторського права, права на відкриття, винахід, які видані авторські свідоцтва, а також за раціоналізаторська пропозиціята промисловий зразок, на які видано свідоцтва.
Статтею 69 Федерального закону від 21 липня 1997 року №119-ФЗ «Про виконавче провадження» встановлено види доходів, куди може бути звернено стягнення:
«Стягнення може бути звернено на грошові суми, выплачиваемые:
1) на відшкодування шкоди, заподіяної здоров'ю, а також на відшкодування шкоди особам, які зазнали збитків внаслідок смерті годувальника;
2) особам, які отримали каліцтва (поранення, травми, контузії) при виконанні ними службових обов'язків та членам їх сімей у разі загибелі (смерті) зазначених осіб;
3) у зв'язку з народженням дитини; багатодітним матерям; самотнім батькові чи матері; на утримання неповнолітніх дітей у період розшуку їхніх батьків; пенсіонерам та інвалідам І групи з догляду за ними; потерпілим на додаткове харчування, санаторно-курортне лікування, протезування та витрати на догляд за ними у разі заподіяння шкоди здоров'ю; за аліментними зобов'язаннями;
4) за роботу з шкідливими умовамипраці або в екстремальних ситуаціях, а також громадянам, які зазнали впливу радіації внаслідок катастроф або аварій на АЕС, та в інших випадках, встановлених законодавством Російської Федерації;
5) організацією у зв'язку з народженням дитини, зі смертю рідних, з реєстрацією шлюбу,
а також на вихідна допомога, що виплачується при звільненні працівника».
Розмір утримань із заробітної плати та інших видів доходів працівника обчислюється із суми, що залишилася після утримання податків.
приклад 2.
За рішенням адміністрації організації з працівника підлягає утриманню сума заподіяної шкоди у розмірі 1200 рублів
Сума нарахованої заробітної плати становить 4000 рублів.
Сума утриманого податку на доходи фізичних осіб(далі - ПДФО):
(4 000 - 400) х 13% = 468 рублів (400 рублів - сума стандартного відрахування).
Сума утримань на відшкодування збитків:
(4000 - 468) х 20% = 706 рублів.
Сума до видачі працівнику:
4000 - 468 - 706 = 2826 рублів.
Залишок суми до стягнення:
1200 - 706 = 494 рубля.
Наступного місяця сума нарахованої зарплати становить 3800 рублів.
Сума утриманого ПДФО:
(3800 - 400) х 13% = 442 рубля.
Максимальна сума, яка може бути утримана:
(3800 - 442 х 20% = 672 рубля.
Оскільки залишок суми, що підлягає утриманню (494 рубля), менше цієї суми, вона утримується повністю.
Сума до видачі працівнику:
3800 - 442 - 494 = 2864 рубля.
Закінчення прикладу.
Зверніть увагу!
Стягнення може бути виконано тільки в тому випадку, якщо працівник не заперечує цього стягнення. Наведемо витяг із статті 248 ТК РФ:
«Стягнення з винного працівника суми заподіяної шкоди, що не перевищує середнього місячного заробітку, провадиться за розпорядженням роботодавця. Розпорядження може бути зроблено пізніше одного місяця з дня остаточного встановлення роботодавцем розміру заподіяної працівником шкоди.
Якщо місячний строк закінчився або працівник не згоден добровільно відшкодувати заподіяні роботодавцю збитки, а сума заподіяної шкоди, що підлягає стягненню з працівника, перевищує його середній місячний заробіток, то стягнення може здійснюватися лише судом».
Розмір середньомісячного заробітку для порівняння із сумою заподіяної шкоди, розраховується у порядку, встановленому статтею 139 ТК РФ.
Для розрахунку середньої заробітної плати враховуються всі передбачені системою оплати праці види виплат, що застосовуються у відповідного роботодавця незалежно від цих виплат. За будь-якого режиму роботи розрахунок середньої заробітної плати працівника проводиться виходячи з фактично нарахованої йому заробітної плати та фактично відпрацьованого ним часу за 12 календарних місяців, що передують періоду, протягом якого за працівником зберігається середня заробітня плата. У цьому календарним місяцем вважається період із першого по 30-е(31-е) число відповідного місяця включно (у лютому — 28-е (29-е) число включно).
Постановою Уряду Російської Федерації від 11 квітня 2003 року №213 затверджено Положення «Про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати».
У бухгалтерському обліку операції з відшкодування збитків відображаються такими записами:
Зверніть увагу!
Чи потрібно відновлювати суми «вхідного» податку на додану вартість (далі — ПДВ) при списанні МПЗ через псування чи недостачу?
Зазначимо, що раніше (до 1 січня 2006 року), незважаючи на відсутність у главі 21 «Податок на додану вартість» Податкового кодексу Російської Федерації (далі — НК РФ) такої вимоги, податкові органи займали однозначну позицію: ПДВ підлягає відновленню та сплаті до бюджету . Як доказ податківці використали підпункт 1 пункту 2 статті 171 НК РФ, а саме: до вирахування можуть бути пред'явлені суми ПДВ, сплачені при придбанні майна, що використовується для здійснення операцій, що є об'єктом оподаткування ПДВ. Списання недостатнього чи зіпсованого майна такою операцією не є, тому ПДВ підлягає відновленню. Наприклад, таку думку було висловлено у Листі Мінфіну Російської Федерації від 20 вересня 2004 року №03-04-11/155 «Про відновлення податку на додану вартість при виявленні нестачі товарно-матеріальних цінностей».
Після внесення змін до глави 21 НК РФ Федеральним законом від 22 липня 2005 року №119-ФЗ «Про внесення змін до глави 21 частини другої Податкового КодексуРосійської Федерації і про визнання такими, що втратили чинність окремих положень актів законодавства Російської Федерації про податки і збори », податкове законодавство з ПДВ так само не містить вимоги про відновлення сум «вхідного» податку з недостатнього або зіпсованого майна. Усі випадки, коли ПДВ підлягає відновленню, тепер перераховані у пункті 3 статті 170 НК РФ, і цей випадок також там не значиться. Оскільки пункт 3 статті 170 НК РФ містить заритий перелік операцій, коли платник податків зобов'язаний відновити суму, то з цього випливає, що ПДВ відновленню не підлягає.
Щоправда, не виключений варіант, що працівники податкового відомства можуть спробувати змусити платника податків ПДВ відновити суми податку на підставі, зазначеній у підпункті 2 пункту 3 статті 170 НК РФ, однак слід зазначити, що в цьому підпункті йдеться про використання майна, що навряд чи застосовно до операцій зі списання зіпсованого чи недостатнього майна.
Зазначимо, що і до 1 січня 2006 року судова практиказ цього питання складалася на користь платників податків, є вже й приклади цього року, коли суди не погоджуються з думкою податкових органів щодо відновлення сум податку за браком матеріальних цінностей. Як приклад можна навести Постанову ФАС Північно-Західного округувід 1 березня 2006 року у справі №26-4963/2005-29 або Ухвала ФАС Північно-Західного округу від 21 квітня 2006 року у справі №А56-8735/2005.
У бухгалтерському обліку операції, пов'язані з відшкодуванням збитків, відображаються таким чином:
|
Кореспонденція рахунків |
||
|
Дебет |
Кредит |
|
| залишкова вартість | ||
Закінчення прикладу.
Слід враховувати, що звільнення чи переміщення матеріально-відповідальних осіб провадиться лише за погодженням з головним бухгалтером організації. Звільненню матеріально-відповідальних осіб з посад повинна передувати суцільна інвентаризація тих матеріальних цінностей, що числяться за ними. Передача матеріальних цінностей іншій матеріально-відповідальній особі здійснюється за актом, який підписується головним бухгалтером та затверджується керівником організації.
В організаціях має бути визначено перелік посадових осіб, які мають право підписувати первинні документина отримання та відпустку зі складів матеріально-виробничих запасів, а також видавати дозволи на вивезення запасів із місць зберігання. Цей перелік має бути узгоджений з головним бухгалтером та затверджений керівником організації, у ньому мають бути зазначені посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи, а також види операцій, за якими ця особа має право прийняття рішень.
Отже, з вищесказаного можна зробити такий висновок: контроль руху та збереження матеріальних цінностей в організації здійснюється шляхом складання та затвердження:
· схеми документообігу. У рамках схеми документообігу затверджуються форми документів з обліку матеріальних цінностей (у тому числі, розроблені в організації), вказуються посадові особи (стверджуються зразки їх підписів), які відповідають за рух матеріальних цінностей на кожному етапі та за проходження супутніх руху документів, а також терміни передачі документів у бухгалтерію організації. У рамках схеми затверджується також обраний організацією метод обліку цінностей на складах (кількісний чи кількісно-сумовий).
· Реєстру місць зберігання. Вище ми зазначили, що кожному складу надається постійний номер, який згодом вказується на всіх документах, що стосуються операцій цього складу.
· Єдиної для всіх підрозділів системи класифікації та присвоєння номенклатурного номера одиниці обліку матеріальних цінностей.
· Робочого плану рахунків (з необхідною кількістю субрахунків та аналітичних ознак) з обліку матеріальних цінностей, що дозволяє відокремлено враховувати рух цінностей у розрізі місць зберігання, постачальників, видів, сортів, розмірів та інших аналітичних ознак. Необхідна кількість аналітичних ознак визначається шляхом узгодження із зацікавленими користувачами інформації (фахівцями з формування регістрів податкового обліку, аналізу ефективності діяльності, постачання, розвитку, маркетингу, складського обліку тощо).
· Порядку та строків проведення інвентаризації МПЗ.
Докладніше з питаннями, що стосуються організації складського обліку, кваліфікаційними характеристикамиі посадовими обов'язкамипрацівників складу, а також з вимогами пожежної безпеки до складських приміщень, Ви можете ознайомитись у книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Організація складського обліку».
Докладніше з питаннями, що стосуються організації складського облікусировини, матеріалів, напівфабрикатів, спецодягу та спецоснащення, види договорів про матеріальну відповідальність, порядок їх укладання та відповідальність працівників за такими договорами, Ви можете ознайомитись у книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Матеріально-виробничі запаси».
Основною метою аудиту складу (аудит від лат. audit- Слухає) є отримання об'єктивних даних про стан системи логістики компанії, можливість провести аналіз ефективності роботи складу.
В зарубіжній практицііснують такі види аудиту:
- Фінансовий аудит-перевірка чи дотримуються принципи та вимоги бухгалтерського обліку.
- Операційний аудит - перевірка алгоритмів бізнес-процесів.
- Спеціальний аудит – експертний висновок певної сфери діяльності, яку можна надавати іншій стороні. Наприклад, технічне завданняна автоматизацію складу, логістичний аналіз, Оптимізація роботи складу, проект складу.
Чи «винний» склад?
Склад – індикатор здоров'я бізнесу, адже саме на складі зосереджена вся проблематика, пов'язана з незадовільною діяльністю відділів закупівель та продажів. Відділ закупівель може замовити таку кількість товару, яка значно перевищує ємність складу. Відповідно, перекривається доступ до інших товарів, знижується швидкість усіх складських операцій. Здавалося, помилився відділ закупівель, але склад виявляє проблему, як лакмусовий папір.
Аудит складу, яких результатів очікувати:
- Підвищення ефективності управління товарними запасами.
- Більш ефективне використання бюджету утримання складу.
- Підвищення рівня по ефективному використаннюскладської площі, складської техніки.
- Поліпшення показників ефективності роботи.
- Підвищення ефективності алгоритму бізнес-процесу до виконання складських операцій.
… а значить підвищення показників «здоров'я» вашого складу!
Практичний приклад організації діяльності складського господарства, що потребує оптимізації роботи складу та аудиту складського господарства
Як було у клієнта до проекту
Склад компанії-дистриб'ютора близько 3000 квадратних метра, 10 метрів висота до нижнього краю балки, стелажі в 4 яруси, доки, є зони відвантаження/приймання/готових замовлень/зберігання/шлюбу.
Опис проблематики
О 9:00 перед доками спостерігається скупчення автомобілів для завантаження та великовантажні фури парафії. Автомобілі вантажаться вручну. Фури приходу чекають, коли закінчиться навантаження витрати. Під час відвантаження витрати інші операції складу не виконуються. У зоні зберігання і комплектації (включаючи проходи) багато безладно розкиданих, пилючих товарів. Переміщення товару можливе не вище 3-х ярусів через техніку. Відповідно, 4й ярус порожній на 90%, 3й ярус заповнений на 50%, 2й ярус переповнений. Маркування товару проводиться або без вказівки дати поставки, номера партії та коду товару, або зовсім не маркується.
В інвентаризації товари 3-4 ярусів участі не беруть.
Немає принципу розміщення товарів під час приймання (FIFO, наприклад).
1/3 товарів всього обсягу дійсно обертаються, 2/3 – займають місце складу як «мертвий вантаж». Шлюб розташовується разом з рештою товарів, списання відбувається 1 раз на тиждень. Персонал складу працює по 3 місяці, від інвентаризації до інвентаризації. У головному офісі працюють високооплачувані фахівці з управління товарними запасами, які ніколи не були на складі та не розуміють алгоритм складських процесів. Бонуси від дистриб'ютора за неузгоджені щодо приходи партій товарів, які перевищують норми приходів.
В результаті уповільнено або зовсім зупинено складські процеси. Склад переповнений «замороженими» товарами, що погано обертаються. Товари розміщені у проходах. Витрати складу перевищують прибутки від бонусів.
